KIF480:AK Planung Meta - Wie soll es in Zukunft weiter gehen

Aus KIF

Generelle Pläne & Wünsche[Bearbeiten]

  • Es soll auf jeden Fall weiterhin eine digitale Version geben der AK-Wall geben
  • Vielleicht wird es auch mal einen Podcast geben, in dem das AK Scheduling erklärt wird


Eintragung[Bearbeiten]

  • Es wäre schön beim Eintragen eines AKs zu sehen, wann andere AKs sind
    • Im Anfangsplenum können noch AKs eingetragen. Erst dannach ist das Scheduling. Daher gibt es zu dem Zeitpunkt der Eintragung noch keine Infos dazu
    • Die Leute sollten möglichst viel Auswahl liefern, wann ihre AKs sein sollen (wenn jede Person einzeln versucht, den idealen Zeitpunkt für den eigenen AK zu finden, wird es vermutlich schwierig eine gute Gesamtlösung zu finden)
    • Es müssen viele AKs gleichzeitig gelegt werden
  • Den AK Scheduling und das richtige Ausfüllen könnte man mal ins Erstkiffelheft aufnehmen
    • Wenn das zu detailliert ist, liest es keiner
    • Es ist schwierig das zu erklären. Viele Leute stellen die gleichen Fragen, die eigentlich schon beantwortet wurden
      • Ein AK um das Scheduling zu erklären, wurde nicht besucht
    • Vielleicht wäre ein Sensibilisierungsfragebogen sinnvoll


Interessensbekundung[Bearbeiten]

  • Während des Plenums die AKs mitzuschreiben, ist machbar. Dieses Jahr gab es natürlich einige Neuheiten
    • Die Orga der nächsten KIF sollte sich Gedanken machen, wie man digitale Interessensbekundungen implementiert
    • Mit dem aktuellen System können wir nur über die Anzahl der Interessenten Aussagen machen, nicht über Mengen an Leuten, die gleiche Interessen haben
      • aktuell gibt es da aber schlimmere Baustellen
    • Der CCC hat ein System dafür. Da läuft die Votingphase aber deutlich länger. Hier werden während des Plenums noch AKs eingereicht
  • Es wäre schön gewesen in der Übersicht schon AKs liken zu können


Scheduling[Bearbeiten]

  • Wie gut ist das Scheduling parallelisierbar?
    • In Magdeburg hat es mit 25 Leuten relativ gut funktioniert
    • Wenn wir die Zettel drucken können, brauchen wir nicht ganz so viele Leute
    • Für die Parallelisierung, ist das Konzept wichtig
    • Es ist immer einfacher, wenn Leute schon Erfahrung haben
    • Mit den 25 Leuten gab es noch viele Fleißaufgaben (z.B. Zettel schneiden und beschreiben)
    • Diese KIF gab es die klare Trennung zwischen Inhalts- und Spaß-AKs. Die kann man dann natürlich getrennt schedulen
      • auf einer realen KIF mit begrenzten Räumen wird das schwieriger
      • große AKs müssen da in großem Räumen sein
      • hier gab es die Anweisung, dass die Räume im nächsten Slot freibleiben sollten, damit überzogen werden kann
      • einige Vorgaben waren sehr kurzfristig
  • Es gibt einige fixe AKs (z.B. gesponsorte Vorträge). Die werden zuerst behandelt
  • Ist eine Automatisierung möglich?
    • Das Schwierige ist, dass die Constraints eingehalten werden. Das ist nicht immer möglich
    • Es gab verschiedene Versuche einer Automatisierung, die aber alle gescheitert sind
    • Die Vor- und Nachbereitung kann anstrengend sein
    • Menschen haben einiges an Hintergrundwissen und das Rumschieben zu vereinfachen
    • Das Hin- und Herschieben ist auch nicht der größte Teil des AK Scheduling
  • Das AK-Planungstool soll als nächstes automatisches Constraint-Checking bekommen
    • Das aktuelle AK-System ist Open Source und darf gerne weiterentwickelt werden, prinzipiell kann man natürlich auch andere Automatisierungen einbauen, es empfiehlt sich aber, zunächst mit den Hauptentwickler*innen zu sprechen, um doppelte Arbeit zu vermeiden


Während der KIF[Bearbeiten]

  • Änderungen müssen aktuell mit dem AK Scheduling abgesprochen werden. Der schläft aber meistens am Donnerstag morgen
    • Es können Leute vom Infodesk noch Sachen ändern. Den gibt es aber auf dieser KIF nicht
    • Das Wichtige ist das automatische Constraint-Checking, damit Leute nicht versehentlich Constraints verletzen
      • Es gibt Ausnahmefälle, z.B. wenn zwei AKs zusammengelegt werden
      • Das System sollte sich nicht weigen harte Constraints zu verletzen, aber eine klare Warnung ausgeben
    • Es soll vermieden werden, dass Leute AKs umschedulen, ohne sich zumindest mit dem Infodesk oder dem AK Scheduling abzusprechen


AK-Planungstool[Bearbeiten]

  • Es war schön als AK-Ersteller mögliche Zeiten im System eintragen zu können
    • Das wäre auch als weiches Constraint schön
      • Das könnte Leute verwirren
    • Aktuell werden weiche Constraints weitestgehend ignoriert
    • Einige Leute tragen Sachen im Freitextfeld ein, die aber im Kalender nicht zu finden sind
      • Es wird beim Scheduling beides beachtet
      • Der Kalender wurde erst fertiggestellt, als die meisten AKs schon eingetragen waren. Bei der nächsten KIF wird das Problem vermutlich nicht so schlimm sein
    • Zeitplaner vorausgefüllt?
    • Hilfetext ergänzen: “Bitte gib alle Zeiten an, zu denen du den AK anbieten könntest. Wünsche bitte ins Notizfeld.”
      • Kommentare wie “bitte Donnerstags” können nicht immer beachtet werden, werden aber immer gelesen
    • Es ist schwierig auch schon nur die harten Constraints zu erfüllen
      • Die Komplexität dieser Aufgabe ist über die letzten KIFs stark gewachsen
    • Es gab dieses Jahr sehr wenige Änderungswünsche
    • Die Constraints wurden noch per Hand geprüft. Das sollte sich ändern
  • Das Feature sich die Bearbeitungs-History anzuschauen, wurde schon benutzt
  • Es war irritierend, dass an einer anderen Stelle die virtuellen Räume eingetragen werden müssen, als normale
    • Das django-admin-Interface existiert von alleine, alles andere ist Arbeit zu schreiben
    • Es gab in Darmstadt mal eine große Software, die sich um alles an der KIF gekümmert hat. Das wurde nie wieder eingesetzt, weil jede Orga ihre eigene Struktur haben möchte
      • Daher sollte unsere Software modular gestaltet werden
      • Jede Orga kann ein eigenes System bauen
  • Automatische Pad-Links wären schon, haben aber gerade niedrige Priorität
  • Wenn man möchte, dass Daten nach der KIF gelöscht werden sollen, kann man immer die Admins fragen
    • Das BMBF möchte die AKs und Protokolle haben, die wir ihnen schicken
  • nicht öffentliche Infos über AKs sollten per Mail an Nana und Benjamin geschickt werden
    • Denkbar wäre ein Textfeld bei der Eintragung der AKs
      • Dann kann man die Daten danach nicht mehr einsehen
      • Infos wie “Ihr könnt mich hier und hier für Rückfragen erreichen” könnten durch ein Textfeld niederschwelliger gegeben werden
    • Man könnte einen mailto-link hinschreiben

Personalisierung[Bearbeiten]

  • Einige AKs konnten nicht in der AK-Wall gefunden werden. Es wäre schön nach AKs einer Person suchen zu können
    • Dadurch hat auf dieser KIF eine Person einen ihrer AKs verschlafen
    • Das Tool soll immer auch ohne Account nutzbar sein. Daher wurde bisher auf User Management verzichtet
    • Es wird aktuell nach Lösungsansätzen für mehr Customization gesucht, ohne ein Benutzersystem einzuführen, z.B. über ein Token statt einem Login
      • Denkbar wäre auch eine Mailadresse zu hinterlegen. Da gibt es aber das Problem, dass personalisierte Informationen geleakt werden können.
      • Die Daten liegen auf einer Infrastruktur, die nicht unter der Kontrolle des AK Scheduling stehen
      • Und wenn sich dann Menschen auf eine Mail verlassen, die aufgrund technnischer Probleme nicht kommt, ist das auch ungut
      • Auch wenn man ein Token verwendet, können Rückschlüsse auf einzelne Personen gezogen werden
      • Die Daten könnten auch alle im Token gespeichert werden
        • Damit die Liste aktualisiert werden kann, wäre es sinnvoll, dass die Daten auf dem Server liegen
        • Dann kann man das von mehreren Geräten aufrufen und auch von mehreren Menschen in einer Fachschaft genutzt werden
        • Die Daten sollten dann nach der KIF gelöscht werden, damit man nicht über die Zeit Muster erkennen kann
        • Ein QR-Code wäre auch denkbar
        • Das Token sollte in der URL gespeichert werden, da viele Menschen Cookies deaktiviert haben
      • Man muss an der KIF auch ohne mobiles Internet teilnehmen können
        • Es sollten möglichst niedrige Hürden geschaffen werden, aber Sachen wie AK-Personalisierung sollten immer ein Extra und kein Muss sein
        • Keiner darf ausgeschlossen werden oder schwere Nachteile haben
    • Vielleicht könnte man sich hinter das fachschaften.org-Backend hängen
      • Da können sich alle Leute mit einer Uni-Mail registrieren
      • Man sollte keinen Nachteil haben, wenn man keinen Account erstellt
      • Es soll kein sozialer Druck entstehen, seine Daten preiszugeben
      • Da wäre Accountverwaltung immer noch sehr viel Aufwand


Besonderheiten/Feedback & Co (zu) dieser KIF[Bearbeiten]

  • Das zettelbasierte Scheduling erschwerte das kollaborative Planen
  • Der entstandene Plan auf dieser KIF war zufriedenstellend
    • Pausen & Mittagspause sind hilfreich
    • Die Links zu den Räumen zu finden ist aktuell noch sehr umständlich
    • Die Einteilung in Produktiv-AKs morgens und Spaß-AKs Abend war gut
      • Das legt alles die Orga fest und sollte dieser auch mitgeteilt werden
    • Dass am Sonntag noch Spaß-AKs angeboten werden, entzerrt es etwas
    • Dieses Jahr gab es sehr wenige AKs, die nur eine Stunde angegeben haben. Dadurch musste man längere AKs in die 1-Stunden-Slots legen
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