KIF465:How to Teamwork in/after Großveranstaltungen

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AK How to Teamwork in/after Großveranstaltungen[Bearbeiten]

Planung[Bearbeiten]

Was ist wichtig[Bearbeiten]

  • seid ausgeschlafen und steht nicht zu früh auf --> Konflikvermeidend
  • nehmt nicht alles so persönlich (Stresssituationen sind bäh)
  • Stärken und Schwächen der einzelnen Mitglieder erkennen und nutzen
    • frühzeitig Gedanken drum machen
    • Interessen respektieren
    • Eigeninitiative bei euren eigenen Taltenten
  • Kommunikation ist wichtig!!! - Redet miteinander
  • Macht nur das was euch Spaß mach (bzw nichts, dass ihr nicht wollt)
  • kennt eure Kapazitäten
  • lernt aus Fehlern
  • Hauptorga organisiert Menschen und tritt denen in den Arsch, mehr nicht
    • Fähigkeit zur Delegation wichtig!
  • Lobt und bedankt euch bei euren Helfern (und Orgas)!!!!
  • beschäftigt euch mit den Helfern und gebt ihnen Aufmerksamkeiten (Gespräche oder vllt auch einfach nur ein Gespräch, damit sie nicht die ganze Zeit allein sind, z.B. Nachtwache)
    • Jeder freut sich über Essen und Trinken!
  • man darf Helfer ablehnen (Begründen)
  • Anzahl für Hauptorga abwägen, weniger sind manchmal besser, denn viel hilft nicht immer viel
  • bildet kleinere AKs
    • sollten regelmäßig berichten/austauschen:
      • was wurde gemacht
      • was wird noch benötigt
      • in persönlichen Treffen
  • Deadlines setzen und einhalten --> sonst ist die Veranstaltung gefährdet
    • harte Deadlines: Dinge, die stehen müssen, damit etwas stattfinden kann
    • weiche Deadlines: hier können Alternativen gesucht werden
    • Zeit der Deadlines: eine Woche - ein Monat vorher!
  • baut euch Zeitpuffer ein --> wichtig um noch was zu retten, wenn einiges schief geht
  • seid kreativ in der Gestaltung der Veranstaltung, egal wie absurd die Idee ist, teilt sie mit den anderen
  • regelmäßige Treffen der AK-Leiter
  • kleinere Veranstaltungen: Schnittstellen bilden (keine Hauptorgs)
  • Entscheidungen textlich festhalten
    • jedes Treffen protokollieren (kein Gesprächsprotokoll – das liest keiner freiwillig)
  • flache Hierarchien (<4 Layer [Hauptorga - optional Vermittlungsschicht - AKs])
  • zentrale Informationsverwaltung - bspw. wichtige E-Mails müssen geteilt werden
    • evtl. gemeinsame E-Mailadresse nutzen, die alle bekommen oder Mailverantwortliche Person ernennen, die verantwortet, dass geantwortet wird (sie muss nicht selbst antworten)
    • Ticketsystem bspw Zammad oder redmine
    • Gesprächsprotokolle für Telefonate führen, um es mit der ganzen Orga zu teilen
  • keine wichtigen Absprachen ausschließlich über Telefon – was nicht schriftlich (impliziert Unterschrift oder Unterschriftartiges) existiert, existiert nicht

beide[Bearbeiten]

  • akute Probleme sofort ansprechen, um Alternativen zu finden oder noch was zu retten
  • wichtige Kommunikation von Mensch zu Mensch; Instantmessengergruppenfluten sind Zeichen von Problemen (?)

How to Mitglieder[Bearbeiten]

  • keiner will Verantwortung --> findet nicht statt
  • früh Bescheid sagen
  • "zwingt" Semi-Aktive aktiver zu werden (kleine Veranstaltung z.B.)
  • stellt Informationen bereit (Menschen, Wiki(!), Listen,...)
  • Professionalität: Trennt "Berufliches" und Privates!
  • Großveranstaltungen:
    • kennt eure Helfer, gebt ihnen Aufgaben, die ihnen liegen
    • kotzt euch bei einer(!) Person aus, die das abkann und weiß, dass es Stressbewältigung ist
    • Keine Demokratie --> Anweisungen immer von der Orga und die sind Gesetz!!!
  • bei starken Differenzen:
    • Pufferpersonen/Kommunikationshelfer einbinden
    • schlimmstenfalls Konsequenzen ziehen (Wenn Orga mit dieser Person nicht möglich, klar kommunizieren; Amt niederlegen)
    • während der Veranstaltung evtl. eine Mediation in betracht ziehen, um die Probleme zu klären

Durchführung[Bearbeiten]

  • wenn es geplant wurde, nicht noch kurz vorher umplanen
  • kümmert euch umeinenader

How to Orga[Bearbeiten]

  • Wertschätzung für Helfer
    • Essen/Trinken WICHTIG
    • ev. speziell Beauftragten für Wohlergehen einplanen
    • Erholungsbedürftige Personen zur Ruhe nötigen
  • Bei Problemen
    • nach Möglichket persönliches Treffen ausschließlich der Zuständigen
  • (Schlaf-)Pausen einplanen (inklusive Abschottung)
    • in den Pausen räumliche Trennung --> WICHTIG!!!
  • Doppelbesetzung für wichtige Positionen
  • Springer einplanen - man kann damit bei akutem Pausenbedarf zeitweise zurücktreten und arbeiten lassen
  • wichtige Genehmigungen physikalisch bereithalten
    • Wächter/Security oder Hausmeister bekommen nicht immer alle Informationen
  • als Hauptorga muss man destruktive Kritik und Widerstände aushalten können
    • bspw Personalentscheidungen der Art – du machst das gerade nicht, wie ich es dir nicht zutraue – können Unverständnis verursachen
  • wenn ihr ohne ausreichend Erfahrung arbeitet, sucht euch erfahrene FSler als Ansprechpartner
    • Alt-FSler helfen gern und geben gern Tipps und Infos weiter
  • eine möglicherweise sachlich unproduktive, aber gut vernetze Person ist wertvoll als Helferbeschaffer
  • gegebenenfalls nach dem ersten sinnvoll abtrennbaren Veranstaltungsteil schon mal reflektieren #### Situationen der Planung
  • zu wenig Helfer
    • andere Fachschaften oder Gruppen fragen

beide[Bearbeiten]

How to Mitglieder[Bearbeiten]

  • haltet euch an Pläne – wenn ihr gute Ideen habt, die nicht dem Plan entsprechen, die ihr nicht absprechen könnt, handelt dennoch nach Plan

How to Retrospektive[Bearbeiten]

Aufräumen[Bearbeiten]

Nachbesprechung[Bearbeiten]

  • Dankgeschenk/-veranstaltung an Helfer (z.B. Grillen)
    • kann merkliche Arbeit verursachen --> im Voraus einplanen
  • spätestens 2 Monate nach der Veranstaltung
  • Reflexionsmethoden anwenden
    • Kotzeimer
      • Jeder einmal Eimer auf den Schoß,sagen was blöd war
      • macht einmal die Runde
      • unkommentiert lassen
    • Schiffsreflektion/Zugreflektion:
      • Aufzeichnen; Visualisierungen nutzen
      • jeder schätzt sich als Teil des Boots/Zugs ein (anhand seiner Aufgaben)
      • redet über den Teil, den ihr darstellt auf dem Boot/Zug --> gebt Feedback, sowohl positiv als auch negativ
      • seid kreativ
      • 1 1/2 bis 2 Stunden Zeit für diese Methode
      • für max. 25 Personen
    • Blitzlicht
      • man steht im Kreis, jeder sagt was
      • bis zu 300 Personen
      • keine Kommentare
    • 5 Fingerreflektion
      • belibige Gruppengröße
    • Cocktailreflexion
      • verschiedene Zutaten auf Tischmitte
        • bspw Zitronensaft ~= es ist mir sauer aufgestoßen
      • auch mit nichtalkoholischen Zutaten möglich
      • max 20 Pers
    • Bier-/Weinreflexion
      • zu jedem Punkt:
        • ,darauf stoße ich an' für positives
        • ,das schlucke ich herunter' für negatives
    • der warme Rücken
      • auf einem Zettel auf dem Rücken aufschreiben, was einem aufgefallen ist --> sowohl positiv als auch negativ
      • bspw zum Aufräumen
      • jeder soll etwas Text erhalten
      • max. 30 - 40 Personen
    • Raumverteilungantwort
      • Orga stellt Fragen, Antworten werden über definierte Positionen im Raum gegeben
      • Beispielsfrage ,Wie war das Essen?'
      • max 10 Fragen
      • gegebenenfalls Diskussion der Ergebnisse (Antworten freiwillig)
    • nehmt euch Zeit zu reflektieren, jeder soll und muss zu Wort kommen
    • seid offen; Methoden mögen anfangs "dämlich" aussehen, helfen aber wirklich
    • Regeln für die Reflektion: s.u.
  • darauf achten das es nicht persönlich wird, wenn dann eingreifen
  • auf ausgewogene Kritik achten --> auch positives deutlich machen
  • auch das Positive wertschätzen, nicht nur auf die negativen Dinge ein Augenmerk legen
  • Kritik sachlich vorbringen
  • bei längeren Veranstaltungen auch zwischen durch Treffen und sich aussprechen, damit nicht am Ende zu viel auf einmal kommt
    • ,Sandwichstrategie' --> gute Anmerkung, Kritik, gute Anmerkung
    • subjektiv formulieren
    • Friedemann Schulz von Thuns 4 Ohren-Modell der Kommunikation (https://wortwuchs.net/vier-ohren-modell/)
    • egal wie es umgesetzt wird, EHRLICH sein
      • Unvollständigkeit oder Unerhrlichkeit kann unangenehme Langzeitfolgen verursachen
      • sachlich sein
    • gemeinsam Regeln aufstellen, absegnen lassen und verteidigen
      • nicht ins Wort fallen
      • nicht kommentieren
  • bei Kritik in Stresszeit nicht kommentieren, sondern auf entspanntere Zeit vertagen
  • nicht vor Publikum/Teilnehmern

Teambildung[Bearbeiten]

Maßnahme[Bearbeiten]

  • ist alles, was man (bestenfalls außerhalb der Uni) mit Spaß/Freude machen kann
  • macht es zusammen/gemeinsam, es soll zusammenschweißen und Freundschaften bilden bzw. stärken
  • vor einer Veranstaltung oder vllt. nach einer Sitzung noch was zusammen unternehmen (z.B. Feierabendbier, Film schauen,...)
  • gelungene Verastaltungen feiern bzw. belohnen
  • Klausurtagungen
    • mehrere Tage (WE)
    • Vorbereitung
      • zentrale Themen vorher überlegen
    • Teambuilding
    • AKs gründen

Meta[Bearbeiten]

  • nicht zu ernst sein, es soll Spaß machen und man soll Spaß haben dabei