KIF445:Effiziente(re) Fachschaftssitzungen

Beschreibung

Geht es euch häufig auch so, dass ihr ewig über Themen diskutiert, bei denen ihr eigentlich einer Meinung seid und dann keine Zeit mehr habt für die wirklich relevanten Themen? In diesem AK soll es darum gehen, die Effizienz von Fachschaftssitzungen zu steigern ohne ihre Qualität zu mindern. Also hauptsächlich ein gegenseitiger Austausch und das Sammeln von Verbesserungsvorschlägen.

Macht euch am besten im Vorfeld Gedanken zu

• Von welcher Uni kommst du?
• Wie lange gehen eure Sitzungen normalerweise?
• Wie viele Leute pro Sitzung seit ihr ungefähr?
• Habt ihr eine Sitzungsleitung/moderation?
• Habt ihr eine (quotierte/balancierte) Redeliste?
• Welche Handzeichen habt ihr?
• Wie Protokolliert ihr?
• Wie bereitet ihr Sitzungen vor (wann ladet ihr ein, sammelt TOPs, legt die Reihenfolge der TOPs fest)?

Protokoll

Das Protokoll findet ihr hier: https://fsmathphys.piratenpad.de/effiziente-sitzungen

Ergebnisse

Dokumentation: Maßnahmen, um Fachschaftssitzungen effizienter zu machen

generelles

• Sitzungen regelmäßig stattfinden lassen, sodass Leute den Termin kennen und nicht jedes mal gedoodlet werden muss
• neben gemeinsamen Sitzungen (z.B. mit Mathematikern, Physikern) auch Einzelsitzungen veranstalten, wo es um Fachspezifisches geht, was immer nur die Hälfte der Leute interessiert
• Diskussionen zu größeren Aktivitäten (Partys, Konferenzen, Vorkurse) auslagern in einen eigenen Arbeitskreis, der eigenständig tagt und hin und wieder in der Sitzung berichtet
• größere (Arbeits-)vorhaben (Geschäftsordnung ausarbeiten, Grundsatzdebatten führen) auf einem Wochenende einzeln in angenehmer Atmosphäre (Kuche, Snacks, ...) angehen
• sich einen Zeitrahmen setzen, wie lange Sitzungen maximal gehen können (z.B. fester Slot mittags, sodass alle nachmittags zu Veranstaltungen müssen. oder gemeinsames Pizza-Essen)

vor der Sitzung

• die Sitzungsleitung (welche während der letzten Sitzung schon bestimmt wurde) lädt rechtzeitig zur Sitzung ein (mehrere Tage ~3) mit einer Auflistung der sinnvoll benannten Tagesordnungspunkte (TOPs) und jeweils einer kurzen 'Beschreibung', was das Ziel des TOPs ist und was man an Hintergrundswissen besitzen sollte, um sinnvoll an der Diskussion/Abstimmung teilzunehmen. So kann man sich auch auf eine Sitzung vorbereiten und unnötige Nachfragen vermeiden.
• die Reihenfolge der TOPs vorsortieren, sodass zunächst die dringenden, kurzen, unterhaltsamen besprochen werden und dann die langwierigeren, unwichtigeren, eher nicht so geilen.
• Berichte aus Gremien sollten vorbereitet und möglichst auf den Punkt sein und nicht spontan, total drucheinander und viel zu lang
• gegebenenfalls einzelnen TOPs vorher schon eine Dauer zuordnen, sodass sich die Fachschaftler auch an ein Limit halten müssen

in der Sitzung

• die Sitzungsleitung' kann zu Beginn der Sitzung noch TOPs hinzufügen, aber nur, wenn sie wirklich dringlich sind (Finanzbeschlüsse, Gremienbesetzungen). Wenn es nur Kleinigkeiten, kurze Berichte, Ankündigungen sind, dann kann man das am Schluss unter Sonstiges/Verschiedenes tun. Alle anderen Ideen zu TOPs werden erst in einer nächsten Sitzung besprochen
• die Sitzungsmoderation stellt die Tagesordnung vor (oder schreibt sie an eine Tafel). So kann man immer sehen, wo man gerade ist
• es werden Handzeichen genutzt (zum Beispiel die von der KIF). So kann man unnötige Wiederholungen vermeiden, aber einer Diskussion durch "Direkt dazu's" und Meta-Meldungen auch mehr Struktur geben. Dabei ist zu beachten, dass sich alle auch an die Regeln halten sollen und Handzeichen nicht missbrauchen
• kommt die Diskussion an einem Punkt an, wo kaum noch neue Argumente fallen oder nur noch Argumente, die das Abstimmungs-/Konsensverhalten nicht mehr beeinflussen, muss die Sitzungsleitung/-moderation einschreiten
• es sollte wenn möglich eine balancierte/quotierte Rednerliste geführt werden, an die man sich auch hält, damit alle gerecht teilnehmen können
• der Moderator sollte das Abstimmungsverfahren/Konsensprinzip einmal gut erklären (am besten so wie es in der Geschäftsordnung steht), sodass sich alle daran halten und man nicht so viel Meta diskutieren muss
• ein Moderator sollte nicht teilnehmen, sondern nur moderieren (damit ist der moderator "das Arschloch",das darf man nicht persönlich nehmen)
• mit Ansagen arbeiten: "Jetzt noch 4 min und dann bringen wir das Thema zum Abschluss" (HowTo:Redeleitung)

nach der Sitzung

• das Protokoll sollte möglichst schnell weiterverarbeitet und öffentlich gemacht werden, sonst ist das im Nachhinein ein großer Aufwand