KIF420:HowToDokumentation-HowToHowTo

AG-HowTo-Template

Dieses HowTo-Template ist als Vorlage für die HowTos gedacht, in denen die Gremien ihre Arbeit und ihr Wissen dokumentieren, damit es nicht verloren geht und neue Mitglieder einen leichteren Einstig haben. Natürlich ist diese Vorlage nur eine Richtlinie, von der an einigen Stellen von einigen Gremien&Gruppen abgewichen werden kann und muss.

Aufbau

Ein jedes HowTo sollte sich an den folgenden Kategorien orientieren, damit nichts Wichtiges vergessen wird und die Orientierung in den HowTos leicht fällt.

Namen und Gültigkeit

Zuerst gehören in das HowTo die Namen und Kontaktdaten (mindestens Emailadresse, sonst Jabber/IRC, etc) der Ersteller für Rückfragen zum HowTo. Manche HowTos gelten für die Ewigkeit, andere müssen regelmäßig überarbeitet werden. Daher sollte man hier noch mit ein paar Worten erwähnen wann dieses HowTo erstellt wurde und, falls es absehbar ist, wann oder unter welchen Umständen dieses HowTo nicht mehr aktuell sein wird.

Inhaltliche Einleitung

In der Einleitung wird kurz umrissen worum es inhaltlich bei dieser Gruppe/Gremium/AG geht und was ihre Ziele sind. Dieser Teil muss ganz klar herausstellen was die Ziele der Gruppe/Gremium/AG im Einzelnen sind, damit dem Leser keine Zweifel aufkommen und auch die Motivation der Neueinsteiger nicht durch Ungewissheit gebremst wird. Dazu empfiehlt es sich eine Auflistung der Ziele mit kurzen Erläuterungen anzulegen.

Ressourcen

Jede AG benötigt für ihre Arbeit verschiedenste Ressourcen: Menschen, Räume, Gegenstände, Zeit und vieles Andere. Ein kurzer, aber vollständiger Überblick über die benötigten Ressourcen in Form z.B. einer Checkliste soll es den Mitgliedern ermöglichen den Aufwand einzuschätzen. Alle Fragen der Art

• Wieviel Zeit muss ein Mitglied für dieses Gremium/Gruppe/AG investieren?
  • Wie viele Sitzungstermine gibt es
  • Wie ist der Vorbereitungsaufwand
• Mit welchen Gremien und Personen aus der Uni müssen wir zusammenarbeiten?
  • Wer sind eventuelle Ansprechpartner bei Fragen?:
    • ehemalige Gremienmitglieder (Name und Mail, wann sie drin saßen)
    • Mitglieder ähnlicher Gremien (Name und Mail, welches Gremium, was könnten die vllt wissen?)
    • andere Universitätsmitglieder (Studienbüro, wissenschaftliche Mitarbeiter, Profs)
• Auf welchen Grundlagen wird gearbeitet? Was sollte man gelesen haben (Prüfungsordnungen, Fachspezifische Bestimmungen, Satzung, ...)
  • Wo sind die Bedingungen für das jeweilige Gremium festgelegt?

am Besten an dieser Stelle zentral verlinken.

gründliche Vorüberlegungen

Nachdem man nun weiß wohin man mit dieser Gruppe/AG/Gremium möchte und was man alles dafür benötigt, sollte man sich jetzt noch einmal hinsetzen und ein wenig nachdenken bevor man losmarschiert. Besonders wichtig sind an dieser Stelle

• die wichtigsten und kritischsten Punkte der Arbeit, die häufig Probleme machen und besondere Aufmerksamkeit benötigen
• typische Fehler, die nicht wiederholt werden sollten (z.B. in Form von Do's und Don'ts)
• Erklärungen für bestimmte Entscheidungen damit nicht immer wieder die gleichen Diskussionen geführt werden müssen. Das Warum zu dem Wie, damit die vorgeschlagenen Vorgehensweisen nachvollziehbar werden.
• Nützliche Checklisten (z.B. Einkaufslisten für Events)

Durchführung

Hier sollte beschrieben werden, was die Arbeit im Gremium/ der Gruppe/ der AG beinhaltet, welche Situationen auftreten können und wie mit ihnen umzugehen ist. Zudem sollten hier wichtige Termine und regelmäßige Aufgaben stehen.

Historie

Erreichte Ziele, wichtige Veränderungen, spannende Vorkommnisse sollten regelmäßig niedergeschrieben werden, damit sie für die Nachwelt erhalten bleiben. Jede Entscheidung die getroffen wurde mit Erklärung (wenns geht) damit das auch später noch Nachvollzogen werden kann. Hier sollten vor allem alle gestellten Anträge o.Ä. gesammelt werden, damit auf diese in neuen Anträgen referenziert werden kann/nicht jedes Semester der gleiche Antrag gestellt wird. Auch andere Erfahrungswerte (z.B. Verbrauchslisten von Veranstaltungen, etc.) können hier verschriftlicht werden.

Ausblick/Ziele

Hier kann festgehalten werden, ob bei der Arbeit im Gremium längerfristig Ziele erreicht werden sollen, bzw. auf welche Verbesserungen/Veränderungen längerfristig hingewirkt wird. So erfahren neue Mitglieder, mit welcher Zielsetzung sie arbeiten, und in welche Richtung sie ggf. arbeiten sollen/können.

Schluss

Wer sie hat, der sollte sie hier einfügen: Abschlussbemerkungen ;)