KIF385:KIF-Orga

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Der Raum ist gefüllt mit Hamburgern und Bremern, ex-Orgas und einem von Kaiserslautern, einem von Kiel. Sowie 3 aktuelle Orgas.

  • Beginn: Sa, 14:30
  • Protokoll: Marius

Zeitplan[Bearbeiten]

  • Zuerst kommt jetzt Hamburg, dann Bremen

Freies Brainstorming[Bearbeiten]

Ankündigung an der Fakultät/Fachbereich[Bearbeiten]

  • PR ist wichtig. An der Fakultät müssen alle früh von der KIF wissen.

Auch Leute, die man nicht sieht, aber die sich beschweren werden, müssen rechtzeitig informiert sein.

  • Offen auf die Leute zugehen

Rückendeckung[Bearbeiten]

  • Präsident, Dekan, Fachbereichsleiter auf die eigene Seite ziehen

Brainstorming und Ideensammlung[Bearbeiten]

  • Twitter kann man benutzen

Zusagen schriftlich[Bearbeiten]

Lasst Euch aussagen schriftlich geben

Fragen[Bearbeiten]

Versicherungen[Bearbeiten]

Die Frage ist, wer der offizielle Veranstalter ist. Wer kommt dafür auf, wenn ein Auto kaputt geht.

Themen: Essen/Getränke, schlafen, Räume, Material, Versicherungen, Transport, Helfer/Schichtplan Geld,

Essen[Bearbeiten]

Einkaufen[Bearbeiten]

  • "Es ist immer zu wenig."
  • "Holt es, es wird nicht reichen."
  • Kauft, was auf dem Zettel steht.
  • Am ersten Tag muss man genug für die ersten zwei Tage haben.
  • Die Person, die einkaufen geht, darf nicht weniger kaufen, als auf dem Zettel steht.
  • Es gibt viele Zahlen die wir benutzen können, wieviel zu kaufen ist.
  • Schmeißt die Einkaufszettel nicht weg.
  • Schmeißt die Einkaufszettel nicht weg.
  • Welche Dinge über welche Stellen abrechnen? Dann auf unterschiedliche Rechnungen. Vorher planen!

Lagerung[Bearbeiten]

  • [ ] Ein Verantwortlicher, der weiß, wo was liegt.
  • [ ] Sucht Euch jemanden, der die Getränke wieder zurücknimmt
  • [ ] Lieber zu Aldi gehen. Um den Faktor 2 billiger. Aber zwei-drei Tage vorher Bescheid sagen.
  • [ ] Gucken, ob es für große Produkte einen Werksverkauf gibt. Fabriken, die in der Nähe sind. Auch Brot etc.

Kochen[Bearbeiten]

  • Haben wir Großküchenerfahrung? Lieber lassen, wenn ihr euch nicht sicher seid.

Ewiges Frühstück[Bearbeiten]

  • In welchem Raum?
  • Laufplanung!
  • Frühstückswachen müssen immer da sein und z.B. den Salat auspacken und Nachschub holen.
  • Gang hinter den Tischen ist sehr wichtig zum putzen und nachlegen.

Kühlung[Bearbeiten]

  • Kühlschrank + Kühlwagen (und eine Spüle) lassen sich über die Lieferanten organisieren. Die Getränkelieferanten haben unerwartet viel Ausrüstung.

Sponsoring[Bearbeiten]

  • 9 Monate vorher.
  • Übersicht haben, welche Zusagen man hat.
  • Tickets anlegen, neu fragen "Ist es noch ok, dass wir das bekommen"-Anruf
  • Nicht verarschen lassen. Die versuchen, einen über den Tisch zu ziehen.
  • Viele Firmen können leicht mal mehrere tausend Euro abgeben.
  • Liste, für welchen Preis welche Leistung.
  • Klären, wie das abgerechnet werden kann. Spendenquittung? Rechnung? Quittungen?
  • Telefonieren lohnt sich, vorbeigehen ist besser.
  • Habt einen Haupt-Finanzier.
  • Behaltet die Quittungen. Viele Sponsoren nehmen _nur_ Originale.
  • Wir brauchen Bargeld. Viel. Besonders, wenn Sponsoren nur Quittungen annehmen.
    • Ab dem 2. Tag gibt es ja die Teilnehmerbeiträge. Aber auch das kann komplizierte Buchungen voraussetzen.
  • Möglichst viel über Rechnungen klären. Tshirts, Essen(?), Autos, Versicherungen...


BMBF[Bearbeiten]

  • Dauert lange.
  • Leute mit Erfahrung sollten das machen.
  • Ende September kann man herausfinden, ob man gefördert wird.
  • Zweckbindung! ist super. Das BMBF fördert z.B. keine Stadtführung. Wenn wir Geld durch Sponsoring bekommen, vermindert sich die BMBF-Führung und wir haben nichts davon :(
    • Aber wenn Sponsoren zweckgebunden eine Stadtführung sponsert, gibt es das Problem nicht.
  • Bei Posten über 1000 Euro: 3 Angebote einzuholen.
Problem, dass nur 1 gleichartige Veranstaltung gefördert werden kann[Bearbeiten]
  • Auf die Tagung im April gehen.
  • Erläutern, warum zwei Konferenzen.
  • Argumentieren, dass man weniger Geld angibt, als wahr ist, weil man ja zwei KIFs sponsort
  • Gleicher Ansprechpartner für 2 Konferenzen

Versicherung[Bearbeiten]

  • Veranstaltungsversicherung kostet 150 Euro.
  • Ist notwendig.
  • Bei Autos: Möglichst niedrige Selbstbeteiligung. Da passiert schneller was, als man denkt.


Helfer[Bearbeiten]

Menge[Bearbeiten]

  • Viele. Mehr.
  • Leute da haben, die
  • 3 Helfer-Leute reichen auf Nachts um 2 Uhr nicht (aktuelle Erfahrung).
  • Hier sind etwas über 40 Leute. Das ist sehr sehr knapp.
  • Es gibt immer einen OvD
  • Zusagen für Helfer

Ruheraum[Bearbeiten]

  • Sehr wichtig. Schlaf!

Helferplenum[Bearbeiten]

  • Mindestens einmal pro Tag
  • Besser: Zweimal täglich.

Hygienebelehrung[Bearbeiten]

  • Sollte man mitgemacht haben.
  • Allergien! Wenn das Buffet enger zusammensteht, kann keiner mehr was essen.
  • Es gibt Kühlplatten, die man unter das Essen stellen kann.
  • Medikamente dabei haben.
  • Wer ist Ersthelfer

Bonus[Bearbeiten]

  • Belohnung!
    • Gestaffelt nach Anzahl der Schichten!
  • Freikontingent KdV
  • Helfer-T-Shirt
  • Denkt an Leute, die helfen, aber sich auf der Liste gar nicht eintragen.

Kommunikation[Bearbeiten]

  • OvD, Fahrer, Nachtwachen, Frühstück, 2 "Springer", alle müssen Mobiltelefone haben und am besten sollten diese dediziert dafür sein.
  • Im Fachschaftsbüro muss up-to-date sein, wer gerade wo ist (unterstützende Software?)
  • Handys im Orgabüro lassen beim Schichtwechsel.
  • Jede neue Schicht muss neu eingewiesen werden.
    • Vorher was erzählen
    • Vor Ort einweisen
    • Helferzettel sind hilfreich.
    • Nach dem Anfang kontrollieren.

Bescheid wissen[Bearbeiten]

  • Für jeden Bereich (z.B. Ewiges Frühstück) immer *3* Leute, die den Plan haben und reagieren können.
  • Aber es reicht, wenn sie dazu bescheid wissen und andere Themen nicht können.


Schichtplan[Bearbeiten]

  • Drucken, drucken, Wände tapezieren.
  • Sollte sich überlappen. Einer beginnt 15 Uhr, einer 16 Uhr...
  • 4 Stunden Schicht sind super. 6 sind auch ok.
    • Kürzer ist besser, weil flexibel. Dann können auch leute mit Wenig Zeit.


Gesundheit[Bearbeiten]

  • Medikamente da haben.
  • Wer ist Ersthelfer? 16-Std-Kurs-Nachweis, davon müssen immer welche da sein.

Zusagen[Bearbeiten]

  • Es ist besser, eine Option zuviel anbzusagen, als eine fehlende Option zu organisieren.

Schlaf[Bearbeiten]

Seminarräume[Bearbeiten]

  • Es gibt 20 Räume, statt nur einem großen Raum.
  • Unibetrieb nicht stören.
  • Die Räume können nicht genutzt werden, weil Leute darin schlafen.
  • Unis haben selten Duschen
  • Duschenwagen kostet: 1200 Euro für 10 Duschen.
    • Für das Geld kann man sich auch eine Turnhalle mit Duschen mieten (und noch gut Essen gehen).

Putzen und Sicherheit[Bearbeiten]

  • Telefoniert vorher mit der Sicherheit und Putzen: Die müssen sich um nichts kümmern. Sonst fallen die Nachts über schlafende KIFfels.
  • Das Hausrecht übertragen lassen.
  • Zugang zum Lager geben lassen, um z.B. Handtücher selbst nachzufüllen. Einmal pro Tag (wenn das die Putzkräfte machen) reicht nicht.
  • Nachtwachen! In der Turnhalle, ...
    • Oft muss man eine Sicherheitskraft bezahlen.

Wo fragen[Bearbeiten]

  • Überall! Forum, AStA, Sportverein, Schulen, Bauern, Alt-Fachschaftler, ...

Räume[Bearbeiten]

  • Ausweichräume vorhalten
  • Sehr schwierig ist es, das ewige Frühstück für die gesamte Zeit dort haben zu können
  • Nach beisammenliegende Räume
  • Problem: Gebuchte Räume werden eigenmächtig umgebucht. Lösung: Buchen von hohen Tieren vornehmen lassen! Dann traut sich keiner.
  • Fahrstühle müssen rund-um-die-Uhr eingeschaltet sein.

AK-Zeugs[Bearbeiten]

  • Ersatztoner, Ersatzdrucker
  • Pappe, Stifte, Whiteboard-Marker, ...
  • Backup-Technik. Boxen, Mikros
  • Batterien
  • ...

Sonstiges[Bearbeiten]

  • Redeleitung,
  • Protokollanten: 2 für das Eröffnungsplenum, 4 beim Abschlussplenum.
  • Bei Fragen: Alt-Orgas anschreiben
  • Das Ticket hier (Darmstadt) hat p.P. 4,50 EUR gekostet.
    • Mal im Tourismus-Büro fragen, ob die was organisieren können.