Bearbeiten von „KIF385:KIF-Orga“

Der Raum ist gefüllt mit Hamburgern und Bremern, ex-Orgas und einem von Kaiserslautern, einem von Kiel.
Sowie 3 aktuelle Orgas.
* Beginn: Sa, 14:30
* Protokoll: Marius

== Zeitplan ==
* Zuerst kommt jetzt Hamburg, dann Bremen

== Freies Brainstorming ==
=== Ankündigung an der Fakultät/Fachbereich ===
* PR ist wichtig. An der Fakultät müssen alle früh von der KIF wissen.
Auch Leute, die man nicht sieht, aber die sich beschweren werden, müssen
rechtzeitig informiert sein.
* Offen auf die Leute zugehen
=== Rückendeckung ===
* Präsident, Dekan, Fachbereichsleiter auf die eigene Seite ziehen

=== Brainstorming und Ideensammlung ===
* Twitter kann man benutzen
=== Zusagen schriftlich ===
Lasst Euch aussagen schriftlich geben
== Fragen ==
=== Versicherungen ===
Die Frage ist, wer der offizielle Veranstalter ist.
Wer kommt dafür auf, wenn ein Auto kaputt geht.

Themen:
Essen/Getränke, schlafen, Räume, Material, Versicherungen, Transport, Helfer/Schichtplan
Geld, 

=== Essen ===
==== Einkaufen ====
* "Es ist immer zu wenig."
* "Holt es, es wird nicht reichen."
* Kauft, was auf dem Zettel steht.
* Am ersten Tag muss man genug für die ersten zwei Tage haben.
* Die Person, die einkaufen geht, darf nicht weniger kaufen, als auf dem Zettel steht.
* Es gibt viele Zahlen die wir benutzen können, wieviel zu kaufen ist.
* Schmeißt die Einkaufszettel nicht weg.
* Schmeißt die Einkaufszettel nicht weg.
* Welche Dinge über welche Stellen abrechnen? Dann auf unterschiedliche Rechnungen. Vorher planen!

==== Lagerung ====
* [ ] Ein Verantwortlicher, der weiß, wo was liegt. 
* [ ] Sucht Euch jemanden, der die Getränke wieder zurücknimmt
* [ ] Lieber zu Aldi gehen. Um den Faktor 2 billiger. Aber zwei-drei Tage vorher Bescheid sagen.
* [ ] Gucken, ob es für große Produkte einen Werksverkauf gibt. Fabriken, die in der Nähe sind. Auch Brot etc.

==== Kochen ====
* Haben wir Großküchenerfahrung? Lieber lassen, wenn ihr euch nicht sicher seid.

==== Ewiges Frühstück ====
* In welchem Raum?
* Laufplanung!
* Frühstückswachen müssen immer da sein und z.B. den Salat auspacken und Nachschub holen.
* Gang hinter den Tischen ist sehr wichtig zum putzen und nachlegen.

==== Kühlung ====
* Kühlschrank + Kühlwagen (und eine Spüle) lassen sich über die Lieferanten organisieren. Die Getränkelieferanten haben unerwartet viel Ausrüstung.

=== Sponsoring ===
* 9 Monate vorher. 
* Übersicht haben, welche Zusagen man hat.
* Tickets anlegen, neu fragen "Ist es noch ok, dass wir das bekommen"-Anruf
* Nicht verarschen lassen. Die versuchen, einen über den Tisch zu ziehen.
* Viele Firmen können leicht mal mehrere tausend Euro abgeben.
* Liste, für welchen Preis welche Leistung.

==== BMBF ====
* Dauert lange.
* Leute mit Erfahrung sollten das machen.
* Ende September kann man herausfinden, ob man gefördert wird.
===== Problem, dass nur 1 gleichartige Veranstaltung gefördert werden kann =====
* Auf die Tagung im April gehen.
* Erläutern, warum zwei Konferenzen.
* Argumentieren, dass man weniger Geld angibt, als wahr ist, weil man ja zwei KIFs sponsort
* Gleicher Ansprechpartner für 2 Konferenzen

== Helfer ==
=== Menge===
* Viele. Mehr.
* Leute da haben, die 
* 3 Helfer-Leute reichen auf Nachts um 2 Uhr nicht (aktuelle Erfahrung).
* Hier sind etwas über 40 Leute. Das ist sehr sehr knapp.
* Es gibt immer einen OvD
* Zusagen für Helfer 

=== Ruheraum ===
* Sehr wichtig. Schlaf!

=== Helferplenum ===
* Mindestens einmal pro Tag
* Besser: Zweimal täglich.

=== Hygienebelehrung ===
* Sollte man mitgemacht haben.
* Allergien! Wenn das Buffet enger zusammensteht, kann keiner mehr was essen.
* Es gibt Kühlplatten, die man unter das Essen stellen kann.
* Medikamente dabei haben.
* Wer ist Ersthelfer

=== Bonus ===
* Belohnung!
** Gestaffelt nach Anzahl der Schichten!
* Freikontingent KdV
* Helfer-T-Shirt
* Denkt an Leute, die helfen, aber sich auf der Liste gar nicht eintragen.

=== Kommunikation ===
* OvD, Fahrer, Nachtwachen, Frühstück, 2 "Springer", alle müssen Mobiltelefone haben und am besten sollten diese dediziert dafür sein.
* Im Fachschaftsbüro muss up-to-date sein, wer gerade wo ist (unterstützende Software?)
* Handys im Orgabüro lassen beim Schichtwechsel.

* Jede neue Schicht muss neu eingewiesen werden.
** Vorher was erzählen
** Vor Ort einweisen
** Helferzettel sind hilfreich.
** Nach dem Anfang kontrollieren.

=== Bescheid wissen ===
* Für jeden Bereich (z.B. Ewiges Frühstück) immer *3* Leute, die den Plan haben und reagieren können.
* Aber es reicht, wenn sie dazu bescheid wissen und andere Themen nicht können.


=== Schichtplan ===
* Drucken, drucken, Wände tapezieren.
* Sollte sich überlappen. Einer beginnt 15 Uhr, einer 16 Uhr...
* 4 Stunden Schicht sind super. 6 sind auch ok.
** Kürzer ist besser, weil flexibel. Dann können auch leute mit Wenig Zeit.


== Gesundheit ==
* Medikamente da haben.
* Wer ist Ersthelfer? 16-Std-Kurs-Nachweis, davon müssen immer welche da sein.

== Zusagen ==
* Es ist besser, eine Option zuviel anbzusagen, als eine fehlende Option zu organisieren.

== Schlaf ==
=== Seminarräume ===
* Es gibt 20 Räume, statt nur einem großen Raum.
* Unibetrieb nicht stören.
* Die Räume können nicht genutzt werden, weil Leute darin schlafen.
* Unis haben selten Duschen
* Duschenwagen kostet: 1200 Euro für 10 Duschen.
** Für das Geld kann man sich auch eine Turnhalle mit Duschen mieten (und noch gut Essen gehen).
=== Putzen und Sicherheit ===
* Telefoniert vorher mit der Sicherheit und Putzen: Die müssen sich um nichts kümmern. Sonst fallen die Nachts über schlafende KIFfels.
* Das Hausrecht übertragen lassen.
* Zugang zum Lager geben lassen, um z.B. Handtücher selbst nachzufüllen. Einmal pro Tag (wenn das die Putzkräfte machen) reicht nicht.
* Nachtwachen! In der Turnhalle, ...
** Oft muss man eine Sicherheitskraft bezahlen.
=== Wo fragen ===
* Überall! Forum, AStA, Sportverein, Schulen, Bauern, Alt-Fachschaftler, ...

== Räume ==
* Ausweichräume vorhalten
* Sehr schwierig ist es, das ewige Frühstück für die gesamte Zeit dort haben zu können
* Nach beisammenliegende Räume
* Problem: Gebuchte Räume werden eigenmächtig umgebucht. Lösung: Buchen von hohen Tieren vornehmen lassen! Dann traut sich keiner.

<noinclude>{{Kategorie_AK}}</noinclude>
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 * Viele Firmen können leicht mal mehrere tausend Euro abgeben.
 * Liste, für welchen Preis welche Leistung.
-* Klären, wie das abgerechnet werden kann. Spendenquittung? Rechnung? Quittungen?
-* Telefonieren lohnt sich, vorbeigehen ist besser.
-* Habt einen Haupt-Finanzier.
-* Behaltet die Quittungen. Viele Sponsoren nehmen _nur_ Originale.
-* Wir brauchen Bargeld. Viel. Besonders, wenn Sponsoren nur Quittungen annehmen.
-** Ab dem 2. Tag gibt es ja die Teilnehmerbeiträge. Aber auch das kann komplizierte Buchungen voraussetzen.
-* Möglichst viel über Rechnungen klären. Tshirts, Essen(?), Autos, Versicherungen...
 ==== BMBF ====
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 * Leute mit Erfahrung sollten das machen.
 * Ende September kann man herausfinden, ob man gefördert wird.
-* Zweckbindung! ist super. Das BMBF fördert z.B. keine Stadtführung. Wenn wir Geld durch Sponsoring bekommen, vermindert sich die BMBF-Führung und wir haben nichts davon :(
-** Aber wenn Sponsoren zweckgebunden eine Stadtführung sponsert, gibt es das Problem nicht.
-* Bei Posten über 1000 Euro: 3 Angebote einzuholen.
 ===== Problem, dass nur 1 gleichartige Veranstaltung gefördert werden kann =====
 * Auf die Tagung im April gehen.
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 * Argumentieren, dass man weniger Geld angibt, als wahr ist, weil man ja zwei KIFs sponsort
 * Gleicher Ansprechpartner für 2 Konferenzen
-== Versicherung ==
-* Veranstaltungsversicherung kostet 150 Euro.
-* Ist notwendig.
-* Bei Autos: Möglichst niedrige Selbstbeteiligung. Da passiert schneller was, als man denkt.
 == Helfer ==
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 * Nach beisammenliegende Räume
 * Problem: Gebuchte Räume werden eigenmächtig umgebucht. Lösung: Buchen von hohen Tieren vornehmen lassen! Dann traut sich keiner.
-* Fahrstühle müssen rund-um-die-Uhr eingeschaltet sein.
-== AK-Zeugs ==
-* Ersatztoner, Ersatzdrucker
-* Pappe, Stifte, Whiteboard-Marker, ...
-* Backup-Technik. Boxen, Mikros
-* Batterien
-* ...
-== Sonstiges ==
-* Redeleitung,
-* Protokollanten: 2 für das Eröffnungsplenum, 4 beim Abschlussplenum.
-* Bei Fragen: Alt-Orgas anschreiben
-* Das Ticket hier (Darmstadt) hat p.P. 4,50 EUR gekostet.
-** Mal im Tourismus-Büro fragen, ob die was organisieren können.
 <noinclude>{{Kategorie_AK}}</noinclude>