KIF465:How to Teamwork in/after Großveranstaltungen

AK How to Teamwork in/after Großveranstaltungen

Planung

Was ist wichtig

• seid ausgeschlafen und steht nicht zu früh auf --> Konflikvermeidend
• nehmt nicht alles so persönlich (Stresssituationen sind bäh)
• Stärken und Schwächen der einzelnen Mitglieder erkennen und nutzen
  • frühzeitig Gedanken drum machen
  • Interessen respektieren
  • Eigeninitiative bei euren eigenen Taltenten
• Kommunikation ist wichtig!!! - Redet miteinander
• Macht nur das was euch Spaß mach (bzw nichts, dass ihr nicht wollt)
• kennt eure Kapazitäten
• lernt aus Fehlern
• Hauptorga organisiert Menschen und tritt denen in den Arsch, mehr nicht
  • Fähigkeit zur Delegation wichtig!
• Lobt und bedankt euch bei euren Helfern (und Orgas)!!!!
• beschäftigt euch mit den Helfern und gebt ihnen Aufmerksamkeiten (Gespräche oder vllt auch einfach nur ein Gespräch, damit sie nicht die ganze Zeit allein sind, z.B. Nachtwache)
  • Jeder freut sich über Essen und Trinken!
• man darf Helfer ablehnen (Begründen)
• Anzahl für Hauptorga abwägen, weniger sind manchmal besser, denn viel hilft nicht immer viel
• bildet kleinere AKs
  • sollten regelmäßig berichten/austauschen:
    • was wurde gemacht
    • was wird noch benötigt
    • in persönlichen Treffen
• Deadlines setzen und einhalten --> sonst ist die Veranstaltung gefährdet
  • harte Deadlines: Dinge, die stehen müssen, damit etwas stattfinden kann
  • weiche Deadlines: hier können Alternativen gesucht werden
  • Zeit der Deadlines: eine Woche - ein Monat vorher!
• baut euch Zeitpuffer ein --> wichtig um noch was zu retten, wenn einiges schief geht
• seid kreativ in der Gestaltung der Veranstaltung, egal wie absurd die Idee ist, teilt sie mit den anderen
• regelmäßige Treffen der AK-Leiter
• kleinere Veranstaltungen: Schnittstellen bilden (keine Hauptorgs)
• Entscheidungen textlich festhalten
  • jedes Treffen protokollieren (kein Gesprächsprotokoll – das liest keiner freiwillig)
• flache Hierarchien (<4 Layer [Hauptorga - optional Vermittlungsschicht - AKs])
• zentrale Informationsverwaltung - bspw. wichtige E-Mails müssen geteilt werden
  • evtl. gemeinsame E-Mailadresse nutzen, die alle bekommen oder Mailverantwortliche Person ernennen, die verantwortet, dass geantwortet wird (sie muss nicht selbst antworten)
  • Ticketsystem bspw Zammad oder redmine
  • Gesprächsprotokolle für Telefonate führen, um es mit der ganzen Orga zu teilen
• keine wichtigen Absprachen ausschließlich über Telefon – was nicht schriftlich (impliziert Unterschrift oder Unterschriftartiges) existiert, existiert nicht

beide

• akute Probleme sofort ansprechen, um Alternativen zu finden oder noch was zu retten
• wichtige Kommunikation von Mensch zu Mensch; Instantmessengergruppenfluten sind Zeichen von Problemen (?)

How to Mitglieder

• keiner will Verantwortung --> findet nicht statt
• früh Bescheid sagen
• "zwingt" Semi-Aktive aktiver zu werden (kleine Veranstaltung z.B.)
• stellt Informationen bereit (Menschen, Wiki(!), Listen,...)
• Professionalität: Trennt "Berufliches" und Privates!
• Großveranstaltungen:
  • kennt eure Helfer, gebt ihnen Aufgaben, die ihnen liegen
  • kotzt euch bei einer(!) Person aus, die das abkann und weiß, dass es Stressbewältigung ist
  • Keine Demokratie --> Anweisungen immer von der Orga und die sind Gesetz!!!
• bei starken Differenzen:
  • Pufferpersonen/Kommunikationshelfer einbinden
  • schlimmstenfalls Konsequenzen ziehen (Wenn Orga mit dieser Person nicht möglich, klar kommunizieren; Amt niederlegen)
  • während der Veranstaltung evtl. eine Mediation in betracht ziehen, um die Probleme zu klären

Durchführung

• wenn es geplant wurde, nicht noch kurz vorher umplanen
• kümmert euch umeinenader

How to Orga

• Wertschätzung für Helfer
  • Essen/Trinken WICHTIG
  • ev. speziell Beauftragten für Wohlergehen einplanen
  • Erholungsbedürftige Personen zur Ruhe nötigen
• Bei Problemen
  • nach Möglichket persönliches Treffen ausschließlich der Zuständigen
• (Schlaf-)Pausen einplanen (inklusive Abschottung)
  • in den Pausen räumliche Trennung --> WICHTIG!!!
• Doppelbesetzung für wichtige Positionen
• Springer einplanen - man kann damit bei akutem Pausenbedarf zeitweise zurücktreten und arbeiten lassen
• wichtige Genehmigungen physikalisch bereithalten
  • Wächter/Security oder Hausmeister bekommen nicht immer alle Informationen
• als Hauptorga muss man destruktive Kritik und Widerstände aushalten können
  • bspw Personalentscheidungen der Art – du machst das gerade nicht, wie ich es dir nicht zutraue – können Unverständnis verursachen
• wenn ihr ohne ausreichend Erfahrung arbeitet, sucht euch erfahrene FSler als Ansprechpartner
  • Alt-FSler helfen gern und geben gern Tipps und Infos weiter
• eine möglicherweise sachlich unproduktive, aber gut vernetze Person ist wertvoll als Helferbeschaffer
• gegebenenfalls nach dem ersten sinnvoll abtrennbaren Veranstaltungsteil schon mal reflektieren #### Situationen der Planung
• zu wenig Helfer
  • andere Fachschaften oder Gruppen fragen

How to Mitglieder

• haltet euch an Pläne – wenn ihr gute Ideen habt, die nicht dem Plan entsprechen, die ihr nicht absprechen könnt, handelt dennoch nach Plan

How to Retrospektive

Nachbesprechung

• Dankgeschenk/-veranstaltung an Helfer (z.B. Grillen)
  • kann merkliche Arbeit verursachen --> im Voraus einplanen
• spätestens 2 Monate nach der Veranstaltung
• Reflexionsmethoden anwenden
  • Kotzeimer
    • Jeder einmal Eimer auf den Schoß,sagen was blöd war
    • macht einmal die Runde
    • unkommentiert lassen
  • Schiffsreflektion/Zugreflektion:
    • Aufzeichnen; Visualisierungen nutzen
    • jeder schätzt sich als Teil des Boots/Zugs ein (anhand seiner Aufgaben)
    • redet über den Teil, den ihr darstellt auf dem Boot/Zug --> gebt Feedback, sowohl positiv als auch negativ
    • seid kreativ
    • 1 1/2 bis 2 Stunden Zeit für diese Methode
    • für max. 25 Personen
  • Blitzlicht
    • man steht im Kreis, jeder sagt was
    • bis zu 300 Personen
    • keine Kommentare
  • 5 Fingerreflektion
    • belibige Gruppengröße
  • Cocktailreflexion
    • verschiedene Zutaten auf Tischmitte
      • bspw Zitronensaft ~= es ist mir sauer aufgestoßen
    • auch mit nichtalkoholischen Zutaten möglich
    • max 20 Pers
  • Bier-/Weinreflexion
    • zu jedem Punkt:
      • ,darauf stoße ich an' für positives
      • ,das schlucke ich herunter' für negatives
  • der warme Rücken
    • auf einem Zettel auf dem Rücken aufschreiben, was einem aufgefallen ist --> sowohl positiv als auch negativ
    • bspw zum Aufräumen
    • jeder soll etwas Text erhalten
    • max. 30 - 40 Personen
  • Raumverteilungantwort
    • Orga stellt Fragen, Antworten werden über definierte Positionen im Raum gegeben
    • Beispielsfrage ,Wie war das Essen?'
    • max 10 Fragen
    • gegebenenfalls Diskussion der Ergebnisse (Antworten freiwillig)
  • nehmt euch Zeit zu reflektieren, jeder soll und muss zu Wort kommen
  • seid offen; Methoden mögen anfangs "dämlich" aussehen, helfen aber wirklich
  • Regeln für die Reflektion: s.u.
• darauf achten das es nicht persönlich wird, wenn dann eingreifen
• auf ausgewogene Kritik achten --> auch positives deutlich machen
• auch das Positive wertschätzen, nicht nur auf die negativen Dinge ein Augenmerk legen
• Kritik sachlich vorbringen
• bei längeren Veranstaltungen auch zwischen durch Treffen und sich aussprechen, damit nicht am Ende zu viel auf einmal kommt
  • ,Sandwichstrategie' --> gute Anmerkung, Kritik, gute Anmerkung
  • subjektiv formulieren
  • Friedemann Schulz von Thuns 4 Ohren-Modell der Kommunikation (https://wortwuchs.net/vier-ohren-modell/)
  • egal wie es umgesetzt wird, EHRLICH sein
    • Unvollständigkeit oder Unerhrlichkeit kann unangenehme Langzeitfolgen verursachen
    • sachlich sein
  • gemeinsam Regeln aufstellen, absegnen lassen und verteidigen
    • nicht ins Wort fallen
    • nicht kommentieren
• bei Kritik in Stresszeit nicht kommentieren, sondern auf entspanntere Zeit vertagen
• nicht vor Publikum/Teilnehmern

Teambildung

Maßnahme

• ist alles, was man (bestenfalls außerhalb der Uni) mit Spaß/Freude machen kann
• macht es zusammen/gemeinsam, es soll zusammenschweißen und Freundschaften bilden bzw. stärken
• vor einer Veranstaltung oder vllt. nach einer Sitzung noch was zusammen unternehmen (z.B. Feierabendbier, Film schauen,...)
• gelungene Verastaltungen feiern bzw. belohnen
• Klausurtagungen
  • mehrere Tage (WE)
  • Vorbereitung
    • zentrale Themen vorher überlegen
  • Teambuilding
  • AKs gründen

Meta

• nicht zu ernst sein, es soll Spaß machen und man soll Spaß haben dabei