KIF440:Was tun bei überlasteten Gremienmitgliedern?

Pad: https://piratenpad.de/p/Gremienmenschen

Wer ist da? TU Ilmenau Uni Stuttgart Uni Ulm OTH Regensburg Uni Tübingen TU Dortmund Uni Göttingen

Motivation für den Workshop: sehr engagierte Menschen in den Gremien/Mitarbeit in AKs/Referaten etc. bekommen Probleme mit Studium und Privat (komplett erschöpft) Wie geht ihr damit um? Bei Neulingen und wenn es eigentlich schon zu spät ist.

• Ein Mensch war in quasi allen Hochschulgremien (Senat, Fakultätsrat, Studienkommission, Stupa, Landesstudivertretung...), somit viel Wissen und kennt viele Menschen - hat jetzt damit aufgehört, aber Fragen kommen natürlich trotzdem an
• Weiterer Mensch mit viel Arbeit in Gremien, Arbeit nebenher: Studium hat gelitten, Burn-out während der O-Phase (hatte die Leitung) -> kandidiert nicht mehr für FSR (Rest schon), man muss sich zwingen weniger zu machen oder ne Auszeit zu nehmen
• Ein AStA wird bezahlt + sonstige Gremien; Einige Leute sind nicht zuverlässig und kleine Aufgaben werden nicht gemacht, wenn man es nicht selbst macht - übernimmt es, um Image des AStA zu verbessern -> ist am schrittweise Kürzen (beim undankbarsten Gremium), Studium verlängert sich aber schon

 * Das "kleine Aufgaben übernehmen weil es sonst keiner richtig macht" ist ein Auslöser des Problems

• Leute, die schon in Gremien sind und gute Arbeit machen, werden für weitere gewählt

 * Fachschaftsebene: Man versucht, immer unterschiedliche zu wählen (sofern man genügend Interessierte hat)

• Wissensweitervermittlung ist wichtig, damit andere Leute die eigene Aufgabe irgendwann übernehmen kann, allerdings ist wissensweitergabe nicht effizient, und bringt nur langfirstig zeitersparnisse

 * Problem ist besonders schlimm, wenn die Person plötzlich aussteigt und Dokumentation fehlt
 * Lösung: Dokumentation einfach machen (Wiki), Studivertretungsinterne Vernetzung

• Schlechte Öffentlichkeitsarbeit ist u.A. Auslöser dafür, dass Neulinge nicht einmal wissen, was die Verfasste Studierendenschaft ist.

Wie kann man Engagierte Menschen davon abhalten, in die Situation zu rutschen?

• von der eigenen Situation berichten und vor weiterem Engagement abhalten
• Stunden zählen und eine Grenze ziehen
• Unterstützung anbieten, nicht immer die selbe Person in Gremien setzen sonder neue Motivieren
• gleich Stellvertreter*in mitwählen, diese können dann übernehmen und sind bereits etwas eingearbeitet

 * Vorteil: man kann mit wenig Zeit und Verantwortung mitmachen, somit ist die Werbung einfacher
 * Wie kann man Nachwuchsprobleme bewältigen außer Leute langwierig zu überreden?
 * Der letzte der Nein sagt wird gewählt, wie löst man dieses Problem? 
 * Neulingen erklären, warum ein bestimtes Gremium wichtig ist
 * Diktatorisch bestimmen
 * SW zum Tracken, wer was alles macht (z.B. Trello, MeisterTask)

• in TÜ: Vertreter aus jeder beteiligten Fachschaft im Fakultätsrat, dadurch bessere Verteilung des Aufwands
• Möglichkeit bieten, in Gremien zuzusehen (AStA besuchen, ohne Stimmrecht zu haben)
• Mangelde Wertschätzung führt zu Demotivation

 * Referatsleiterin berichtet: bedankt sich bei jeder Möglichkeit bei ihren Referatsaktiven, damit sowas nicht passiert und hofft, dass das vllt. zur Nachahmung führt
 * Ehrenamtspreis (für Gremienarbeit und studentische Vereine) bei feierlicher Exma (feierliche Verleihung mit Urkunde und Merci-Packung)
   * andere Uni: wird nur von offizieller Seite honoriert, wenn man in Regelstudienzeit ist
   * noch andere Uni: Gremienbescheinugung z.B. für Bewerbungen, Bafög  - kann man auch als Werbung verwenden
     * TU Ilmenau gibt es ein schickes Template, wird vom studentischen Konsul (bezahlter Kommunikationsbeauftragter) ausgestellt und vom Rektor unterschrieben
   * kann auch zur Motivation und Anwerbung neuer Gremienstudis dienen
 * Teilweise auch aktive Imageschädigung durch Dozent*innen 
   * Schlichtungsgremien?
     * in TÜ: Schlichtungskommission auf Hochschulebene - wird aber nie angerufen - kurzer Dienstweg geht schneller
     * andere Uni: Leitung verweist auf Beschwerdemanagement, effektiver ist direktes Gespräch (ungern gesehn da es offizielle Stelle gibt)
     * andere Uni hat eine Ombudsperson aus Bundesmitteln beantragt
     * psychosoziale Beratungsstelle des StuWe, bietet zudem Gruppenschlichtung an (an einigen Unis komplett kostenlos)

• Problem mit Menschen, die zu wenig machen (die dann immer diese eine Person macht)

  * bei Gewählten kann man da ein bisschen Druck dahinter packen
    * Losverfahren
    * "die anderen haben schon mehr gearbeitet - tu du auch mal was"
  * "Androhung" eine Aufgabe einfach liegen zu lassen, wenn sich niemand findet (und bei wichtigem Zeug findet sich jemand)

• Das Problem gibt es auch im ehrenamtlichen Bereicht bei den "Erwachsenen" (Hochschullehrer etc)
• Verantwortlichkeit innerhalb der Gremien nicht klar, man schiebt sich Aufgaben zu
• Schon in der O-Phase Gremienstruktur und deren Möglichkeiten anschaulich erläutern, für Überblick und in Vorbereitung auf späteres Engagement

Wissens/Kompetenzballung/Vernetzungspunkt in einer Person vereint

• Wiki pflegen!!!
• früh genug Nachfolger heranziehen und evtl die bei/nach der Übergabe begleiten
• bei Fragen erst auf andere Verweisen, die Teilwissen haben und selbst zur letzten Anlaufstelle werde (z.B. Mailanfragen weiterleiten)
• Austritt aus Gremien schrittweise (nicht Ende von Studium gleichzeitig mit Austritt aus allen Gremien) - man hinterlässt keine plötzliche Lücke und hat schon Leute, die die Stellen übernehmen

 * Längere Prozesse sollten soweit wie möglich abgeschlossen sein, bevor Austritt und Übergang stattfindet
   * Man kann immer noch mit Wissen im Hintergrund bleiben (Mailverteiler mitlesen etc) für Hinweise aus dem Hintergrund, die Verantwortung tragen die eigentlichen Aktiven des Gremiums
 * Problem Hochschulgremien mit fester und kleiner Anzahl Studis
   * wenn es mehrere Vertreter*innen sind: nicht alle gleichzeitig austauschen

• Umstellung Hochschulpolitiksstruktur: Es hing an einzelnen Führungspersonen, die motiviert sind, wissen was los ist und Aufgaben deligieren (aber großes Problem wenn die Wegfallen)
• Wir sind alle Datenmessis...

Was macht man mit Terminflut( auch mit Anreise weil außerhalb)

• Prioritätenliste (außer First-Come-First-Serve) und das auch so kommunizieren
• Termine in Zeitslots planen z.b. mit Farbschema und das auch im Voraus planen - besserer Überblick und Evaluation, wie viel man in jeder Woche gemacht hat

 * ist nicht die beste Lösung für jeden, plan wie "am Nachmittag mach ich x, mal schaun was sich findet"

• Urlaub eintragen in der Studivertretung (weit im voraus)

 * Urlaub ohne Internet und Mails beantworten

• Was ist mit spontanen Anfragen?

 * geziehlt Termine ablehnen ( Nein-sagen muss man lernen)
 * nochmal Prioritätenliste ( ggf flexibel anpassen)

Sonstiges

• Verbitterung - Keine Privatkriege führen

 * auch in Pressegesprächen
 * im Privatleben - lästern, dauernd Diskussionen starten (Laune runterziehen)

• Freizeit (daheim) und Uni trennen (ganz krass: kein Interet daheim)

 * Pausen machen (erzwungen)

Wie kann man Zynismus/Sarkasmus vermeiden?

• humorvoll anwenden, das Umfeld daran gewöhnen (wenn nicht übertrieben)

 * sich verstellen bringt nichts, aber man darf es nicht übertreiben

• Freizeit einplanen um abzuschalten (Sport, Lesen, Filme etc)

 * eine Person: gleich viel Sport wie Hochschulpolitik, weil der Ausgleich einfach notwendig ist und man besser arbeiten kann
 * Gegengewicht zum Abreagieren (Beruhigender Ausgleich): z.B. Lesen, Musik, gute Unterhaltung, ...
 * räumliche Trennung (keine Uni/Arbeit zuhause)
 * Entschleunigung, nicht abhetzen lassen

• Besser Mails oder persönliches Gespräch

 * Mail kann in der Flut untergehen
 * Nachvollziehbarkeit durch Mails
 * persönliches Gespräch kann zeitlich unpassend sein/schlechte Laune
 * Vielleicht ist man nicht mal der richtige Mensch davon - Mails
 * Gespräch ist schöner Austausch/Abstand von sonstiger Arbeit
 * manche Gespräche sind per Mail nicht möglich (inoffizielle Infos)
 * bei Emails: Anfragender hat sich schon vorher schon gedanken gemacht
 * Mischung ist manchmal das beste (Wissen bei Austauschterminen vermitteln, sonst Geduld haben) -> Gespräch + schrifltiche Information

Zusammenfassung:

• Ist ein Problem von allen (Hochschul- und Generationenübergreifend)
• Ideen:

 * Stundenzettel (sollte man nur machen, wenn man was verändern will)
 * mehr Stellvertreter
 * Aufgabe über Trello o.ä. verwalten ( wie Scrum auch die eigenen Aufgaben übersichtlich strukturieren

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