KIF385:KIF-Orga: Unterschied zwischen den Versionen
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Aktuelle Version vom 17. Juni 2012, 15:19 Uhr
Der Raum ist gefüllt mit Hamburgern und Bremern, ex-Orgas und einem von Kaiserslautern, einem von Kiel. Sowie 3 aktuelle Orgas.
- Beginn: Sa, 14:30
- Protokoll: Marius
Zeitplan[Bearbeiten]
- Zuerst kommt jetzt Hamburg, dann Bremen
Freies Brainstorming[Bearbeiten]
Ankündigung an der Fakultät/Fachbereich[Bearbeiten]
- PR ist wichtig. An der Fakultät müssen alle früh von der KIF wissen.
Auch Leute, die man nicht sieht, aber die sich beschweren werden, müssen rechtzeitig informiert sein.
- Offen auf die Leute zugehen
Rückendeckung[Bearbeiten]
- Präsident, Dekan, Fachbereichsleiter auf die eigene Seite ziehen
Brainstorming und Ideensammlung[Bearbeiten]
- Twitter kann man benutzen
Zusagen schriftlich[Bearbeiten]
Lasst Euch aussagen schriftlich geben
Fragen[Bearbeiten]
Versicherungen[Bearbeiten]
Die Frage ist, wer der offizielle Veranstalter ist. Wer kommt dafür auf, wenn ein Auto kaputt geht.
Themen: Essen/Getränke, schlafen, Räume, Material, Versicherungen, Transport, Helfer/Schichtplan Geld,
Essen[Bearbeiten]
Einkaufen[Bearbeiten]
- "Es ist immer zu wenig."
- "Holt es, es wird nicht reichen."
- Kauft, was auf dem Zettel steht.
- Am ersten Tag muss man genug für die ersten zwei Tage haben.
- Die Person, die einkaufen geht, darf nicht weniger kaufen, als auf dem Zettel steht.
- Es gibt viele Zahlen die wir benutzen können, wieviel zu kaufen ist.
- Schmeißt die Einkaufszettel nicht weg.
- Schmeißt die Einkaufszettel nicht weg.
- Welche Dinge über welche Stellen abrechnen? Dann auf unterschiedliche Rechnungen. Vorher planen!
Lagerung[Bearbeiten]
- [ ] Ein Verantwortlicher, der weiß, wo was liegt.
- [ ] Sucht Euch jemanden, der die Getränke wieder zurücknimmt
- [ ] Lieber zu Aldi gehen. Um den Faktor 2 billiger. Aber zwei-drei Tage vorher Bescheid sagen.
- [ ] Gucken, ob es für große Produkte einen Werksverkauf gibt. Fabriken, die in der Nähe sind. Auch Brot etc.
Kochen[Bearbeiten]
- Haben wir Großküchenerfahrung? Lieber lassen, wenn ihr euch nicht sicher seid.
Ewiges Frühstück[Bearbeiten]
- In welchem Raum?
- Laufplanung!
- Frühstückswachen müssen immer da sein und z.B. den Salat auspacken und Nachschub holen.
- Gang hinter den Tischen ist sehr wichtig zum putzen und nachlegen.
Kühlung[Bearbeiten]
- Kühlschrank + Kühlwagen (und eine Spüle) lassen sich über die Lieferanten organisieren. Die Getränkelieferanten haben unerwartet viel Ausrüstung.
Sponsoring[Bearbeiten]
- 9 Monate vorher.
- Übersicht haben, welche Zusagen man hat.
- Tickets anlegen, neu fragen "Ist es noch ok, dass wir das bekommen"-Anruf
- Nicht verarschen lassen. Die versuchen, einen über den Tisch zu ziehen.
- Viele Firmen können leicht mal mehrere tausend Euro abgeben.
- Liste, für welchen Preis welche Leistung.
- Klären, wie das abgerechnet werden kann. Spendenquittung? Rechnung? Quittungen?
- Telefonieren lohnt sich, vorbeigehen ist besser.
- Habt einen Haupt-Finanzier.
- Behaltet die Quittungen. Viele Sponsoren nehmen _nur_ Originale.
- Wir brauchen Bargeld. Viel. Besonders, wenn Sponsoren nur Quittungen annehmen.
- Ab dem 2. Tag gibt es ja die Teilnehmerbeiträge. Aber auch das kann komplizierte Buchungen voraussetzen.
- Möglichst viel über Rechnungen klären. Tshirts, Essen(?), Autos, Versicherungen...
BMBF[Bearbeiten]
- Dauert lange.
- Leute mit Erfahrung sollten das machen.
- Ende September kann man herausfinden, ob man gefördert wird.
- Zweckbindung! ist super. Das BMBF fördert z.B. keine Stadtführung. Wenn wir Geld durch Sponsoring bekommen, vermindert sich die BMBF-Führung und wir haben nichts davon :(
- Aber wenn Sponsoren zweckgebunden eine Stadtführung sponsert, gibt es das Problem nicht.
- Bei Posten über 1000 Euro: 3 Angebote einzuholen.
Problem, dass nur 1 gleichartige Veranstaltung gefördert werden kann[Bearbeiten]
- Auf die Tagung im April gehen.
- Erläutern, warum zwei Konferenzen.
- Argumentieren, dass man weniger Geld angibt, als wahr ist, weil man ja zwei KIFs sponsort
- Gleicher Ansprechpartner für 2 Konferenzen
Versicherung[Bearbeiten]
- Veranstaltungsversicherung kostet 150 Euro.
- Ist notwendig.
- Bei Autos: Möglichst niedrige Selbstbeteiligung. Da passiert schneller was, als man denkt.
Helfer[Bearbeiten]
Menge[Bearbeiten]
- Viele. Mehr.
- Leute da haben, die
- 3 Helfer-Leute reichen auf Nachts um 2 Uhr nicht (aktuelle Erfahrung).
- Hier sind etwas über 40 Leute. Das ist sehr sehr knapp.
- Es gibt immer einen OvD
- Zusagen für Helfer
Ruheraum[Bearbeiten]
- Sehr wichtig. Schlaf!
Helferplenum[Bearbeiten]
- Mindestens einmal pro Tag
- Besser: Zweimal täglich.
Hygienebelehrung[Bearbeiten]
- Sollte man mitgemacht haben.
- Allergien! Wenn das Buffet enger zusammensteht, kann keiner mehr was essen.
- Es gibt Kühlplatten, die man unter das Essen stellen kann.
- Medikamente dabei haben.
- Wer ist Ersthelfer
Bonus[Bearbeiten]
- Belohnung!
- Gestaffelt nach Anzahl der Schichten!
- Freikontingent KdV
- Helfer-T-Shirt
- Denkt an Leute, die helfen, aber sich auf der Liste gar nicht eintragen.
Kommunikation[Bearbeiten]
- OvD, Fahrer, Nachtwachen, Frühstück, 2 "Springer", alle müssen Mobiltelefone haben und am besten sollten diese dediziert dafür sein.
- Im Fachschaftsbüro muss up-to-date sein, wer gerade wo ist (unterstützende Software?)
- Handys im Orgabüro lassen beim Schichtwechsel.
- Jede neue Schicht muss neu eingewiesen werden.
- Vorher was erzählen
- Vor Ort einweisen
- Helferzettel sind hilfreich.
- Nach dem Anfang kontrollieren.
Bescheid wissen[Bearbeiten]
- Für jeden Bereich (z.B. Ewiges Frühstück) immer *3* Leute, die den Plan haben und reagieren können.
- Aber es reicht, wenn sie dazu bescheid wissen und andere Themen nicht können.
Schichtplan[Bearbeiten]
- Drucken, drucken, Wände tapezieren.
- Sollte sich überlappen. Einer beginnt 15 Uhr, einer 16 Uhr...
- 4 Stunden Schicht sind super. 6 sind auch ok.
- Kürzer ist besser, weil flexibel. Dann können auch leute mit Wenig Zeit.
Gesundheit[Bearbeiten]
- Medikamente da haben.
- Wer ist Ersthelfer? 16-Std-Kurs-Nachweis, davon müssen immer welche da sein.
Zusagen[Bearbeiten]
- Es ist besser, eine Option zuviel anbzusagen, als eine fehlende Option zu organisieren.
Schlaf[Bearbeiten]
Seminarräume[Bearbeiten]
- Es gibt 20 Räume, statt nur einem großen Raum.
- Unibetrieb nicht stören.
- Die Räume können nicht genutzt werden, weil Leute darin schlafen.
- Unis haben selten Duschen
- Duschenwagen kostet: 1200 Euro für 10 Duschen.
- Für das Geld kann man sich auch eine Turnhalle mit Duschen mieten (und noch gut Essen gehen).
Putzen und Sicherheit[Bearbeiten]
- Telefoniert vorher mit der Sicherheit und Putzen: Die müssen sich um nichts kümmern. Sonst fallen die Nachts über schlafende KIFfels.
- Das Hausrecht übertragen lassen.
- Zugang zum Lager geben lassen, um z.B. Handtücher selbst nachzufüllen. Einmal pro Tag (wenn das die Putzkräfte machen) reicht nicht.
- Nachtwachen! In der Turnhalle, ...
- Oft muss man eine Sicherheitskraft bezahlen.
Wo fragen[Bearbeiten]
- Überall! Forum, AStA, Sportverein, Schulen, Bauern, Alt-Fachschaftler, ...
Räume[Bearbeiten]
- Ausweichräume vorhalten
- Sehr schwierig ist es, das ewige Frühstück für die gesamte Zeit dort haben zu können
- Nach beisammenliegende Räume
- Problem: Gebuchte Räume werden eigenmächtig umgebucht. Lösung: Buchen von hohen Tieren vornehmen lassen! Dann traut sich keiner.
- Fahrstühle müssen rund-um-die-Uhr eingeschaltet sein.
AK-Zeugs[Bearbeiten]
- Ersatztoner, Ersatzdrucker
- Pappe, Stifte, Whiteboard-Marker, ...
- Backup-Technik. Boxen, Mikros
- Batterien
- ...
Sonstiges[Bearbeiten]
- Redeleitung,
- Protokollanten: 2 für das Eröffnungsplenum, 4 beim Abschlussplenum.
- Bei Fragen: Alt-Orgas anschreiben
- Das Ticket hier (Darmstadt) hat p.P. 4,50 EUR gekostet.
- Mal im Tourismus-Büro fragen, ob die was organisieren können.