KIF385:KIF-Orga

Der Raum ist gefüllt mit Hamburgern und Bremern, ex-Orgas und einem von Kaiserslautern, einem von Kiel. Sowie 3 aktuelle Orgas.

• Beginn: Sa, 14:30
• Protokoll: Marius

Zeitplan

• Zuerst kommt jetzt Hamburg, dann Bremen

Freies Brainstorming

Ankündigung an der Fakultät/Fachbereich

• PR ist wichtig. An der Fakultät müssen alle früh von der KIF wissen.

Auch Leute, die man nicht sieht, aber die sich beschweren werden, müssen rechtzeitig informiert sein.

• Offen auf die Leute zugehen

Rückendeckung

• Präsident, Dekan, Fachbereichsleiter auf die eigene Seite ziehen

Brainstorming und Ideensammlung

• Twitter kann man benutzen

Zusagen schriftlich

Lasst Euch aussagen schriftlich geben

Fragen

Versicherungen

Die Frage ist, wer der offizielle Veranstalter ist. Wer kommt dafür auf, wenn ein Auto kaputt geht.

Themen: Essen/Getränke, schlafen, Räume, Material, Versicherungen, Transport, Helfer/Schichtplan Geld,

Essen

Einkaufen

• "Es ist immer zu wenig."
• "Holt es, es wird nicht reichen."
• Kauft, was auf dem Zettel steht.
• Am ersten Tag muss man genug für die ersten zwei Tage haben.
• Die Person, die einkaufen geht, darf nicht weniger kaufen, als auf dem Zettel steht.
• Es gibt viele Zahlen die wir benutzen können, wieviel zu kaufen ist.
• Schmeißt die Einkaufszettel nicht weg.
• Schmeißt die Einkaufszettel nicht weg.
• Welche Dinge über welche Stellen abrechnen? Dann auf unterschiedliche Rechnungen. Vorher planen!

Lagerung

• [ ] Ein Verantwortlicher, der weiß, wo was liegt.
• [ ] Sucht Euch jemanden, der die Getränke wieder zurücknimmt
• [ ] Lieber zu Aldi gehen. Um den Faktor 2 billiger. Aber zwei-drei Tage vorher Bescheid sagen.
• [ ] Gucken, ob es für große Produkte einen Werksverkauf gibt. Fabriken, die in der Nähe sind. Auch Brot etc.

Kochen

• Haben wir Großküchenerfahrung? Lieber lassen, wenn ihr euch nicht sicher seid.

Ewiges Frühstück

• In welchem Raum?
• Laufplanung!
• Frühstückswachen müssen immer da sein und z.B. den Salat auspacken und Nachschub holen.
• Gang hinter den Tischen ist sehr wichtig zum putzen und nachlegen.

Kühlung

• Kühlschrank + Kühlwagen (und eine Spüle) lassen sich über die Lieferanten organisieren. Die Getränkelieferanten haben unerwartet viel Ausrüstung.

Sponsoring

• 9 Monate vorher.
• Übersicht haben, welche Zusagen man hat.
• Tickets anlegen, neu fragen "Ist es noch ok, dass wir das bekommen"-Anruf
• Nicht verarschen lassen. Die versuchen, einen über den Tisch zu ziehen.
• Viele Firmen können leicht mal mehrere tausend Euro abgeben.
• Liste, für welchen Preis welche Leistung.
• Klären, wie das abgerechnet werden kann. Spendenquittung? Rechnung? Quittungen?
• Telefonieren lohnt sich, vorbeigehen ist besser.
• Habt einen Haupt-Finanzier.
• Behaltet die Quittungen. Viele Sponsoren nehmen _nur_ Originale.
• Wir brauchen Bargeld. Viel. Besonders, wenn Sponsoren nur Quittungen annehmen.
  • Ab dem 2. Tag gibt es ja die Teilnehmerbeiträge. Aber auch das kann komplizierte Buchungen voraussetzen.
• Möglichst viel über Rechnungen klären. Tshirts, Essen(?), Autos, Versicherungen...

BMBF

• Dauert lange.
• Leute mit Erfahrung sollten das machen.
• Ende September kann man herausfinden, ob man gefördert wird.
• Zweckbindung! ist super. Das BMBF fördert z.B. keine Stadtführung. Wenn wir Geld durch Sponsoring bekommen, vermindert sich die BMBF-Führung und wir haben nichts davon :(
  • Aber wenn Sponsoren zweckgebunden eine Stadtführung sponsert, gibt es das Problem nicht.
• Bei Posten über 1000 Euro: 3 Angebote einzuholen.

Problem, dass nur 1 gleichartige Veranstaltung gefördert werden kann

• Auf die Tagung im April gehen.
• Erläutern, warum zwei Konferenzen.
• Argumentieren, dass man weniger Geld angibt, als wahr ist, weil man ja zwei KIFs sponsort
• Gleicher Ansprechpartner für 2 Konferenzen

Versicherung

• Veranstaltungsversicherung kostet 150 Euro.
• Ist notwendig.
• Bei Autos: Möglichst niedrige Selbstbeteiligung. Da passiert schneller was, als man denkt.

Helfer

Menge

• Viele. Mehr.
• Leute da haben, die
• 3 Helfer-Leute reichen auf Nachts um 2 Uhr nicht (aktuelle Erfahrung).
• Hier sind etwas über 40 Leute. Das ist sehr sehr knapp.
• Es gibt immer einen OvD
• Zusagen für Helfer

Ruheraum

• Sehr wichtig. Schlaf!

Helferplenum

• Mindestens einmal pro Tag
• Besser: Zweimal täglich.

Hygienebelehrung

• Sollte man mitgemacht haben.
• Allergien! Wenn das Buffet enger zusammensteht, kann keiner mehr was essen.
• Es gibt Kühlplatten, die man unter das Essen stellen kann.
• Medikamente dabei haben.
• Wer ist Ersthelfer

Bonus

• Belohnung!
  • Gestaffelt nach Anzahl der Schichten!
• Freikontingent KdV
• Helfer-T-Shirt
• Denkt an Leute, die helfen, aber sich auf der Liste gar nicht eintragen.

Kommunikation

• OvD, Fahrer, Nachtwachen, Frühstück, 2 "Springer", alle müssen Mobiltelefone haben und am besten sollten diese dediziert dafür sein.
• Im Fachschaftsbüro muss up-to-date sein, wer gerade wo ist (unterstützende Software?)
• Handys im Orgabüro lassen beim Schichtwechsel.

• Jede neue Schicht muss neu eingewiesen werden.
  • Vorher was erzählen
  • Vor Ort einweisen
  • Helferzettel sind hilfreich.
  • Nach dem Anfang kontrollieren.

Bescheid wissen

• Für jeden Bereich (z.B. Ewiges Frühstück) immer *3* Leute, die den Plan haben und reagieren können.
• Aber es reicht, wenn sie dazu bescheid wissen und andere Themen nicht können.

Schichtplan

• Drucken, drucken, Wände tapezieren.
• Sollte sich überlappen. Einer beginnt 15 Uhr, einer 16 Uhr...
• 4 Stunden Schicht sind super. 6 sind auch ok.
  • Kürzer ist besser, weil flexibel. Dann können auch leute mit Wenig Zeit.

Gesundheit

• Medikamente da haben.
• Wer ist Ersthelfer? 16-Std-Kurs-Nachweis, davon müssen immer welche da sein.

Zusagen

• Es ist besser, eine Option zuviel anbzusagen, als eine fehlende Option zu organisieren.

Schlaf

Seminarräume

• Es gibt 20 Räume, statt nur einem großen Raum.
• Unibetrieb nicht stören.
• Die Räume können nicht genutzt werden, weil Leute darin schlafen.
• Unis haben selten Duschen
• Duschenwagen kostet: 1200 Euro für 10 Duschen.
  • Für das Geld kann man sich auch eine Turnhalle mit Duschen mieten (und noch gut Essen gehen).

Putzen und Sicherheit

• Telefoniert vorher mit der Sicherheit und Putzen: Die müssen sich um nichts kümmern. Sonst fallen die Nachts über schlafende KIFfels.
• Das Hausrecht übertragen lassen.
• Zugang zum Lager geben lassen, um z.B. Handtücher selbst nachzufüllen. Einmal pro Tag (wenn das die Putzkräfte machen) reicht nicht.
• Nachtwachen! In der Turnhalle, ...
  • Oft muss man eine Sicherheitskraft bezahlen.

Wo fragen

• Überall! Forum, AStA, Sportverein, Schulen, Bauern, Alt-Fachschaftler, ...

Räume

• Ausweichräume vorhalten
• Sehr schwierig ist es, das ewige Frühstück für die gesamte Zeit dort haben zu können
• Nach beisammenliegende Räume
• Problem: Gebuchte Räume werden eigenmächtig umgebucht. Lösung: Buchen von hohen Tieren vornehmen lassen! Dann traut sich keiner.
• Fahrstühle müssen rund-um-die-Uhr eingeschaltet sein.

AK-Zeugs

• Ersatztoner, Ersatzdrucker
• Pappe, Stifte, Whiteboard-Marker, ...
• Backup-Technik. Boxen, Mikros
• Batterien
• ...

Sonstiges

• Redeleitung,
• Protokollanten: 2 für das Eröffnungsplenum, 4 beim Abschlussplenum.
• Bei Fragen: Alt-Orgas anschreiben
• Das Ticket hier (Darmstadt) hat p.P. 4,50 EUR gekostet.
  • Mal im Tourismus-Büro fragen, ob die was organisieren können.