KIF530:Festivalplanung

1. Festivalplanung

1. 1. 1. Orga

- Orgastruktur vorher festlegen und KLAR! strukturieren

1. 1. 1. Genehmigungen & rechtliche Vorgaben

(und Helfendenorganisation)

- Linz:

   - Buchen Räumlichkeiten bei der Uni
   - Auch Stadt Linz muss genehmigen, dabei gehts vor allem um Lärmschutz und so
       - Das größte Festival an der Uni Linz ([ÖH Sommerfest](https://www.instagram.com/p/DLAJCbdiFXD/?utm_source=ig_web_copy_link&igsh=MzRlODBiNWFlZA==)) hatte bisher immer einen relativ frühen Veranstaltungsschluss (circa 1), danach wird versucht alle auf eine After-Party in einem Lokal zu schicken, um den Abbau des Festivals zu erlauben.

   -    nach Schankschluss Gäste zu anderen Events / Bars / etc. weiterleiten

- Trier:

   - Veranstaltungsgenehmigung bei der Stadt Trier
   - Jugenschutzkonzept: (ich will ab 16 Jahren - Bändchenpflicht für alle, Kategorien + Strenge Personalausweiskontrolle: U18, 18+, Presse, Team, VIP / Künstler / Mitglieder)
     unterliegt §5 JuSchG → z.B. Aufenthalt bis Mitternacht, ggf. mit "Muttizettel"
   - Versammlungsstättenverordnung (Zelte, Bühnen, Fluchtwege)
   - Lärmschutzauflagen
   - GEMA-Lizensierung (für Musiknutzung)
       - Man bezahlt Geld dafür, Musik spielen zu dürfen, immer früh anmelden und mit Leudis arbeiten, die das schon mal gemacht haben.
   - Versicherungen (Veranstaltungshaftpflicht, Wetterversicherung)

- HTW Saar:

   - Weg über Verwaltung anfragen (Mietanfrage/Anträge)
       - Nicht möglich für das gewünschte Event
   - Über VP Studium und Lehre
   - Leuchtturmprojekt für HS
   - Andere Uni hat abgelehnt
   - HS hat sich um Genehmigungen gekümmert
   - Sicherheitsdienst muss ein bestimmter der Uni sein 
   - Unklare Kosten
   

- RPTU (RPTU RPTU):

   * Helfende bekommen kurze Schichten, damit man auch noch Spaß haben kann
   * Für jede Schicht gibt es Gutscheine für Getränke etc.
   * T-Shirt und Einladung zum Helferfest ab einer bestimmten Stundenanzahl
   * Springende von Anfang an eingeplant
       * Dedicated Springende für Finanzen (um Geld zu tauschen etc.)
       * 5-7 Springende
           * Erfahrungswert
       * Können "relativ" leicht kurz vor dem Event organsiert werden
   * ca. 12 Helfende pro Schicht
   * Springende und Hauptverantwortliche haben Funken mit In-Ears, Orga hat Rasierer (?)
       * Vor dem Event Einführung in den Sprechfunk

• UUlm

   * Schichten von 2-3 Stunden
   * Je nach Uhrzeit mehrere Gutscheine pro Schicht
   * "Edel-Helfer" organisieren ihre Teams im Vorfeld
   * Haben auf dem gesamten Uni-Gelände DECT

• Heidelbeerge

   * Helfende haben Radios, sind aber schwer zu hören
       * Ausweichung auf Telegram

• Lübeck

   * Bleiben als "Straßenfest" unter 10.000 Teilnehmenden, weil es sonst ein "Musikfest" wäre
       * Grund: Anmeldung und Genehmigung
       * Polizei zählt zum Glück immer sehr konservativ (dieses Jahr 8.000 Teilnehmende)
   * viel Orga, viel Team, viel Helfende
   * Orga und Team haben Funkgeräte
       * Funkdisziplin
       * Wegen Fraunhofer kein Funkkontakt im AStA-Büro (außer auf der rechten Toilette)
   

1. 1. 1. Location

- mehrere Bühnen - Einlasskontrollen - Notausgänge und Fluchtwege - Parkplätze oder Shuttle-Service - Toiletteninfrastruktur - Wasser & Stromversorgung - Location selbst: Uni Trier / Hochschule Trier / Messepark

- Lübeck:

   - mit Stadtinstitutionen zu sprechen (proaktiv), mögen die, freuen sich, aber wenn man bullshit machen möchte, denen nicht erzählen, oder ordentlich planen/ausführen.

1. 1. 1. Technik & Infrastruktur

Bühne & Sound-Systeme - Lichttechnik & Stromaggregate - Sanitäranlagen (inkl. barrierefrei) - Zelte / Pavillons für Essen, Trinken, Chill-Areas - Sicherheitszonen und Sanitätsbereiche

1. 1. 1. Awareness Teams

- smart, damit sich Personen wohlfühlen & sicherfühlen

1. 1. 1. Sicherheit & Personal

- Security-Team (Einlass, Gelände, Nachtwache) - Sanitätsdienst (DRK, Malteser o.Ä.) - Ordner und Lotsen - Awareness-Team (gegen Diskriminierung, Übergriffe etc.)

1. 1. 1. Verpflegung & Catering

- Essensstände (Foodtrucks, Uni-Mensa, lokale Anbieter) - Getränke (alkoholfrei & ggf. Bier – Alterskontrollen beachten) - Wasserstationen (besonders im Sommer)

1. 1. 1. Programm & Künstler:innen

- Bands, DJs, Performances (lokale Acts, Uni-Kollektive) - Workshops oder Nebenaktivitäten (Graffiti, Open Mic, etc.) - Zeitplan mit Mainstage / Nebenbühne

1. 1. 1. Marketing & Kommunikation

- Plakate, Flyer (in der Stadt & Uni) - Social Media (Instagram, TikTok, Uni-Portale) - Website mit Infos, Tickets, Anreise - Pressearbeit (Trierischer Volksfreund, Campus-Radio etc.)

1. 1. 1. Finanzen

- Budgetplanung (Technik, Künstler, Sicherheit, Miete etc.) - Sponsoring (lokale Firmen, Sparkasse, Energieversorger, Unisponsoren) - Fördergelder (z. B. vom AStA, Kulturfonds der Uni, Stadtjugendring)

- HTW Saar:

   - AStA übernimmt das größtenteils, die HTW hat eigene Steurberater im AStA sitzen, kennen das prozedere von größeren Geldtransfers.
   - über Fördervereine Geld erhalten, oder über Sponsoren
   - Schöne Sache, wenn Studentengeld unter Studierenden bleibt.
   - mit AStA sprechne, wenn man kein Plan von Finanzen hat.

• Ulm

   * Sonafe open air für einen Abend
   * Wird auf +2.000 € Überschuss kalkuliert, Überschuss wird in Nachfeier investiert
   * Es wird Schankverlust eingepreist, damit die Helfenden auch was trinken

• Lübeck

   * Festival ist nicht geplant, dass das refinanziert werden kann
       * kostet knapp 160.000 Euro
       * 48.000 Euro Verlust eingeplant
   * Sponsoring und Förderungen werden schwierig, weil Summen zu hoch
       * Lösung: für viel Geld werden Stände an Firmen und Werbetreibende vergeben
   * Möglichst niedrige, Studierendenfreundliche Preise, kein Eintritt
   * Wird gemeinsam mit mehreren AStÆ organisiert
   * Gremiennahe Gruppe organisiert ca. 3 kleinere Events im Jahr
   * ab 20 Uhr normalerweise startet der Umsatz und steigt auch immer schneller

• RPTU³

   * Überschuss wird für andere Ausgaben der Fachschaft eingeplant
   * Seit Corona kommen immer weniger Leute, dadurch ist Kostendeckung immer schwieriger
       * vielleicht gibt es bald keine Feste mehr
       * Letztes Event leicht im Minus
   * AStA unterstützt finanziell, finanzielle Rücklagen werden genutzt
   * Vorverkauf vs. Abendkasse
       * Vorverkauf immer inklusive Freigetränke, sodass Mindestumsatz besteht, auch wenn Leute doch nicht kommen
       * Abendkasse muss

1. 1. 1. Nachhaltigkeit

- Müllkonzept (Pfandsystem, Mülltrennung) - Wiederverwendbare Becher

   - Linz verwendet: https://cupconcept.com/de-de/
       - Sind zwar besonders bezüglich rechnungen nicht besonders zuverlässig, aber man kann nicht benützte Becher zurückgeben. Man muss dabei darauf achten, dass keine neuen Boxen angerissen werden, die nicht benötigt werden. 

- Kooperation mit regionalen Anbietern