KIF480:Protokolle und das ganze Drum herum

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Wer nimmt Teil

  • TU Dortmund:
    • Jonas Z (Protokollant)
    • Molly (Admindinge / Redeleitung)
    • David Mehren (Admindinge/Protokoll)
    • Yannick (so halb ne?)
  • HS Karlsruhe:
    • Jonas (Protokollant / Redeleitung / Teilnehmer) (Je nach Sitzung)
    • Marcel (Protokollant / Redeleitung / Teilnehmer) (Je nach Sitzung)
  • HU Berlin:
    • Erik (Protokollant/Redeleitung/Teilnehmer)
  • TU Chemnitz:
    • Ritchi (Sitzungsleitung/Protokollant)
  • RWTH Aachen:
    • Xayomer (Protoschreibsi/Teilnehmi)
  • Uni Freiburg:
    • Johnny (i.d.R. Protokollant)
  • LMU München:
    • Supersonic (Protokollant)

Was sind die Anforderungen an gute Protokolle

  • Leicht verständlich auch für Außenstehende, möglichst jargon-frei
  • Teilnehmer (Wann war wer da?)
  • Verlinkung statt Rezitierung von langen vorhergegangenen Diskussionen oder Informationen. Vlt kurze Zusammenfassung
  • Nachvollziehbarkeit von Beschlüssen
  • Saubere Trennung zwischen öffentlich und nicht öffentlich (Zwei Protokolle)
  • Keine vollen Namen?
    • Vertretbares Privatssphäreproblem für gewählte Vertreter (Legitimation von Entscheidungen)
    • Bei Aufgabenverteilung wichtig
    • ansonsten reicht auch ein Vorname oder Spitzname?)

Wortgetreue Protokolle oder Ergebnisprotokolle?

  • Wortgetreu (vlt sogar Name sagt):
  • Ergebnis / Diskussionsverlauf:
    • TU Dortmund
      • Namen in Anwesenheitsliste und TOP-Quelle
      • Aussagen nur auf expliziten Wunsch mit Namen
    • LMU München
      • keine feste Form, grundsätzlich im Ermessen des aktuellen Protokollikons
    • TU Chemnitz
    • HU Berlin
    • TU Darmstadt
      • Vornamen (und Abkürzung, falls uneindeutig), in Anwesenheitsliste
    • Uni Freiburg
      • sinngemäßer Diskussionsverlauf / Argumente
    • TH Aachen (Diskussionpunkte, teils wörtliche, teils spaßige Randbemerkungen)
    • HS Karlsruhe
      • Vorname, Nachname, Studiengang in Anwesenheitsliste
      • grober Diskussionsverlauf (Pro &Contra zu den Ergebnissen)
      • Namensnennung bei Aufgabenübernahme etc.

Ändert ihr Protokolle im Nachinein, wenn sich Leute beschweren?

  • Ändern, ums sich nicht zu verscherzen
  • Dagegen: Alt, wurde halt so gesagt.

Was ist die Aufgabe der Protokollanten?

  • Dortmund:
  • HU Berlin:
    • Protokollentwurf an Mailingliste zum Review geschickt
    • Danach (theoretisch) auf die Website. (letzter Upload im November)
  • HS Karlsruhe:
    • Im Forum wird einfach für jede Sitzung ein Thread erstellt, wo jeder TOPs stellen kann
    • Website (Wikiseite) des letzten Protokolls wird kopiert und als Vorlage benutzt.
    • Direkt nach Protokollierung im Wiki (mit Änderungshistorie) (hinter Uni-Login)
  • LMU München:
    • A3-Plakat im Fachschaftsraum als TOP-Liste vor der Sitzung (anonyme TOPs)
    • Corona: Etherpad das dann auch als Tafel verwendet wird.
    • Protokollikon schickt bis vor der nächsten Sitzung auf der FS-internen Liste rum:
      • Protokoll (intern+öffentlich)
      • Template fürs nächste Protokoll (mit bisherigen Alt-Todos)
    • Protokoll gelagert auf FS-Terminal-Server, öffentliche Fassung wird (außerhalb von Corona) beim FS-Zimmer aufgehängt
    • ganz selten wurde öffentliche Fassung schon auf Website hochgeladen, aber darum will sich niemand kümmern
    • Tool spuckt Latex-Vorlage für das nächste mal aus.
  • Freiburg:
    • TOPS können auf Website eingetragen werden
    • Erzeugung von Vorlage per Link-Klick (Django, Python)
    • Texte während des Schreibens im Etherpad (Zugriff für aktive Fachschaftler)
    • Veröffentlichung per Mailingliste
  • Aachen:
    • Serientermine im Protokollsystem
    • Protokollsystem erzeugt Etherpad zum Mitschrieben
    • Veröffentlichung automagisch über Protokollsystem nachdem jemand auf ok klickt (keine Abstimmung)
  • TU Chemnitz:
    • Nach der letzten Sitzung wird eine Dummysitzung für die nächste Sitzung erstellt, bis 3 Tage vorher können frei TOPs eingetragen werden
    • PHP-Protokolltool
    • Entwurf wird per Mail rumgeschickt
    • Abstimmen in Sitzung

Welche Hilfsmittel werden so verwendet (kurz!)

  • Vorbereitung (TOPs sammeln)
    • Forumsthread für Sitzung
    • Plakat/Whiteboard im Raum
    • IssueTracker
    • In einem Pad
    • In einem speziellen Tool
    • Berichte vorher schon mal sammeln
  • Während der Sitzung
    • Etherpad (https://etherpad.org/) / CodiMD (https://codimd.org) (teils an die Wand gebeamt)
      • Es soll möglichst nur der Protokollant während der Sitzung schreiben, viele haben aber ihr Pad zumindest einsehbar für den Rest
    • Direkt im CMS/Wiki
    • Lokal auf dem Rechner
  • Postprocessing
    • Pandoc :wohoo:
  • Review
    • Mailingliste
    • MergeRequest
  • Veröffentlichung
    • Physischer Aushang
    • PDF über Mailingliste
    • Text über Mailingliste
    • PDF auf Website
    • HTML auf Website

Beschlüsse:

  • Dortmund sammelt die separat in einem Beschlussbuch
  • Gerne online gesondert gelistet
  • Manche machen Konsens-Beschlüsse
  • Chemnitz: Finanzerbeschlüsse: Für kleine Geldmengen kann der Finanzer einfach so Geld ausgeben ohne eine Sitzung zu benötigen (Zeit verkürzen, wird auf Sitzungen berichtet?)

Problem: Protokolle müssen langsam beschlossen werden: was kann man machen?

  • GO/Satzung ändern -> Kein Beschluss notwendig
  • Informelle Abmachung: Spätestens nach 3 Wochen nehmt das Protokoll bitte an.
  • Leute werden von einem Skript per Mail vor der Sitzung (in der das Proto beschlossen werden soll) genervt.
  • Auf der Sitzung alle Protokolle die nicht angenommen werden durchgehen

Austausch selbstgestricktes Tooling

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