KIF480:AK Planung Meta - Wie soll es in Zukunft weiter gehen

Generelle Pläne & Wünsche

• Von der AK-Wall wird auf jeden Fall eine digitale Version geben
• Vielleicht wird es auch mal einen Podcast geben, in dem das AK Scheduling erklärt wird

Eintragung

• Es wäre schön beim Eintragen eines AKs zu sehen, wann andere AKs sind
  • Im Anfangsplenum können noch AKs eingetragen. Erst dannach ist das Scheduling. Daher gibt es zu dem Zeitpunkt der Eintragung noch keine Infos dazu
  • Die Leute sollten möglichst viel Auswahl liefern, wann ihre AKs sein sollen
  • Es müssen viele AKs gleichzeitig gelegt werden
• Den AK Scheduling und das richtige Ausfüllen könnte man mal ins Erstkiffelheft aufnehmen
  • Wenn das zu detailliert ist, liest es keiner
  • Es ist schwierig das zu erklären. Viele Leute stellen die gleichen Fragen, die eigentlich schon beantwortet wurden
    • Ein AK um das Scheduling zu erklären, wurde nicht besucht
  • Vielleicht wäre ein Sensibilisierungsfragebogen sinnvoll

Interessensbekundung

• Während des Plenums die AKs mitzuschreiben, ist machbar. Dieses Jahr gab es natürlich einige Neuheiten
  • Die Orga der nächsten KIF sollte sich Gedanken machen, wie man digitale Interessensbekundungen implementiert
  • Mit dem aktuellen System können wir nur über die Anzahl der Interessenten Aussagen machen, nicht über Mengen an Leuten, die gleiche Interessen haben
    • aktuell gibt es da aber schlimmere Baustellen
  • Der CCC hat ein System dafür. Da läuft die Votingphase aber deutlich länger. Hier werden während des Plenums noch AKs eingereicht
• Es wäre schön gewesen in der Übersicht schon AKs liken zu können
  • Das war kurzfristig organisiert. Bis zur nächsten KIF kann man das sicher verbessern

Scheduling

• Wie gut ist das Scheduling parallelisierbar?
  • In Magdeburg hat es mit 25 Leuten relativ gut funktioniert
  • Wenn wir die Zettel drucken können, brauchen wir nicht ganz so viele Leute
  • Für die Parallelisierung, ist das Konzept wichtig
  • Es ist immer einfacher, wenn Leute schon Erfahrung haben
  • Mit den 25 Leuten gab es noch viele Fleißaufgaben (z.B. Zettel schneiden und beschreiben)
  • Diese KIF gab es die klare Trennung zwischen Inhalts- und Spaß-AKs. Die kann man dann natürlich getrennt schedulen
    • auf einer realen KIF mit begrenzten Räumen wird das schwieriger
    • große AKs müssen da in großem Räumen sein
    • hier gab es die Anweisung, dass die Räume im nächsten Slot freibleiben sollten, damit überzogen werden kann
    • einige Vorgaben waren sehr kurzfristig
• Es gibt einige fixe AKs (z.B. gesponsorte Vorträge). Die werden zuerst behandelt
• Ist eine Automatisierung möglich
  • Das Schwierige ist, dass die Constraints eingehalten werden. Das ist nicht immer möglich
  • Es gab verschiedene Versuche einer Automatisierung, die aber alle gescheitert sind
  • Die Vor- und Nachbereitung kann anstrengend sein
  • Menschen haben einiges an Hintergrundwissen und das Rumschieben zu vereinfachen
  • Das Hin- und Herschieben ist auch nicht der größte Teil des AK Scheduling
  • Das aktuelle AK-System ist Open Source und darf gerne weiterentwickelt werden
• Man könnte das hin- und herschieben vereinfachen, vielleicht mit einem digitalen Tool
  • Man konnte diese KIF nicht so gut die Zettel lesen

AK-Planungstool

• Es war schön als AK-Ersteller mögliche Zeiten im System eintragen zu können
  • Das wäre auch als weiches Constraint schön
    • Das könnte Leute verwirren
  • Aktuell werden weiche Constraints weitestgehend ignoriert
  • Einige Leute tragen Sachen im Freitextfeld ein, die aber im Kalender nicht zu finden sind
    • Es wird beim Scheduling beides beachtet
    • Der Kalender wurde erst fertiggestellt, als die meisten AKs schon eingetragen waren. Bei der nächsten KIF wird das Problem vermutlich nicht so schlimm sein
  • Zeitplaner vorausgefüllt?
  • Hilfetext ergänzen: “Bitte gib alle Zeiten an, zu denen du den AK anbieten könntest. Wünsche bitte ins Notizfeld.”
    • Kommentare wie “bitte Donnerstags” können nicht immer beachtet werden, werden aber immer gelesen
  • Es ist schwierig auch schon nur die harten Constraints zu erfüllen
    • Die Komplexität dieser Aufgabe ist über die letzten KIFs stark gewachsen
  • Es gab dieses Jahr sehr wenige Änderungswünsche
  • Die Constraints wurden noch per Hand geprüft. Das sollte sich ändern
• Das Feature sich die Bearbeitungs-History anzuschauen, wurde schon benutzt
• Es war irritierend, dass an einer anderen Stelle die virtuellen Räume eingetragen werden müssen, als normale
  • Das django-admin-Interface existiert von alleine, alles andere ist Arbeit zu schreiben
  • Es gab in Darmstadt mal eine große Software, die sich um alles an der KIF gekümmert hat. Das wurde nie wieder eingesetzt, weil jede Orga ihre eigene Struktur haben möchte
    • Daher sollte unsere Software modular gestaltet werden
    • Jede Orga kann ein eigenes System bauen
• Automatische Pad-Links wären schon, haben aber gerade niedrige Priorität
• Wenn man möchte, dass Daten nach der KIF gelöscht werden sollen, kann man immer die Admins fragen
  • Das BMBF möchte die AKs und Protokolle haben, die wir ihnen schicken
• nicht öffentliche Infos über AKs sollten per Mail an Nana und Benjamin geschickt werden
  • Denkbar wäre ein Textfeld bei der Eintragung der AKs
    • Dann kann man die Daten danach nicht mehr einsehen
    • Infos wie “Ihr könnt mich hier und hier für Rückfragen erreichen” könnten durch ein Textfeld niederschwelliger gegeben werden
  • Man könnte einen mailto-link hinschreiben

Während der KIF

• Änderungen müssen aktuell mit dem AK Scheduling abgesprochen werden. Der schläft aber meistens am Donnerstag morgen
  • Es können Leute vom Infodesk noch Sachen ändern. Den gibt es aber auf dieser KIF nicht
  • Das Wichtige ist das automatische Constraint-Checking, damit Leute nicht versehentlich Constraints verletzen
    • Es gibt Ausnahmefälle, z.B. wenn zwei AKs zusammengelegt werden
    • Dieses Jahr gab es sehr wenige AKs, die nur eine Stunde angegeben haben. Dadurch musste man längere AKs in die 1-Stunden-Slots legen
    • Das System sollte sich nicht weigen harte Constraints zu verletzen, aber eine klare Warnung ausgeben
  • Es soll vermieden werden, dass Leute AKs umschedulen, ohne sich zumindest mit dem Infodesk oder dem AK Scheduling abzusprechen

Personalisierung

• Einige AKs konnten nicht in der AK-Wall gefunden werden. Es wäre schön nach AKs einer Person suchen zu können
  • Dadurch hat auf dieser KIF eine Person einen ihrer AKs verschlafen
  • Das Tool soll immer auch ohne Account nutzbar sein. Daher wurde bisher auf User Management verzichtet
  • Es wird aktuell nach Lösungsansätzen für mehr Customization gesucht, ohne ein Benutzersystem einzuführen, z.B. über ein Token statt einem Login
    • Denkbar wäre auch eine Mailadresse zu hinterlegen. Da gibt es aber das Problem, dass personalisierte Informationen geleakt werden können.
    • Die Daten liegen auf einer Infrastruktur, die nicht unter der Kontrolle des AK Scheduling stehen
    • Und wenn sich dann Menschen auf eine Mail verlassen, die aufgrund technnischer Probleme nicht kommt, ist das auch ungut
    • Auch wenn man ein Token verwendet, können Rückschlüsse auf einzelne Personen gezogen werden
    • Die Daten könnten auch alle im Token gespeichert werden
      • Damit die Liste aktualisiert werden kann, wäre es sinnvoll, dass die Daten auf dem Server liegen
      • Dann kann man das von mehreren Geräten aufrufen und auch von mehreren Menschen in einer Fachschaft genutzt werden
      • Die Daten sollten dann nach der KIF gelöscht werden, damit man nicht z.B. durch ML Muster feststellen kann
      • Ein QR-Code wäre auch denkbar
      • Das Token sollte in der URL gespeichert werden, da viele Menschen Cookies deaktiviert haben
    • Man muss an der KIF auch ohne mobiles Internet teilnehmen können
      • Es sollten möglichst niedrige Hürden geschaffen werden, aber Sachen wie AK-Personalisierung sollten immer ein Extra und kein Muss sein
      • Keiner darf ausgeschlossen werden oder schwere Nachteile haben
  • Vielleicht könnte man sich hinter das fachschaften.org-Backend hängen
    • Da können sich alle Leute mit einer Uni-Mail registrieren
    • Man sollte keinen Nachteil haben, wenn man keinen Account erstellt
    • Es soll kein sozialer Druck entstehen, seine Daten preiszugeben
    • Da wäre Accountverwaltung immer noch sehr viel Aufwand

Besonderheiten/Feedback & Co dieser KIF

• Das Scheduling auf dieser KIF war zufriedenstellend
  • Pausen & Mittagspause sind hilfreich
  • Die Links zu den Räumen zu finden ist aktuell noch sehr umständlich
  • Die Einteilung in Produktiv-AKs morgens und Spaß-AKs Abend war gut
    • Das legt alles die Orga fest und sollte dieser auch mitgeteilt werden
  • Dass am Sonntag noch Spaß-AKs angeboten werden, entzerrt es etwas