KIF420:HowToDokumentation-ProtokollHowTo

Protokoll-HowTo

Namenskonvention (wie verlinke ich richtig?)

Es sollte sich auf eine Einheitliche Benennungskonvention geeinigt werden.

Z.B.:

Wöchentliche Sitzungen: HowToDoku-Protokoll20140529

Protokolle während Projektphasen (pro Jahr/Semester/Konferenz/etc) HowToDoku-Protokoll-2014-1 HowToDoku-Protokoll-SoSe14-1 HowToDoku-Protokoll-KIF42-1

ep.mafiasi.de/p/HowToDoku-Protokoll-KIF42-2014-05-29

Protokoll-HOWTO:

Protokoll-Kopf:

• Datum: tt.mm.jjjj
• Beginn: Uhrzeit
• optional:Ort:
• Anwesende: Name(n)/Anzahl
• optional: Gäste u. Mitglieder trennen
• optional: Abwesende: Name(n)
  • Entschuldigt/unentschuldigt:
  • Dauerhaft entschuldigt:
• optional: später dazugekommen: Name(n)
• optional: früher gegangen: Name(n)
• optional: Watching from afar
• optional: Pause: von-bis
• Ende: Uhrzeit
• Redeleitung: Name
• Protokoll: Name
  • Emailadresse Protokoll:
• optional: Nächstes Treffen: Datum / Woche / Dudle-Link
• optional: Anlagen:
• Abstimmungsform: (J/N/E)
• optional:Beschlussfähigkeit: #t/#f

optional: TOPs

zu besprechende Themen auflisten

Thema 1

Besprochenes zum Thema aufschreiben (einschließlich Entscheidungsfindung und pro-/kontra-Argumenten); optional mit Untersektionen Diskussionsbeiträge nicht einzeln, sondern Tendenzen/Grundaussagen niederschreiben, jedes pro- und kontra-Argument wird genannt. Meinungsbilder (inkl. Gäste) zu Fragen bzw. Aussagen (kein Beschluss)

Outcome

Ergebnis der Diskussion ausformuliert/Zusammenfassung der Diskussion (Konsens)

Beschluss

Beschlüsse mit Abstimmungsergebnis (J/N/E) Idee: gesonderte Sammlung aller Beschlüsse (insb. Finanzen) inkl. abgelehnte Beschlüsse (Techn.: Beschlüsse mit Tag markieren -> automatische Erstellung der Beschlussammlung)

Interna

Bei öffentlichen Protokollen: Interna in gesondertes, nichtöffentliches Protokoll (Techn.: Interna mit Tag markieren -> automatische Erstellung eines Protokolls mit Interna)

Thema 2

s.o.

Thema n

s.o.

TODOs

im Laufe des Treffens angefallene TODOs (mit Verantwortlichen) Verschiedene Möglichkeiten für ToDo-Verwaltung:

• Ticketsystem (z.B. Redmine) zusätzlich möglich
• "Todo-Verantwortlicher": Leute in den Arsch treten, schauen, wer was getan hat

Neu

Bei der aktuellen sitzung entstandene ToDos

• ToDo [0person] #open

Alt

ToDos aus vorherigen Sitzungen

• ToDo [1irgendwer] #done
• ToDo [2jemand] #reminder
• ToDo [3nochwer] #inprogress

Beim speichern

• Zusammenfassung schreiben (Z.B. Protokoll angelegt)
• Benutzernamen angeben (VornameNachname)
• Bei kleinen Änderungen (z.B. Rechtschreibfehler korrigiert) zusätzlich bei "Dies ist eine kleine Änderung" einen Haken setzen