Bearbeiten von „KIF375:Veranstaltungsplanung“
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= Begrüßungsrunde = | = Begrüßungsrunde = | ||
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Eine Definition vorweg: | Eine Definition vorweg: | ||
* Organisatoren planen und bereiten das Fest vor | * Organisatoren planen und bereiten das Fest vor | ||
* Helfer arbeiten während der Veranstaltung (Aufbau, | * Helfer arbeiten während der Veranstaltung (Aufbau, Staende, Abbau) | ||
== Wer organisiert/hilft == | == Wer organisiert/hilft == | ||
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* Spieleabend | * Spieleabend | ||
== Organisationsformen == | === Organisationsformen === | ||
Die einfachste Aufteilung der Orgas besonders bei wenigen Hauptorgas ist die Verteilung nach Ressort. Einer kümmert sich z.B. um Stände, ein anderer um Bands&Musik und der nächste um die gesamte Bürokratie oder Sponsoren. Damit sind die Zuständigkeiten und internen Ansprechpartner geklärt. Bei größeren Veranstaltungen kann das aber auch ordentlich in Arbeit ausarten. | Die einfachste Aufteilung der Orgas besonders bei wenigen Hauptorgas ist die Verteilung nach Ressort. Einer kümmert sich z.B. um Stände, ein anderer um Bands&Musik und der nächste um die gesamte Bürokratie oder Sponsoren. Damit sind die Zuständigkeiten und internen Ansprechpartner geklärt. Bei größeren Veranstaltungen kann das aber auch ordentlich in Arbeit ausarten. | ||
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Je näher es auf die Veranstaltung zugeht, desto häufiger sollten die Treffen stattfinden, weil vermutlich auch mehr passiert. Bei längeren "Veranstaltungen" wie z.B. einer O-Phase, sollte es auch während der Veranstaltung regelmäßige Treffen geben (z.B. jeden Morgen beim gemeinsamen Frühstück). Wird dann der Tagesablauf abgesprochen, lassen sich Probleme eventuell schon im Vorfeld aus dem Weg räumen. Der Termin muss nicht lange dauern, aber er sorgt dafür, dass der Tag für alle Beteiligten um einiges angenehmer abläuft, weil alle gleich gut informiert sind. | Je näher es auf die Veranstaltung zugeht, desto häufiger sollten die Treffen stattfinden, weil vermutlich auch mehr passiert. Bei längeren "Veranstaltungen" wie z.B. einer O-Phase, sollte es auch während der Veranstaltung regelmäßige Treffen geben (z.B. jeden Morgen beim gemeinsamen Frühstück). Wird dann der Tagesablauf abgesprochen, lassen sich Probleme eventuell schon im Vorfeld aus dem Weg räumen. Der Termin muss nicht lange dauern, aber er sorgt dafür, dass der Tag für alle Beteiligten um einiges angenehmer abläuft, weil alle gleich gut informiert sind. | ||
== Helferentlohnung == | |||
Von folgenden Möglichkeiten der Be- bzw. Entlohnung von Helfern wird Gebrauch gemacht: | Von folgenden Möglichkeiten der Be- bzw. Entlohnung von Helfern wird Gebrauch gemacht: | ||
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* ein nachträgliches (kostenloses) Helferfest für alle Helfer | * ein nachträgliches (kostenloses) Helferfest für alle Helfer | ||
== Abbauhelfer rekrutieren == | |||
Abbauhelfer für die Nacht nach der Party zu finden ist recht schwer. Folgende Punkte können die Suche erleichtern und werden angewandt: | Abbauhelfer für die Nacht nach der Party zu finden ist recht schwer. Folgende Punkte können die Suche erleichtern und werden angewandt: | ||
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** Helfer für eine späte Schicht am Stand zu finden ist eventuell einfacher, als explizite Abbauhelfer | ** Helfer für eine späte Schicht am Stand zu finden ist eventuell einfacher, als explizite Abbauhelfer | ||
== Nicht erscheinende Helfer == | |||
* bei den meisten Fachschaften hat dies keine Folgen (auch wenn der Helfer vorher bereits seine Belohnung erhalten hat) | * bei den meisten Fachschaften hat dies keine Folgen (auch wenn der Helfer vorher bereits seine Belohnung erhalten hat) | ||
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* Blacklist mit "unzuverlässigen" Helfern führen und diese nicht bei zukünftigen Festen zulassen | * Blacklist mit "unzuverlässigen" Helfern führen und diese nicht bei zukünftigen Festen zulassen | ||
== Sonstiges zu Helfern == | |||
* Springer von vornherein fest einplanen (diese sollten Ahnung haben und nüchtern sein) | * Springer von vornherein fest einplanen (diese sollten Ahnung haben und nüchtern sein) | ||
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Man kann zwar einfach so zig Firmen nach "Sponsoring" anfragen, die Ausbeute dürfte allerdings relativ gering sein. Am besten ist hier der persönliche Kontakt. Man sollte dem potentiellen Sponsor durchaus erklären können, welchen konkreten Nutzen er von einem Sponsoring hat - wenn man selbst keinen findet ist es vielleicht nicht der richtige Sponsor! | Man kann zwar einfach so zig Firmen nach "Sponsoring" anfragen, die Ausbeute dürfte allerdings relativ gering sein. Am besten ist hier der persönliche Kontakt. Man sollte dem potentiellen Sponsor durchaus erklären können, welchen konkreten Nutzen er von einem Sponsoring hat - wenn man selbst keinen findet ist es vielleicht nicht der richtige Sponsor! | ||
* Firmen über Ex-Fachschafter ansprechen | * Firmen über Ex-Fachschafter ansprechen | ||
* Sparkassen und kommunale Unternehmen, die sich sozial engagieren | * Sparkassen und kommunale Unternehmen, die sich sozial engagieren | ||
* (lokale) Unternehmen (am einfachsten Mittelständler) mit Recruitinginteressen | * (lokale) Unternehmen (am einfachsten Mittelständler) mit Recruitinginteressen | ||
* Unternehmen mit Studierenden als Kundengruppe (z.B. Internetanbieter auf Erstiparty | * Unternehmen mit Studierenden als Kundengruppe (z.B. Internetanbieter auf Erstiparty) | ||
* AStA/StuRa gegen Logo | * AStA/StuRa gegen Logo | ||
== Werbung == | == Werbung == | ||
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* Merchandise-Material ist besser als Flyer | * Merchandise-Material ist besser als Flyer | ||
** Flyer landen meist eh nur am Boden | ** Flyer landen meist eh nur am Boden | ||
= Angebot = | = Angebot = | ||
Zeile 358: | Zeile 323: | ||
Irgendwann ist eure Genehmigung zu Ende und ihr wollt eventuell noch ein wenig länger machen. So lange man nicht nach dem Schluss noch die nächste 100er Packung Steaks anbricht, ist das auch nicht weiter wild. 30 Minuten oder 1 Stunde überziehen wird meist geduldet. Kommt die Polizei das erste Mal vorbei, gibt es eine Verwarnung. Nach dieser solltet ihr dann die Musik runter drehen und den Verkauf einstellen oder wenigstens - als Zeichen des guten Willens - anfangen abzubauen und nichts neues mehr anbrechen. Beim zweiten, spätestens dritten Mal, ist eure Party dann zu Ende. Überlegt euch, ob ihr das riskieren wollt. Wenn ihr z.B. im Außenbereich nur bis 24:00 Uhr feiern dürft, innen aber bis 03:00 Uhr, wäre es schade wenn ihr 01:30 Uhr abbrechen müsst, weil draußen noch der Bär tobt! | Irgendwann ist eure Genehmigung zu Ende und ihr wollt eventuell noch ein wenig länger machen. So lange man nicht nach dem Schluss noch die nächste 100er Packung Steaks anbricht, ist das auch nicht weiter wild. 30 Minuten oder 1 Stunde überziehen wird meist geduldet. Kommt die Polizei das erste Mal vorbei, gibt es eine Verwarnung. Nach dieser solltet ihr dann die Musik runter drehen und den Verkauf einstellen oder wenigstens - als Zeichen des guten Willens - anfangen abzubauen und nichts neues mehr anbrechen. Beim zweiten, spätestens dritten Mal, ist eure Party dann zu Ende. Überlegt euch, ob ihr das riskieren wollt. Wenn ihr z.B. im Außenbereich nur bis 24:00 Uhr feiern dürft, innen aber bis 03:00 Uhr, wäre es schade wenn ihr 01:30 Uhr abbrechen müsst, weil draußen noch der Bär tobt! | ||