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| = Begrüßungsrunde = | | = Begrüßungsrunde = |
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| Eine Definition vorweg: | | Eine Definition vorweg: |
| * Organisatoren planen und bereiten das Fest vor | | * Organisatoren planen und bereiten das Fest vor |
| * Helfer arbeiten während der Veranstaltung (Aufbau, Stände, Abbau) | | * Helfer arbeiten während der Veranstaltung (Aufbau, Staende, Abbau) |
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| == Wer organisiert/hilft == | | == Wer organisiert/hilft == |
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| Die Organisatoren sind fast immer Fachschafter. Ein weiteres Konzept ist, die Erstis organisieren zu lassen, dabei werden sie von erfahrenen Fachschaftern (sog. Schattenorga) unterstützt und "überwacht". Die Schattenorga steht natürlich auch bei Fragen/Problemen zur Seite und schaut, dass es in den Ressorts "läuft".
| | * die Organisatoren sind fast immer Fachschafter |
| | * ein weiteres Konzept ist, die Erstis organisieren zu lassen |
| | ** erfahrene Fachschafter (Schattenorga) unterstützen und "überwachen" |
| | ** Schattenorga steht natürlich auch bei Fragen/Problemen zur Seite und schaut, dass es in den Ressorts "läuft" |
| | * Wo kommen die Helfer her: |
| | ** alle Fachschafter (oder eine Untergruppe, z.B. alle Viertsemester) |
| | ** O-Phasen-Tutoren |
| | ** Erstis (die über O-Phasen-Tutoren angesprochen werden) |
| | ** Freunde und Bekannte von aktiven Fachschaftern |
| | ** spontan |
| | *** Helferlisten dienen hier eher als Richtlinie |
| | *** kommt eher für kleinere Veranstaltungen (<100 Leute) in Frage |
| | ** zukünftige Fachschafter (Leute die mehr machen wollen) Newbies |
| | ** Ex-Fachschafter die bereits im Job sind |
| | ** alle Studierenden werden über eine Webseite angesprochen zu helfen |
| | ** Mentees über ein Mentorenprogramm ansprechen |
| | *** Erfahrungen sind sehr gut, da eine Hohe persönliche Bindung zwischen Mentoren und Mentees besteht |
| | ** externe Vereine (siehe Outsourcing, Risiko bleibt allerdings bei der Fachschaft) |
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| Wo kommen die Helfer her:
| | == Helferentlohnung == |
| * alle Fachschafter (oder eine Untergruppe, z.B. alle Viertsemester)
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| * O-Phasen-Tutoren
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| * Erstis (die über O-Phasen-Tutoren angesprochen werden)
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| * Freunde und Bekannte von aktiven Fachschaftern
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| * spontan
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| ** die Helferlisten dienen hier eher als Richtlinie
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| ** kommt eher für kleinere Veranstaltungen (<100 Leute) in Frage
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| * zukünftige Fachschafter (Leute die mehr machen wollen), Newbies
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| * Ex-Fachschafter die bereits im Job sind
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| * alle Studierenden werden über eine Webseite angesprochen zu helfen
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| * Mentees über ein Mentorenprogramm ansprechen
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| ** Erfahrungen sind sehr gut, da eine Hohe persönliche Bindung zwischen Mentoren und Mentees besteht
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| * externe Vereine (siehe Outsourcing, Risiko bleibt allerdings bei der Fachschaft)
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| Um den Orgas auch etwas zurückzugeben bieten sich gemeinsame Aktivitäten an, z.B. nach jeder großen Sitzung. So kann jedes Ressort/Team reihum etwas organsieren, wie etwa:
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| * Glühwein trinken
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| * Waffeln backen
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| * gemeinsames Grillen
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| * Weihnachtsmarkt besuchen
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| * Kubb/Wikingerschach spielen
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| * Spieleabend
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| == Organisationsformen ==
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| Die einfachste Aufteilung der Orgas besonders bei wenigen Hauptorgas ist die Verteilung nach Ressort. Einer kümmert sich z.B. um Stände, ein anderer um Bands&Musik und der nächste um die gesamte Bürokratie oder Sponsoren. Damit sind die Zuständigkeiten und internen Ansprechpartner geklärt. Bei größeren Veranstaltungen kann das aber auch ordentlich in Arbeit ausarten.
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| Bei Veranstaltungen mit vielen Organisatoren bietet es sich an Teams (mit 4-5 Leuten) zu bilden, welche sich dann um ein Ressort kümmern. Wichtig ist hierbei nur, dass sich alle im Team verantwortlich fühlen, damit der Laden läuft, oder das Team braucht einen expliziten Leiter. Teamsitzungen und -entscheidungen sollten protokolliert werden und z.B. über eine Mailingliste auch den anderen Teams zur Verfügung gestellt werden. So können sich diese bei Kollissionen mit der eigenen Arbeit melden. Es spricht auch nichts dagegen, wenn sich Orgas in mehreren Teams einbringen.
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| Damit die Ressorts nicht aneinander vorbeireden/-arbeiten sind regelmässige Treffen (z.B. wöchentlich) sehr sehr nützlich. Sofern die Teams intern die Ergebnisse der Sitzung kommunizieren, brauchen nicht alle anwesend zu sein. Die Teams sollten hier ihre bisherige Arbeit vorstellen und was sie bis zum nächsten Treffen vorhaben. Das Treffen dient nicht nur der Kontrolle ob es vorwärts geht, sondern bietet auch eine gute Plattform für den Austausch und die Kooperation mit den anderen Teams.
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| Je näher es auf die Veranstaltung zugeht, desto häufiger sollten die Treffen stattfinden, weil vermutlich auch mehr passiert. Bei längeren "Veranstaltungen" wie z.B. einer O-Phase, sollte es auch während der Veranstaltung regelmäßige Treffen geben (z.B. jeden Morgen beim gemeinsamen Frühstück). Wird dann der Tagesablauf abgesprochen, lassen sich Probleme eventuell schon im Vorfeld aus dem Weg räumen. Der Termin muss nicht lange dauern, aber er sorgt dafür, dass der Tag für alle Beteiligten um einiges angenehmer abläuft, weil alle gleich gut informiert sind.
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| == Helfer ==
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| === Helferentlohnung ===
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| Von folgenden Möglichkeiten der Be- bzw. Entlohnung von Helfern wird Gebrauch gemacht: | | Von folgenden Möglichkeiten der Be- bzw. Entlohnung von Helfern wird Gebrauch gemacht: |
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| * ein nachträgliches (kostenloses) Helferfest für alle Helfer | | * ein nachträgliches (kostenloses) Helferfest für alle Helfer |
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| === Abbauhelfer rekrutieren ===
| | == Abbauhelfer rekrutieren == |
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| Abbauhelfer für die Nacht nach der Party zu finden ist recht schwer. Folgende Punkte können die Suche erleichtern und werden angewandt: | | Abbauhelfer für die Nacht nach der Party zu finden ist recht schwer. Folgende Punkte können die Suche erleichtern und werden angewandt: |
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| ** Helfer für eine späte Schicht am Stand zu finden ist eventuell einfacher, als explizite Abbauhelfer | | ** Helfer für eine späte Schicht am Stand zu finden ist eventuell einfacher, als explizite Abbauhelfer |
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| === Nicht erscheinende Helfer ===
| | == Nicht erscheinende Helfer == |
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| * bei den meisten Fachschaften hat dies keine Folgen (auch wenn der Helfer vorher bereits seine Belohnung erhalten hat) | | * bei den meisten Fachschaften hat dies keine Folgen (auch wenn der Helfer vorher bereits seine Belohnung erhalten hat) |
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| * Blacklist mit "unzuverlässigen" Helfern führen und diese nicht bei zukünftigen Festen zulassen | | * Blacklist mit "unzuverlässigen" Helfern führen und diese nicht bei zukünftigen Festen zulassen |
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| === Sonstiges zu Helfern ===
| | == Sonstiges zu Helfern == |
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| * Springer von vornherein fest einplanen (diese sollten Ahnung haben und nüchtern sein) | | * Springer von vornherein fest einplanen (diese sollten Ahnung haben und nüchtern sein) |
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| Man kann zwar einfach so zig Firmen nach "Sponsoring" anfragen, die Ausbeute dürfte allerdings relativ gering sein. Am besten ist hier der persönliche Kontakt. Man sollte dem potentiellen Sponsor durchaus erklären können, welchen konkreten Nutzen er von einem Sponsoring hat - wenn man selbst keinen findet ist es vielleicht nicht der richtige Sponsor! | | Man kann zwar einfach so zig Firmen nach "Sponsoring" anfragen, die Ausbeute dürfte allerdings relativ gering sein. Am besten ist hier der persönliche Kontakt. Man sollte dem potentiellen Sponsor durchaus erklären können, welchen konkreten Nutzen er von einem Sponsoring hat - wenn man selbst keinen findet ist es vielleicht nicht der richtige Sponsor! |
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| Wer sind potentielle Sponsoren und wie kommt man an sie ran?
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| * Firmen über Ex-Fachschafter ansprechen | | * Firmen über Ex-Fachschafter ansprechen |
| * Sparkassen und kommunale Unternehmen, die sich sozial engagieren (möglichst weit oben anfragen) | | * Sparkassen und kommunale Unternehmen, die sich sozial engagieren |
| * (lokale) Unternehmen (am einfachsten Mittelständler) mit Recruitinginteressen (direkt nach der HR Abteilung fragen) | | * (lokale) Unternehmen (am einfachsten Mittelständler) mit Recruitinginteressen |
| * Unternehmen mit Studierenden als Kundengruppe (z.B. Internetanbieter auf Erstiparty) (Marketingabteilung) | | * Unternehmen mit Studierenden als Kundengruppe (z.B. Internetanbieter auf Erstiparty) |
| * AStA/StuRa gegen Logo | | * AStA/StuRa gegen Logo |
| * Brauereien - eventuell kann man etliche Gratiskästen oder bessere Konditionen raushandeln, wenn man ein Logo aufs Plakat druckt oder ein Banner aufhängt (Anfrage über zuständigen Vertriebler)
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| Wenn Sponsoren etwas auslegen wollen, sollten es besser Merchandiseartikel sein. Flyer & Co. bleiben nur liegen und werden im schlimmsten Fall überall fallen gelassen. Seine Sponsoren darf man ruhig ein wenig umsorgen (z.B. Dankesschreiben nach dem Fest!), das spart viel Zeit zur Suche beim nächsten Mal.
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| Um die Claims klar abzustecken lohnt sich ein Sponsoringvertrag der folgendes enthalten sollte:
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| * Leistungen von euch (z.B. Werberechte: Art, Form, Anzahl)
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| * Leistungen des Sponsors (Logos, Material bereitstellen)
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| * Einschränkungen
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| * Preis und Zahlungsmodalitäten
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| * Exklusivitätsvereinbarungen
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| * Haftung/Rücktritt/Sonstiges
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| == Werbung == | | == Werbung == |
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| * Merchandise-Material ist besser als Flyer | | * Merchandise-Material ist besser als Flyer |
| ** Flyer landen meist eh nur am Boden | | ** Flyer landen meist eh nur am Boden |
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| === Eigenwerbung ===
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| Ihr wollte eure Veranstaltung an den Mann bringen. Je nach Budget bieten sich hier verschiedene Möglichkeiten:
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| * Plakate (auf dem Campus oder in Studentenclubs)
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| * ein Banner an der Mensa
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| * Flyer an zentralem Ort auf dem Campus verteilen (seehr aufwändig)
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| * Flyer auf den Mensatischen auslegen (nicht überall erlaubt, teilweise mit Auflagen)
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| * Servietten bedrucken
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| * Werbung auf Monitoren in der Mensa (oder der Straßenbahn, etc.)
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| Nicht vergessen, dass man evtl. nicht überall werben darf, wenn man eine Campusparty macht (gibt es Regeln der Uni?)
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| = Angebot = | | = Angebot = |
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| * Pommes: eine Portion(~150-200g) je 3-4 Gästen | | * Pommes: eine Portion(~150-200g) je 3-4 Gästen |
| ** lieber etwas reichlicher kalkulieren, da es wirklich billig ist (10kg für ca. 8 Euro) und man den Ausverkauf vom Fleisch abfangen kann | | ** lieber etwas reichlicher kalkulieren, da es wirklich billig ist (10kg für ca. 8 Euro) und man den Ausverkauf vom Fleisch abfangen kann |
| ** das Altöl abkühlen lassen(!), wieder zurück in die Behälter (praktisch sind z.B. 10-Liter-Kanister mit Schraubverschluss) kippen, diese verschliessen und im Restmüllcontainer entsorgen
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| === Pfandmarken === | | === Pfandmarken === |
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| = Offizielles = | | = Offizielles = |
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| Die Informationen in diesem Bereich sind stark abhängig von der Stadt, Auflagen der Uni und dem Rahmen in dem eure Veranstaltung stattfindet. | | Die Informationen in diesem Bereich sind stark abhängig von der Stadt, Auflagen der Uni und dem Rahmen in dem eure Veranstaltung statt findet. |
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| == Genehmigungen == | | == Genehmigungen == |
| | | von der Stadt: |
| Für die meisten Veranstaltungen (insbesondere wenn man sie bei fremden Leuten bewirbt) braucht man von der Stadt:
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| * Genehmigung des vorübergehenden Gaststättenbetriebs | | * Genehmigung des vorübergehenden Gaststättenbetriebs |
| ** der Verkauf von Essen ist eine Grauzone (wenn ihr niemanden mit "Belehrung zum Infektionsschutzgesetz" habt), meist ist es aber kein Problem, wen die Stände nur kurz stehen (einen Abend) und beim Aufbau sauber sind | | ** der Verkauf von Essen ist eine Grauzone (wenn ihr niemanden mit "Belehrung zum Infektionsschutzgesetz" habt), meist ist es aber kein Problem, wen die Stände nur kurz stehen (einen Abend) und beim Aufbau sauber sind |
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| ** wenn die Stadt euch nicht den erwünschten Zeitraum erlaubt, versucht telefonisch oder persönlich nochmal nachzuhaken, meist lassen sich noch 1-2 Stunden raushandeln | | ** wenn die Stadt euch nicht den erwünschten Zeitraum erlaubt, versucht telefonisch oder persönlich nochmal nachzuhaken, meist lassen sich noch 1-2 Stunden raushandeln |
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| Wenn ihr auf eurem Unigelände feiern wollt, braucht ihr vermutlich eine Genehmigung für die Räumlichkeiten (ist meist kostenlos). Dazu kommen (je nach Uni) noch verschiedene Anlagen: | | Wenn ihr auf eurem Unigelände feiern wollt, braucht ihr vermutlich eine Genehmigung für die Räumlichkeiten (ist meist kostenlos). Dazu gehören (je nach Uni) noch verschiedene Anlagen: |
| * Vertrag der Haftpflichtversicherung | | * Vertrag der Haftpflichtversicherung |
| * Vertrag mit einer Reinigungsfirma übers Putzen hinterher | | * Vertrag mit einer Reinigungsfirma übers Putzen hinterher |
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| Irgendwann ist eure Genehmigung zu Ende und ihr wollt eventuell noch ein wenig länger machen. So lange man nicht nach dem Schluss noch die nächste 100er Packung Steaks anbricht, ist das auch nicht weiter wild. 30 Minuten oder 1 Stunde überziehen wird meist geduldet. Kommt die Polizei das erste Mal vorbei, gibt es eine Verwarnung. Nach dieser solltet ihr dann die Musik runter drehen und den Verkauf einstellen oder wenigstens - als Zeichen des guten Willens - anfangen abzubauen und nichts neues mehr anbrechen. Beim zweiten, spätestens dritten Mal, ist eure Party dann zu Ende. Überlegt euch, ob ihr das riskieren wollt. Wenn ihr z.B. im Außenbereich nur bis 24:00 Uhr feiern dürft, innen aber bis 03:00 Uhr, wäre es schade wenn ihr 01:30 Uhr abbrechen müsst, weil draußen noch der Bär tobt! | | Irgendwann ist eure Genehmigung zu Ende und ihr wollt eventuell noch ein wenig länger machen. So lange man nicht nach dem Schluss noch die nächste 100er Packung Steaks anbricht, ist das auch nicht weiter wild. 30 Minuten oder 1 Stunde überziehen wird meist geduldet. Kommt die Polizei das erste Mal vorbei, gibt es eine Verwarnung. Nach dieser solltet ihr dann die Musik runter drehen und den Verkauf einstellen oder wenigstens - als Zeichen des guten Willens - anfangen abzubauen und nichts neues mehr anbrechen. Beim zweiten, spätestens dritten Mal, ist eure Party dann zu Ende. Überlegt euch, ob ihr das riskieren wollt. Wenn ihr z.B. im Außenbereich nur bis 24:00 Uhr feiern dürft, innen aber bis 03:00 Uhr, wäre es schade wenn ihr 01:30 Uhr abbrechen müsst, weil draußen noch der Bär tobt! |
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| = Musik & Bands =
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| Das wichtigste zuerst: Die Musik ist für eure Gäste da und die haben vermutlich nicht alle den gleichen und schon gar nicht nur euren Geschmack ;-) Falls ihr also ein breites Publikum ansprechen wollt, dann sollte die Musik auch ein wenig massenkompatibel sein.
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| Die Idee prominente Bands einzuladen, muss nicht unbedingt gut sein. Einerseits kosten diese ordentlich [http://www.zeit.de/campus/2008/02/rub-asta-party Geld]. Andererseits ziehen sie evtl. das falsche Publikum an. Eine Party mit tausend kreischenden Teenagern während eure Studis draußen vor ausverkauftem Haus stehen, war bestimmt nicht eure Absicht?!
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| Wenn Bands auf den Fachschaftsfesten spielen, sind dies meist lokale Bands, denn das Budget ist begrenzt. Häufig sind die Bands auch untereinander gut bekannt, so dass man schnell mit neuen Kandidaten in Kontakt kommt. Wenn man die in Frage kommenden Bands um ein Angebot und Hörprobe bittet, kann man anschließend in der Orgarunde entscheiden, wer spielen soll.
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| Übrigens gibt es an einigen Unis Kulturtöpfe die man für Bands anzapfen kann. Vielleicht kann man die Band auch von der Fakultät oder einem Sponsoren bezahlen lassen. Nachfragen lohnt sich!
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| == Bandvertrag ==
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| Um keine bösen Überraschungen zu erleben, sollten mit der Band einige Details im vorhinein abgemacht und vertraglich festgehalten werden. Eventuell haben die Bands auch schon eine Vorlage. Da sollte rein:
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| * [http://en.wikipedia.org/wiki/Rider_(theater)#Technical_Rider Technical Rider] - was bekommt die Band von euch, was bringt sie selbst mit
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| * wann wird gespielt (was passiert, wenn es zu Verspätungen kommt)
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| * was wird gespielt (Liste der Lieder ist evtl. auch für die GEMA interessant)
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| * die Anzahl der Gästelistenplätze (bei Veranstaltungen mit Eintritt)
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| * Catering, Unterkunft, etc.
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| == DJ ==
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| "Wir haben für euch den besten DJ, den wir für Geld kaufen konnten!"
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| Prinzipiell gilt für den DJ ähnliches wie für die Bands. Der DJ sollte wissen, vor welchem Publikum er steht und entsprechend der Stimmung im Saal seine Musik anpassen. Wenn er dass nicht kann, hätte man auch einen mp3-Player an den Verstärker klemmen können! Die Gage für einen Abend liegt bei den meisten Fachschaften um die 100 Euro. Glückwunsch übrigens an den, der einen guten DJ gefunden hat und kann ihn auch für die nächsten Feiern rekrutieren kann. Dass spart eine Menge Arbeit.
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| = Outsourcing =
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| Falls eure eigenen Helfer nicht ausreichen und eure Party nicht ganz klein ist, könnt ihr auch Stände auslagern. Aber Achtung: Wer seine "Cash Cows" verscherbelt ohne sich das entsprechend vergüten zu lassen, kann böse auf der Nase landen. Wer könnte an einem Stand Interesse haben:
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| * andere Hochschulgruppen (Sportler, stud. Unternehmensberatungen) wollen sich euren Studis präsentieren - warum nicht an einem Verkaufsstand auf eurem Fest?
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| * externe Vereine wollen für ihre Ziele Werbung machen
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| * Imbissbuden mit kommerziellen Interessen (vor allem bei Essen interessant)
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| ** in dem Fall ist es schwer studifreundliche Preise zu halten
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| Wenn man Probleme mit dem Aufräumen oder der Ehrlichkeit der Stände hat, kann man ein Bonsystem einsetzen: Ihr verkauft Wertbons (z.B. a 50 Cent) und die Stände dürfen nur diese Bons einnehmen. Am Ende rechnen die Standbetreiber mit euch ab. Umsatzbeteiligungen oder "zahlen erst nachdem komplett aufgeräumt wurde" sind so ohne Probleme möglich. Auch für die eigenen Stände hat das den Vorteil, dass ihr nicht so viele Kassen rumstehen habt.
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| Wie bei Sponsoren und Bands sollten auch hier ein paar Fakten festgehalten werden:
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| * benötigte Infrastruktur (Strom, Wasser, ...)
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| * Produkte(Whitelist/Blacklist) und Preise
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| * Öffnungszeiten
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| * Verkaufsmengen - viele Imbissmenschen unterschätzen den Aufwand und haben entweder zu wenig Personal oder Vorräte dabei
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| * Standgebühren, (Gewinn-)Beteiligungen, Kaution, Strafen
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