KIF375:Spam/Ham

Media:MindMap.pdf

Anfragentypen

Welche Arten von Anfragen (außer Studienberatung) werden so an euch herangetragen, ganz egal ob per Mail, Telefon, Fax, Brief oder sogar persönlich:

• Recruiting, Jobmessen, (kostenlose) Workshops (die auch dem Recruiting dienen)
• Jobangebote, HiWi-Stellen, Praktika, Abitur-Nachhilfe
• Flyer, Broschüren, Plakate, Aushänge
• Umfragen (für Abschlussarbeiten, meist von Geistenwissenschaftlern)
• Ausschreibung von Abschlussarbeiten, Wettbewerben, Stipendienprogrammen
• Schulungen (z.B. Zertifizierung fuer SAP)
• Hochschulpolitik (versch. Gruppen wollen, das man Werbung für sie macht oder ihre Meinung weiterverbreitet)
• Studiprojekte (bitte veröffentlicht unsere neue tolle Webseite)
• Spendenanfragen (von diversen Organisationen)
• Buchrezensionen (Verlage geben Gratisbücher heraus, wenn man ihre Bücher erwähnt oder eine Rezension in der FS-Zeitschrift veröffentlicht)
• Bitte um Weiterleitung (von Fakultät oder Asta/StuRa, ...)

Struktur

Wie organisiert ihr das Erledigen der Anfragen, welche an eure Fachschaft gestellt werden?

• Posteingang (Wie kommt der Spam zu euch?):
  • ein Admin entscheidet, was über die eingehende Liste geht (es sind Themen festgelegt die direkt rejected oder ignoriert werden)
  • unmoderierte Liste (bis auf wirklichen Spam) alles geht an alle Fachschafter durch
  • Spezialbehandlung von Mails mit großen Anhängen
    • rejecten mit "Nachricht zu groß" und Aufforderung den Anhang irgendwo hochzuladen und die Mail nur mit Link zu schicken
    • Anhang automatisch abtrennen, auf die eigene Seite laden und Link in die Mail einfügen (Problem: Wann kann der Anhang gelöscht werden?)
    • Mails zurückhalten und Admin entscheidet manuell
    • zurückweisen von Anhängen mit bestimmten (proprietären) Dateitypen (eher ideologischer Gründe)
  • Echte Post:
    • wird vom Hausmeister vorbeigebracht
    • muss selbst bei der Poststelle abgeholt und 1km getragen werden (besonders nervig bei unverlangt im Tausenderpack zugesandten Broschüren, Flyern etc.)

• Zuständigkeiten (Wer kümmert sich, dass geantwortet wird):
  • keine dedizierte Zuständigkeiten
  • wer es zuerst liest antwortet darauf
  • zentrale Studienberatung (bezahlter Mitarbeiter/HiWi) liest mit und beantwortet entsprechend verbindlich und qualifiziert
  • einzelne Personen mit bestimmten Ämtern (z.B. Prüfungsausschuß, Klausuren, ...) innerhalb der Fachschaft kuemmern sich
  • Postmensch, der regelmäßig schaut, das alle Mails beantwortet werden und echte Briefe/Pakete abgeholt, geöffnet, nachgeschaut werden

• Aushänge:
  • Fachschaftsstempel und Ablaufdatum (alles andere wird abgehangen und weggeworfen)
  • Aushänge sind hinter Glas, damit kann nicht jeder einfach aufhängen

• Spezielles:
  • explizite Antwort-"Verbote" für FSler die in der Vergangenheit durch unpassende/unqualifizierte Antworten aufgefallen sind
  • relevante Studiverteiler sind nicht in der Hand der FS sondern werden von der Fakultaet verwaltet und koennen durch die FS nicht genutzt werden (besonders nervig in dem Fall, wenn Profs blind (oder aus alter Verbundenheit) staendig Werbung ueber die Liste forwarden)

Böse Kinder Firmen (Blacklist)

Mit folgenden Unternehmen haben Fachschaften schon "schlechte" Erfahrungen gemacht, dass heisst insbesondere, dass diese nicht auf "Lasst uns in Ruhe"-Mails reagieren oder Hinweise zu einem bequemeren Ablauf ignorieren. Erfahrungen und Meinungen weichen von Fachschaft zu Fachschaft stark ab. Es haengt meist massiv am Ansprechpartner des Unternehmens wie "nervig" das Unternehmen ankommt.

• MLP
• Horbach (AWD)
• access
• univativ
• IQB (JonConn IT, Finance, ...)
• Electronic Arts

Wissen behalten

• Entscheidungen im Wiki dokumentieren
• Whitelist/Blacklist fuer Firmen mit denen man entsprechend Erfahrungen hat
• Aushaenge mit Stempel und Datum versehen (nach dem Datum duerfen sie abgehangen werden)
• Standardmails fuer regelmaessig auftretende Anfragen verfassen
  • klare Linie (Konsistenz ueber alle Anfragen)
  • Newbies koennen recht schnell Mails selbst beantworten
• Mailinglisten-Archiv zum nachschlagen, wie aehnliche Anfragen beantwortet wurden
• alte Mitglieder auf der Liste behalten, diese Beantworten zwar keine Anfragen mehr, stehen aber mit Rat zur Seite