Bearbeiten von „KIF375:Spam/Ham

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= Anfragentypen =
= Anfragentypen =
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* Umfragen (für Abschlussarbeiten, meist von Geistenwissenschaftlern)
* Umfragen (für Abschlussarbeiten, meist von Geistenwissenschaftlern)
* Ausschreibung von Abschlussarbeiten, Wettbewerben, Stipendienprogrammen
* Ausschreibung von Abschlussarbeiten, Wettbewerben, Stipendienprogrammen
* Schulungen (z.B. Zertifizierung für SAP)
* Schulungen (z.B. Zertifizierung fuer SAP)
* Hochschulpolitik (versch. Gruppen wollen, das man Werbung für sie macht oder ihre Meinung weiterverbreitet)
* Hochschulpolitik (versch. Gruppen wollen, das man Werbung für sie macht oder ihre Meinung weiterverbreitet)
* Studiprojekte (bitte veröffentlicht unsere neue tolle Webseite)
* Studiprojekte (bitte veröffentlicht unsere neue tolle Webseite)
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* Bitte um Weiterleitung (von Fakultät oder Asta/StuRa, ...)
* Bitte um Weiterleitung (von Fakultät oder Asta/StuRa, ...)


= Struktur =
= Wissen behalten =


Wie organisiert ihr das Erledigen der Anfragen, welche an eure Fachschaft gestellt werden?
* Entscheidungen im Wiki dokumentieren
* Whitelist/Blacklist fuer Firmen mit denen man entsprechend Erfahrungen hat
* Aushaenge mit Stempel und Datum versehen (nach dem Datum duerfen sie abgehangen werden)
* Standardmails fuer regelmaessig auftretende Anfragen verfassen
** klare Linie (Konsistenz ueber alle Anfragen)
** Newbies koennen recht schnell Mails selbst beantworten
* Mailinglisten-Archiv zum nachschlagen, wie aehnliche Anfragen beantwortet wurden
* alte Mitglieder auf der Liste behalten, diese Beantworten zwar keine Anfragen mehr, stehen aber mit Rat zur Seite


* Posteingang (Wie kommt der Spam zu euch?):
= Böse <del>Kinder</del> Firmen (Blacklist) =
** ein Admin entscheidet, was über die eingehende Liste geht (es sind Themen festgelegt die direkt rejected oder ignoriert werden)
** unmoderierte Liste (bis auf wirklichen Spam) alles geht an alle Fachschafter durch
** Spezialbehandlung von Mails mit großen Anhängen
*** rejecten mit "Nachricht zu groß" und Aufforderung den Anhang irgendwo hochzuladen und die Mail nur mit Link zu schicken
*** Anhang automatisch abtrennen, auf die eigene Seite laden und Link in die Mail einfügen (Problem: Wann kann der Anhang gelöscht werden?)
*** Mails zurückhalten und Admin entscheidet manuell
*** zurückweisen von Anhängen mit bestimmten (proprietären) Dateitypen (eher ideologischer Gründe)
** Echte Post:
*** wird vom Hausmeister vorbeigebracht
*** muss selbst bei der Poststelle abgeholt und 1km getragen werden (besonders nervig bei unverlangt im Tausenderpack zugesandten Broschüren, Flyern etc.)


== Zuständigkeiten ==
Mit folgenden Unternehmen haben Fachschaften schon "schlechte" Erfahrungen gemacht, dass heisst insbesondere, dass diese nicht auf "Lasst uns in Ruhe"-Mails reagieren oder Hinweise zu einem bequemeren Ablauf ignorieren. Erfahrungen und Meinungen weichen von Fachschaft zu Fachschaft stark ab. Es haengt meist massiv am Ansprechpartner des Unternehmens wie "nervig" das Unternehmen ankommt.


Wer kümmert sich, dass geantwortet wird:
* MLP
* Horbach (AWD)
* access
* univativ
* IQB (JonConn IT, Finance, ...)
* Electronic Arts


* keine dedizierte Zuständigkeiten
= Antworten =
* wer es zuerst liest antwortet darauf
* zentrale Studienberatung (bezahlter Mitarbeiter/HiWi) liest mit und beantwortet entsprechend verbindlich und qualifiziert
* einzelne Personen mit bestimmten Ämtern (z.B. Prüfungsausschuß, Klausuren, ...) innerhalb der Fachschaft kümmern sich um eine qualifizierte Antwort
* Postmensch, der regelmäßig schaut, das alle Mails beantwortet werden und echte Briefe/Pakete abgeholt, geöffnet, nachgeschaut werden. Der Postmensch hakt (bei den Ansprechpartnern) nach, dass die Anfragen nicht vergessen werden


Aushänge:
* Anfrage abweisen:
* Fachschaftsstempel und Ablaufdatum (alles andere wird abgehangen und weggeworfen)
** Anfrage ignorieren
* Aushänge sind hinter Glas, damit kann nicht jeder einfach aufhängen
*** Vorteil: keine Arbeit
*** Nachteil: Sender spamt evtl weiter, sendet erneut, verhindert effizientes tracken von unbeantworteten wichtigen Anfragen
** direkter Reject vom Mailinglistenprogramm
*** Vorteil: geht schnell, kann sogar automatisiert werden
*** Nachteil: Empfaenger erhaelt evtl. keine Begruendung, False Positives


Wer darf die Mails beantworten?
* Wir sind der falsche Empfaenger:
* Unsere antworten sind rechtlich nicht verbindlich (ganz egal ob verfasste Studierendenschaft oder nicht)
** Verweis auf anderen Service zuruecksenden (z.B. offizielle Studienberatung)
* rechtlich verbindliche Auskünfte gibts bei der Fakultät oder der Uni (z.B. Studienbüro)
** Weiterleiten an zustaendige Stelle (z.B. Fakultaet)
* man antwortet also nur mit seiner "persönlichen Meinung"
** Weiterleitung an spezialisierte Mailingliste (z.B. fuer Jobs, Praktika oder Abschlussarbeiten)
*** Vorteile: man nervt nicht alle Studis, die es evtl. gar nicht interessiert
*** Nachteile: erhoehter Aufwand
*** Praxis: KIT es wurde eine Mailingliste fuer Jobs&Praktika eingerichtet und einmal ueber die Newsliste beworben:
**** Einzige Bedinngung: nur bezahlte Jobs
**** Innerhalb einer Woche sehr viele Anmeldungen (>400 ~ 20% der Studis)
*** White-/Blacklisting moeglich


== Antworten mit Standardmails ==
* Webseite
* Profs werben
* Fakultätsliste
* Benutzerrichtlinien?
* Folie in der Vorlesung


* dient der Persistierung von Wissen (klare Richtlinien wie sachen beantwortet werden)
* Falsches Medium:
** Erstis können schneller selbst Mails schreiben (Unsicherheit weg)
** Aushänge als Post fordern (spart Druckkosten)
** man erfindet nicht ständig das Rad neu -> spart Zeit
** Problem: man sollte die Mails trotzdem noch lesen, nicht dass man schon nach der Hälfte antwortet
* Ablehnung von Umfragen (Template einfügen)
* "Beim nächsten Mal bitte diese Liste benutzen"
* Aushang gegen Geld (Sponsoring)


== Sicherstellen der Antwortqualität ==
* Technisches:
** alle Antworten mit (B)CC an Liste (damit andere Bescheid wissen)


* explizite Antwort-"Verbote" für FSler die in der Vergangenheit durch unpassende/unqualifizierte Antworten aufgefallen sind
* Unerwuenschte Werbung:
* schwer zu entscheidende Mails forwarden oder die Studis bitten direkt vorbeizukommen
** eigene Flächen + Veranstaltungen
* vorfühlen beim Professor und dann antworten
** Wenn man sich unter Umstaenden damit anfreunden koennte:
* Antwortentwurf erstmal an die Liste CCen, damit andere Fachschafter auch ihre Erfahrung beisteuern können
*** Aufwand(Arbeitszeit, Druckkosten) bezahlen lassen (z.B. 10 Euro je DinA4)
* alle Antworten mit (B)CC an Liste (damit andere Bescheid wissen)
 
= Antworten =
 
* Anfrage abweisen:
** ignorieren (Vorteile: keine Arbeit, Nachteil: Sender spamt weiter oder sendet erneut; Tracken von unbeantworteten wichtigen Anfragen wir d erschwert)
** direkter Reject vom Mailinglistenprogramm (Vorteil: geht schnell; kann automatisiert werden, Nachteil: Empfänger erhält evtl. keine Begründung; False Positives)
** Mail verfassen und freundlich aber bestimmt ablehnen (Vorteil: Versender erhält Feedback, Nachteil: Aufwand; verschenkte Mühe bei resistenten Absendern)
 
* Unerwünschte Werbung:
** Material wird unerlaubt ausgelegt oder auf eigene Wände plakatiert
** Wenn man sich unter Umständen damit anfreunden könnte:
*** sich Aufwand (Arbeitszeit, Druckkosten) bezahlen lassen (z.B. 10 Euro je DinA4)
*** das ganze an unauffälliger Stelle platzieren
*** dient der Finanzierung sonstiger Fachschaftsarbeit
*** sollte nicht unbedacht eingesetzt werden (z.B. Studis zuspammen) man sollte also seine eigene Grenze definieren
** Wenn man sich nicht damit anfreunden kann:
** Wenn man sich nicht damit anfreunden kann:
*** bei "Guerilla-Aktion" Rechnungen über Reinigungskosten schreiben (der Ansprechpartner steht bei Werbung ja meist drauf)
*** Rechnungen schreiben, bei "Gurillia-Aktion" (der Ansprechpartner steht bei Werbung ja meist drauf)
**** klingt komisch, aber funktioniert
**** klingt komisch, aber funktioniert
**** eventuell habt ihr Sponsoren, die ihren Auftritt bei euch bezahlen. Wird hier einfach so geworben, käme sogar Schadenersatz in Frage (mit den Reinigungskosten ist man also noch "nett")
**** Punkt ist, ihr habt vielleicht Sponsoren, die sich das auftreten richtig was kosten lassen und jmd. versucht hier trittbrett zu fahren -> eigentlich kaeme sogar schadenersatz in frage (derjenige ist also mit den Kosten fuer die Entfernung noch guenstig dabei
** dient der Finanzierung der FS
** sollte nicht unbedacht eingesetzt werden (z.B. so, dass Studis zugespammt werden)
*** so lang die Werbung passiv bleibt und nur selten auffaellt okay


* Wir sind der falsche Empfänger:
** Verweis auf anderen Service (z.B. offizielle Studienberatung) (Vorteil: zukünftige Mails gehen hoffentlich direkt dort hin, Nachteil: Absender muss Nachricht erneut verschicken)
** Weiterleiten an zuständige Stelle (z.B. Fakultät) (Vorteil: "kundenfreundlich", Nachteil: Absender schreibt beim nächsten Mal wieder uns an)
** Weiterleitung an spezialisierte Mailingliste (z.B. für Jobs, Praktika oder Abschlussarbeiten) (Vorteil: man nervt nur wen es interessiert, Nachteile: Aufwand)
*** White-/Blacklisting möglich (für bereits regelmäßig sendende Firmen)
*** Praxis: Karlsruhe(KIT) Mailingliste für Jobs&Praktika eingerichtet und einmal über die Newsliste beworben:
**** Einzige Bedingung: nur '''bezahlte''' Jobs und Praktikumsangebote gehen durch
**** Innerhalb einer Woche sehr viele Anmeldungen (>400 ~ 20% der Studis)


* Falsches Medium:
* Standardmails:
** Aushänge als Post fordern (spart Druckkosten)
** dient der persitierung von Wissen (klare Richtlinien wie sachen beantwortet werden)
*** Erstis koennen schneller selbst Mails schreiben (Unsicherheit weg)
*** man erfindet nicht staendig das Rad neu -> spart Zeit
*** Problem: man sollte die Mails trotzdem noch lesen, nicht dass man schon nach der Haelfte antwortet
** Ablehnung von Umfragen (Template einfuegen)
** "Beim naechsten Mal bitte diese Liste benutzen"
** Aushang gegen Geld (Sponsoring)


* Aus dem Studienberatungsalltag:
* Aus dem Studienberatungsalltag:
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** Gremienmails
** Gremienmails
** Studienberatung (Fragen zur PO)
** Studienberatung (Fragen zur PO)
** schwere Probleme: zum Vorbeikommen auffordern, persönlich lassen sich viele Fragen besser beantworten (bei größeren Fakultäten hat es auch den Vorteil, dass Studis die nur vorbeikommen nicht gleich namentlich bekannt sind
** schwere Probleme: zum Vorbeikommen auffordern, persoenlich lassen sich viele Fragen besser beantworten (bei groesseren Fakultaeten hat es auch den Vorteil, dass Studis die nur vorbeikommen nicht gleich namentlich bekannt sind
* Antwort rausfinden, informieren
* Antwort rausfinden, informieren
** wenn man Leute weiterleitet sich selbst über das Ergebnis informieren lassen
** wenn man Leute weiterleitet sich selbst ueber das Ergebnis informieren lassen


= Böse <del>Kinder</del> Firmen (Blacklist) =
* darf man die Mails beantworten?
 
** Unsere antworten sind rechtlich nicht verbindlich (ganz egal ob verfasst oder nicht)
Mit folgenden Unternehmen haben Fachschaften schon "schlechte" Erfahrungen gemacht, dass heißt insbesondere, dass diese nicht auf "Lasst uns in Ruhe"-Mails reagieren oder Hinweise zu einem bequemeren Ablauf ignorieren. Erfahrungen und Meinungen weichen von Fachschaft zu Fachschaft stark ab. Es hängt meist massiv am Ansprechpartner des Unternehmens wie "nervig" das Unternehmen ankommt.
** rechtlich verbindliche Auskuenfte gibts bei der Fakultaet oder der Uni (z.B. Studbuero)
 
** man darf mit seiner "persoenlichen Meinung" antworten
* MLP
* Horbach (AWD)
* access
* univativ
* IQB (JonConn IT, Finance, ...)
* Electronic Arts
 
= Wissen behalten =
 
* Entscheidungen im Wiki dokumentieren
* Whitelist/Blacklist für Firmen mit denen man entsprechend Erfahrungen hat
* Aushänge mit Stempel und Datum versehen (nach dem Datum dürfen sie abgehangen werden)
* Standardmails für regelmäßig auftretende Anfragen verfassen
** klare Linie (Konsistenz über alle Anfragen)
** Newbies können recht schnell Mails selbst beantworten
* Mailinglisten-Archiv zum nachschlagen, wie ähnliche Anfragen beantwortet wurden
* alte Mitglieder auf der Liste behalten, diese beantworten zwar keine Anfragen mehr, stehen aber mit Rat zur Seite


= Sonstiges =
* Antwortqualitaet:
* das ganze Protokoll [[Media:MindMap.pdf|hier]] nochmal als Mindmap erzeugt von Jenny aus Leipzig (Danke!)
** Antwortverbot
** einfach antworten
** schwer zu entscheidende Mails forwarden oder die Studis bitten direkt vorbeizukommen
** vorfuehlen beim Prof
** Antwort erstmal CCen, damit andere FSler auch noch ihre Erfahrung beisteuern koennen
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