KIF455:Party

DISCLAIMER: Diese Liste soll kein vorgegebenes und vollständiges Konzept zum Planen einer Party sein, sondern eher als Orientierungshilfe dienen.

Orga

• >1 Hauporga bzw. Kontrollperson die nur koordiniert
• Untergruppen für Teilbereiche (mit eigenen Verantwortlichen)
  • Bereiche bzw. Know-How doppelt belegen (z.B. Schüler-Lehrer-Prinzip, Busfaktor)
  • Struktur festlegen (planar, hierarchisch, ...)
• auf uni-nahe Materialvorräte zurückgreifen
  • andere FSen
  • Referate
  • Standard-Lieferanten
  • Uni-Gruppen zum Event-EQ-Verleih
• Während der Party
  • Zentraler Anlaufpunkt
  • Durchdachte Kommunikation der Orgas (z.B. Walkie-Talkies mit Headset, DECT)
  • Klare Markierung der "wichtigen Menschen"
    • Der Security mitteilen!!
  • Klare Verantwortung am Abend selber (z.B. Aufbau, Bar etc.)
    • Deligieren statt selber machen
  • Statistiken führen
• Nach der Party
  • Nachbesprechen
  • Dokumentieren
  • Statistiken auswerten

VORSICHT

• Abbau nicht vergessen

TIPPS

• Planspiel(e) oder Testläuf(e) machen
• Das Miteinander in der Orga stärken
• evtl. Frühstück nach/während dem Abbau als Stärkung

Location

• Modalitäten einbeziehen
  • Außenfläche bzw. Raucherbereich
• Vorschriften durch/ Absprache mit Location
• Sicherheitsrichtlinien
  • Brandschutz

VORSICHT

• Notausgänge/Fluchtwege kennen

TIPPS

• Eingangs- bzw. Raucherbereich sinnvoll wählen

Kalkulation / Finanzen

• Fixkosten möglichst früh feststellen und anfangs gering halten
  • Musik (Technik + DJ)
  • Location
  • Deko + "Baumaterialien" <besseres Wort!!>
• Sponsoring ist möglich
  • dabei genau auf annehmbare Bedingungen achten

VORSICHT

• Mit Schankverlust rechnen! (~30%)

TIPPS

• Wenn möglich auf Komission kaufen
• Faustregel: mit ~50% Verkauf 100% der Kosten abdecken
  • dabei trotzdem auf vertretbare Preise achten!
• Wertmarken können Finanzen zentral halten

Personal

• Helfer
  • rechtzeitig anwerben
  • Helfen attraktiv machen (z.B. Freigetränke, Essen)
  • Schichten dynamisch auf Ansturm anpassen
  • Listen erstellen und frühzeitig bewerben

VORSICHT

• Schichten nicht zu lang machen

TIPPS

• Awarenesspersonen/Seelsorger
• lieber kurze knackige, als ewig lange Schichten (2h maximal)

Externe

• Securities und Sanis frühzeitig anfragen
• Überlassung vom Inhaber
• Bestätigung der Stadt (Gestattung)
• Einer muss für Externe ein schriftliches Hausrecht haben
• Einweisung von Externen auf Parties
• jurisitisches Abklären
  • Versicherung
  • Finanzierung
  • Gema, etc.
  • Verantwortungsaufteilung Asta, Fachschaft und Verein
  • Ausschanklizenz
  • Sperrzeitverkürzung, bei der Stadt anfragen damit man länger feiern darf

TIPPS

• viele Firmen bieten Vergünstigung bei wiederkehrenden Aufträgen.
• Sani-Maurer-Schema: https://www.hiorg-server.de/maurer.php
• Hochschulmusik, Bands in der Studieendenschaft anfragen

Verpflegung

• Hygenieverodnung lesen und umsetzen
• Helfer konsumieren auch die Verpflegung der Gäste
• Veganes Essen kann einfacher in Zubereitung, Lagerung und Verkauf sein
• Aufwand und Nutzen abwägen (einfacher bedeutet weniger Aufwand)
• Gastronomen können einem Aufwand und Einnahmen gleichzeitig abnehmen

VORSICHT

• Getränkeauswahl limitieren um Helfer nicht zu überfordern

TIPPS

• Verpflegung auch für Helfer bei Auf/Ab-Bau mit einplanen
• Man kann recht gut in Glühweinkochern Essen zubereiten.
  • Ein Kocher voll Chilli reicht für 40 Personen
• Was ist mit Lebensmitteleinschränkungen? Vegan/Laktose/Glaube
• Aufwand der Getränke: Flaschen Getränke < Shots < Long Drinks < Cocktails

Aufbau

• Muss eigener Posten mit eigenem Verantwortlichen sein
• Bereichsleite müssen wissen, wie ihre Bereiche aufgebaut werden
• Aufteilung einzelner Verpflegungsstationen
  • Bier
  • Essen
  • Shots
  • ...
• Bauzaun / Netze zur Begrenzung des Festes

• Aufbau
• Statistiken erstellen!!!

VORSICHT

• Bei mehreren Etagen: Netze um herunterfallende Gegenstände auf zu fangen
• Fluchtwege freihalten

Einlass/Tickets

• Preis fair halten (Studierende sind arm)
• Preiskalkulation durch Kartenverkauf
• Vorverkauf
  • Bessere finanzielle Planungsmöglichkeiten
  • "feste" Gäste auf der Party
  • attraktiv machen (z.B. Freishots, billigerer Eintritt, etc.)
  • eventuell mit Werbeaktionen verbinden
• Abendkasse
  • wichtig.
• sinnvolles Einlasskonzept überlegen, und der Security erklären
• Alterskontrolle
  • falls unter 18-jährige erlaubt sind auf eindeutige Kennzeichnung achten, und auch darauf achten, dass diese um 12 gegangen werden

VORSICHT

• Im Vorverkauf nicht alle Karten verkaufen, damit man an der Abendkasse noch Kapazitäten hat
• Einlass mit Vorverkaufskarte nur bis zu einer gewissen Uhrzeit garantieren (oder gar nicht)
• Extraschlange/Eingang für Menschen mit Vorverkaufskarte

TIPPS

• Verkauft die Tickets dort wo sich eure Zielgruppe aufhält
• Die Alterskontrolle von der Security machen lassen, wegen Verantwortungsübergabe

Programm und Motto

• Sinvolle Uhrzeiten für Beginn/Ende schätzen
• Happy Hour und andere Special Events, können von vielen Studenten ignoriert werden
• Wenn man besondere DJs einlädt, einspielen lassen wenn maximal viele Gäste anwesend sind
• Wenn möglich, auf den einzelnen Floors unterschiedliche Musikrichtungen spielen lassen

VORSICHT

• Auf Kosten achten, Deko kann beliebig aufwändig sein

TIPPS

• Gadgets: Knicklichter, Strandbälle

Werbung/Zielgruppe

• Plakate nach Motto designen vs. Plakate mit Wiedererkennungswert
• Werbung ist wichtig, schlägt sich deutlich in den Zahlen nieder.
• Langfristig ankündigen und mit Veranstalltungen anderer Fachbereiche/Wohnheime abstimmen, Zeitpunkt anpassen
• dort werben wo Zielpublikum rumläuft

VORSICHT

• Falls man Sponsoren hat, die auf das Plakat wollen, dann müssen diese (meistens) von den Sponsoren genehmigt werden

TIPPS

• Auf Platzierung achten
• Signalfarben und grosse Schrift nutzen

Protokoll