KIF375:Veranstaltungsplanung

Begrüßungsrunde

Die anwesenden Fachschaften stellen ihre Veranstaltungen vor und berichten kurz über deren Größe und Besonderheiten.

Veranstaltungskonzepte

Es gibt verschiedene Konzepte der Zusammenarbeit:

• die Fachschaft führt das Fest allein durch (Organisation, Arbeit, Risiko)
  • Begrüßungsfeste für Erstsemester
  • Semester-, Weihnachtspartys der Fachschaft
  • Spieleabende, LAN-Party, Professorenstammtisch etc.
• Veranstaltungen in Kooperation mit anderen Fachschaften (Organisation, Arbeit und Risiko sind gesplittet, oder man ist nur für ein Ressort zuständig)
  • uniweite Feste mit vielen Teilnehmern (> 1000)
  • Semesterpartys bei kleineren Studiengängen (um eine kritische Masse an Besuchern/Umsatz zu erreichen)
• Kooperation mit der Universität/Fakultät (wir organisieren alles oder einen Teil, das Risiko trägt die Uni/Fakultät)
  • Mithilfe bei Absolventenfeiern, Fakultätsfesten, Symposien, Kolloqien etc.
  • Beispiel: Fakultätenabend (Karlsruhe, KIT)
    • Erstsemester mit Professoren zusammenbringen
    • Organisiert durch die Fachschaft
    • fast alle Stände werden durch Institute betrieben (Mitarbeiter und Profs schenken aus)
    • Institute können sich vorstellen und verkünsteln (z.B. durch Knobelrätsel oder Verlosungen)
    • die Fachschaft verkauft Wertbons für die Stände
    • Erstis bekommen Gratisbons, welche aus Sponsoringgeldern bezahlt werden
• Kooperation mit Firmen
  • Beispiel: Club Event (Oldenburg)
    • ein Abend 5 Clubs nur einmal Eintritt zahlen
    • Fachschafter arbeiten an der Kasse
    • die Fachschaften bekommen die Eintrittsgelder
    • die Clubs bekommen die Einnahmen für Essen/Trinken
  • Party in einem Club
    • in einem begrenzten Budget gibt die Fachschaft gratis Sachen raus
    • alles andere wird normal bezahlt, der Club bekommt alle Einnahmen
    • eigentlich nur interessant, wenn die Fachschaft nicht wirtschaftlich tätig werden darf, da es fast ein zu gutes Geschäft für den Club ist

Eintritt

• die meisten Fachschaften nehmen keinen Eintritt für ihre Feten
• bei Großveranstaltungen (> 1000 Gästen) ist Eintritt eher üblich
• Eintritt hängt oft auch daran, wie hoch der Aufwand ist das Gelände abzusperren
• Feten in Clubs haben teilweise Eintritt, der komplett an die Fachschaften geht

Sonstiges

• Sponsoren gewinnen und alles gratis rausgeben
• Professoren hinter die Theke stellen

Orga / Helfer

Eine Definition vorweg:

• Organisatoren planen und bereiten das Fest vor
• Helfer arbeiten während der Veranstaltung (Aufbau, Staende, Abbau)

Wer organisiert/hilft

• die Organisatoren sind fast immer Fachschafter
• Ein weiteres Konzept ist, die Erstis organisieren zu lassen
  • erfahrene Fachschafter (Schattenorga) unterstützen und "überwachen"
  • Schattenorga steht natürlich auch bei Fragen/Problemen zur Seite und schaut, dass es in den Ressorts "läuft"
• Wo kommen die Helfer her:
  • alle Fachschafter (oder eine Untergruppe, z.B. alle Viertsemester)
  • O-Phasen-Tutoren
  • Erstis (die über O-Phasen-Tutoren angesprochen werden)
  • Freunde und Bekannte von aktiven Fachschaftern
  • spontan
    • Helferlisten dienen hier eher als Richtlinie
    • kommt eher für kleinere Veranstaltungen (~100 Leute) in Frage
  • zukünftige Fachschafter (Leute die mehr machen wollen) Newbies
  • Ex-Fachschafter die bereits im Job sind
  • alle Studierenden werden über eine Webseite angesprochen zu helfen
  • Mentees über ein Mentorenprogramm ansprechen
    • Erfahrungen sind sehr gut, da eine Hohe persönliche Bindung zwischen Mentoren und Mentees besteht
  • externe Vereine (siehe Outsourcing, Risiko bleibt allerdings bei der Fachschaft)

Helferentlohnung

Von folgenden Möglichkeiten der Be- bzw. Entlohnung von Helfern wird Gebrauch gemacht:

• Freiverzehr am Stand während der Schicht
• Freigetränke am ganzen Abend
• Freiverzehrbons (oder Wertbons) je nach Arbeitszeit
• "Punkte" (innerhalb der O-Phase gibt es einen Wettbewerb und für diesen bekommt die O-Phasengruppe Punkte, wenn Erstis beim Fest helfen)
• Freikarten für die Party (evtl. auch mehr als eine)
• ein nachträgliches (kostenloses) Helferfest für alle Helfer

Abbauhelfer rekrutieren

Abbauhelfer für die Nacht nach der Party zu finden ist recht schwer. Folgende Punkte können die Suche erleichtern und werden angewandt:

• Helfer werden bezahlt (z.B. 20 Euro für die Nacht oder 8 Euro je Stunde)
• Abbauhelfer erhalten eine zweite Freikarte (bei Partys mit Eintritt)
• Kaution für Abbauhelfer wenn diese freien Eintritt bekommen (z.B. sie hinterlegen das vierfache des Eintritts als Kaution, die sie nach der Party zurückbekommen, wenn sie geholfen haben)
• zwei Abbauschichten planen, die zweite ist morgens mit "frisch ausgeschlafenen" Helfern, diese sind evtl. einfacher zu besetzen als Abbauschichten mitten in der Nacht und in der Nacht muss nicht alles erledigt werden
• die letzte Schicht an den Ständen baut den Stand komplett ab
  • Helfer für eine späte Schicht am Stand zu finden ist eventuell einfacher, als explizite Abbauhelfer

Nicht erscheinende Helfer

• bei den meisten Fachschaften hat dies keine Folgen (auch wenn der Helfer vorher bereits seine Belohnung erhalten hat)
• Kaution wird nicht zurückgezahlt
• Blacklist mit "unzuverlässigen" Helfern führen und diese nicht bei zukünftigen Festen zulassen

Sonstiges zu Helfern

• Springer von vornherein fest einplanen (diese sollten Ahnung haben und nüchtern sein)
• Schichten überbuchen (heißt: mehr Helfer einplanen als eigentlich gebraucht) weil Helfer nicht erscheinen oder unfähig sind

Zutritt limitieren

Wie sorgt man dafür, dass nur befugte Leute Zutritt zu bestimmten Bereichen haben?

• Ausweise
  • mit Name und Job drucken
  • Farbe nach Zugangsbereichen
  • stempeln, laminieren, umhängen
• T-Shirts
• Armbänder (kann direkt mit dem Eintritt für alle Gäste gekoppelt werden)
• Stempel, Buttons
• Kontrolle durch professionelle Security-Firmen (teilweise gefordert durch die Uni-Leitung bei >500 Gästen)

Sicherheit für die Kasse

• nur sehr gute Bekannte von Fachschaftern an die Kasse
• in jeder Kasse kleben Fotos von den Finanzern, nur diese dürfen Geld aus der Kasse nehmen, jeder Helfer soll darauf achten
• Finanzer nehmen regelmäßig Geld aus der Kasse (>100 Euro Wechselgeld sind eigentlich unnötig, wenn man maximal 20 Euro-Scheine annimmt)
• die erste Aktion, wenn der Stand geschlossen wird, ist, die Kasse in "Sicherheit" zu bringen
• die "Finanzzentrale" nach Möglichkeit getrennt von der Party in einem separaten Raum unterbringen