KIF375:Spam/Ham

Media:MindMap.pdf

Anfragentypen

Welche Arten von Anfragen (außer Studienberatung) werden so an euch herangetragen, ganz egal ob per Mail, Telefon, Fax, Brief oder sogar persönlich:

• Recruiting, Jobmessen, (kostenlose) Workshops (die auch dem Recruiting dienen)
• Jobangebote, HiWi-Stellen, Praktika, Abitur-Nachhilfe
• Flyer, Broschüren, Plakate, Aushänge
• Umfragen (für Abschlussarbeiten, meist von Geistenwissenschaftlern)
• Ausschreibung von Abschlussarbeiten, Wettbewerben, Stipendienprogrammen
• Schulungen (z.B. Zertifizierung für SAP)
• Hochschulpolitik (versch. Gruppen wollen, das man Werbung für sie macht oder ihre Meinung weiterverbreitet)
• Studiprojekte (bitte veröffentlicht unsere neue tolle Webseite)
• Spendenanfragen (von diversen Organisationen)
• Buchrezensionen (Verlage geben Gratisbücher heraus, wenn man ihre Bücher erwähnt oder eine Rezension in der FS-Zeitschrift veröffentlicht)
• Bitte um Weiterleitung (von Fakultät oder Asta/StuRa, ...)

Struktur

Wie organisiert ihr das Erledigen der Anfragen, welche an eure Fachschaft gestellt werden?

• Posteingang (Wie kommt der Spam zu euch?):
  • ein Admin entscheidet, was über die eingehende Liste geht (es sind Themen festgelegt die direkt rejected oder ignoriert werden)
  • unmoderierte Liste (bis auf wirklichen Spam) alles geht an alle Fachschafter durch
  • Spezialbehandlung von Mails mit großen Anhängen
    • rejecten mit "Nachricht zu groß" und Aufforderung den Anhang irgendwo hochzuladen und die Mail nur mit Link zu schicken
    • Anhang automatisch abtrennen, auf die eigene Seite laden und Link in die Mail einfügen (Problem: Wann kann der Anhang gelöscht werden?)
    • Mails zurückhalten und Admin entscheidet manuell
    • zurückweisen von Anhängen mit bestimmten (proprietären) Dateitypen (eher ideologischer Gründe)
  • Echte Post:
    • wird vom Hausmeister vorbeigebracht
    • muss selbst bei der Poststelle abgeholt und 1km getragen werden (besonders nervig bei unverlangt im Tausenderpack zugesandten Broschüren, Flyern etc.)

Zuständigkeiten

Wer kümmert sich, dass geantwortet wird:

• keine dedizierte Zuständigkeiten
• wer es zuerst liest antwortet darauf
• zentrale Studienberatung (bezahlter Mitarbeiter/HiWi) liest mit und beantwortet entsprechend verbindlich und qualifiziert
• einzelne Personen mit bestimmten Ämtern (z.B. Prüfungsausschuß, Klausuren, ...) innerhalb der Fachschaft kümmern sich um eine qualifizierte Antwort
• Postmensch, der regelmäßig schaut, das alle Mails beantwortet werden und echte Briefe/Pakete abgeholt, geöffnet, nachgeschaut werden. Der Postmensch hakt (bei den Ansprechpartnern) nach, dass die Anfragen nicht vergessen werden

Aushänge:

• Fachschaftsstempel und Ablaufdatum (alles andere wird abgehangen und weggeworfen)
• Aushänge sind hinter Glas, damit kann nicht jeder einfach aufhängen

Wer darf die Mails beantworten?

• Unsere antworten sind rechtlich nicht verbindlich (ganz egal ob verfasste Studierendenschaft oder nicht)
• rechtlich verbindliche Auskünfte gibts bei der Fakultät oder der Uni (z.B. Studienbüro)
• man antwortet also nur mit seiner "persönlichen Meinung"

Antworten mit Standardmails

• dient der Persistierung von Wissen (klare Richtlinien wie sachen beantwortet werden)
  • Erstis können schneller selbst Mails schreiben (Unsicherheit weg)
  • man erfindet nicht ständig das Rad neu -> spart Zeit
  • Problem: man sollte die Mails trotzdem noch lesen, nicht dass man schon nach der Hälfte antwortet
• Ablehnung von Umfragen (Template einfügen)
• "Beim nächsten Mal bitte diese Liste benutzen"
• Aushang gegen Geld (Sponsoring)

Sicherstellen der Antwortqualität

• explizite Antwort-"Verbote" für FSler die in der Vergangenheit durch unpassende/unqualifizierte Antworten aufgefallen sind
• schwer zu entscheidende Mails forwarden oder die Studis bitten direkt vorbeizukommen
• vorfühlen beim Professor und dann antworten
• Antwortentwurf erstmal an die Liste CCen, damit andere Fachschafter auch ihre Erfahrung beisteuern können
• alle Antworten mit (B)CC an Liste (damit andere Bescheid wissen)

Antworten

• Anfrage abweisen:
  • ignorieren (Vorteile: keine Arbeit, Nachteil: Sender spamt weiter oder sendet erneut; Tracken von unbeantworteten wichtigen Anfragen wir d erschwert)
  • direkter Reject vom Mailinglistenprogramm (Vorteil: geht schnell; kann automatisiert werden, Nachteil: Empfänger erhält evtl. keine Begründung; False Positives)
  • Mail verfassen und freundlich aber bestimmt ablehnen (Vorteil: Versender erhält Feedback, Nachteil: Aufwand; verschenkte Mühe bei resistenten Absendern)

• Unerwünschte Werbung:
  • Material wird unerlaubt ausgelegt oder auf eigene Wände plakatiert
  • Wenn man sich unter Umständen damit anfreunden könnte:
    • sich Aufwand (Arbeitszeit, Druckkosten) bezahlen lassen (z.B. 10 Euro je DinA4)
    • das ganze an unauffälliger Stelle platzieren
    • dient der Finanzierung sonstiger Fachschaftsarbeit
    • sollte nicht unbedacht eingesetzt werden (z.B. Studis zuspammen) man sollte also seine eigene Grenze definieren
  • Wenn man sich nicht damit anfreunden kann:
    • bei "Guerilla-Aktion" Rechnungen über Reinigungskosten schreiben (der Ansprechpartner steht bei Werbung ja meist drauf)
      • klingt komisch, aber funktioniert
      • eventuell habt ihr Sponsoren, die ihren Auftritt bei euch bezahlen. Wird hier einfach so geworben, käme sogar Schadenersatz in Frage (mit den Reinigungskosten ist man also noch "nett")

• Wir sind der falsche Empfänger:
  • Verweis auf anderen Service (z.B. offizielle Studienberatung) (Vorteil: zukünftige Mails gehen hoffentlich direkt dort hin, Nachteil: Absender muss Nachricht erneut verschicken)
  • Weiterleiten an zuständige Stelle (z.B. Fakultät) (Vorteil: "kundenfreundlich", Nachteil: Absender schreibt beim nächsten Mal wieder uns an)
  • Weiterleitung an spezialisierte Mailingliste (z.B. für Jobs, Praktika oder Abschlussarbeiten) (Vorteil: man nervt nur wen es interessiert, Nachteile: Aufwand)
    • White-/Blacklisting möglich (für bereits regelmäßig sendende Firmen)
    • Praxis: Karlsruhe(KIT) Mailingliste für Jobs&Praktika eingerichtet und einmal über die Newsliste beworben:
      • Einzige Bedingung: nur bezahlte Jobs und Praktikumsangebote gehen durch
      • Innerhalb einer Woche sehr viele Anmeldungen (>400 ~ 20% der Studis)

• Falsches Medium:
  • Aushänge als Post fordern (spart Druckkosten)

• Aus dem Studienberatungsalltag:
  • Vermittlung zwischen Studis und Profs
  • Gremienmails
  • Studienberatung (Fragen zur PO)
  • schwere Probleme: zum Vorbeikommen auffordern, persönlich lassen sich viele Fragen besser beantworten (bei größeren Fakultäten hat es auch den Vorteil, dass Studis die nur vorbeikommen nicht gleich namentlich bekannt sind
• Antwort rausfinden, informieren
  • wenn man Leute weiterleitet sich selbst über das Ergebnis informieren lassen

Böse Kinder Firmen (Blacklist)

Mit folgenden Unternehmen haben Fachschaften schon "schlechte" Erfahrungen gemacht, dass heißt insbesondere, dass diese nicht auf "Lasst uns in Ruhe"-Mails reagieren oder Hinweise zu einem bequemeren Ablauf ignorieren. Erfahrungen und Meinungen weichen von Fachschaft zu Fachschaft stark ab. Es hängt meist massiv am Ansprechpartner des Unternehmens wie "nervig" das Unternehmen ankommt.

• MLP
• Horbach (AWD)
• access
• univativ
• IQB (JonConn IT, Finance, ...)
• Electronic Arts

Wissen behalten

• Entscheidungen im Wiki dokumentieren
• Whitelist/Blacklist für Firmen mit denen man entsprechend Erfahrungen hat
• Aushänge mit Stempel und Datum versehen (nach dem Datum dürfen sie abgehangen werden)
• Standardmails für regelmäßig auftretende Anfragen verfassen
  • klare Linie (Konsistenz über alle Anfragen)
  • Newbies können recht schnell Mails selbst beantworten
• Mailinglisten-Archiv zum nachschlagen, wie ähnliche Anfragen beantwortet wurden
• alte Mitglieder auf der Liste behalten, diese beantworten zwar keine Anfragen mehr, stehen aber mit Rat zur Seite