Datum: 03.11.16 09:00-10:45
AK-Leiter: Fabian (Vereinsvorstand seit 2014)
Protokollanten: Paddy {TU Darmstadt), phi (FAU Er-Nbg)
Anwesende: Fabian Rump (1. Vorsitz), Jörn Tillmanns (Beisitzer), Felix Schäfer (2. Vorsitz), Sven (Duisburg), Christoph (Boon), Lennart (Boon), Patrick (Darmstadt), Janfred (Bremen), Dennis (Bremen), Florian (Lübeck), , Alex (Regensburg), Phillip (Erlangen), Dominik (Magdeburg), Markus (Aalen), Markus (Boon)
Nicht Anwesende Vorstandsmitglieder: Ingo Sieverdingbeck (Beisitzer), Maurice Buchsein (Schatzmeister)
Themenpunkte
- Vorbehalte bei der Gründung des Vereins
- Aktuelle Tätigkeiten; was sind typische Aufgaben der aktiven Mitglieder, was tun Menschen drumrum? Welche Software wird vom Verein weitergepflegt / Infrastruktur betrieben?
- Ausblick in mögliche zukünftige Aktivitäten (Wie geht es im Vorstand weiter? Welche Ziele sieht der e.V. für sich? Input durch den AK erwünscht; welche Aufgaben wird es geben? Gibt es neue Ideen?)
Vorbehalte bei der Gründung des Vereins
Hauptgrund für den Verein
- Geld: Vor Existenz des Vereins hatte jeder Veranstalter (einzelne Fachschaften) selbst für die Finanzierung zu sorgen (Teilnehmerbeiträge =< Sponsoren =< BMBF-Fördergelder)
- Bessere Möglichkeit, Sponsoren zu bekommen
- BMBF-Fördergelder helfen sehr bei der Finanzierung
- BMBF fördert zentrale Maßnahmen studentischer Verbände
- z.B. Fachschaftstagungen, Tagungen von politischen Studentengruppierungen und sozialen Interessensgruppen
- Problem: Jede KIF-Orga musste weit vor dem Stattfinden ihrer KIF selbstständig einen Antrag auf Fördergelder stellen
- Wiederholter ungeübter Beürokratieaufwand mit hoher Vorlaufzeit
- BMBF erlaubt nicht, dass zwei verschiedene Fachschaften im selben Jahr Anträge für den selben Zweck (KIF) stellen; ist für Winter/Sommer-KIF so passiert
- Deshalb Verein als gemeinsame Instanz für die Antragstellung durch einen einzigen Antragsteller.
- KoMa hat vorgemacht, dass es mit e.V. besser läuft mit Anträgen beim BMBF
- Fachschaften in Süddeutschland haben oft keine juristische Person, die als Antragsteller dienen kann.
Gründe für lange Verzögerung
- KIF war damals gegen zentrale / langlebige Strukturen
- KIF war früher politischer und autonom-radikal angesiedelt; Dachorganisation wurde als externe Instanz, die Regeln vorschreibt, abgelehnt.
- Lange Zeit gab es das Denken, dass jede KIF ein in sich abgeschlossenes System, sodass Beschlossenes nur für diese KIF galt
Weiteres
- Umsetzung hat über 1-2 Jahre hinweg gezeigt, dass der Verein nicht als Problem wahrgenommen wird.
- KIF e.V. ist eine Instanz, die durch KIFfel gegründet wurde, aber nicht auf einer KIF beschlossen wurde
- muss von den Veranstatern der KIF nicht mit eingebunden werden, wenn BMBF-Anträge und Finanzierung selbst gestellt werden können.
- Eine KIF-Orga kann sich auch abkapseln und die KIF komplett ohne KIF e.V.-Unterstützung durchführen (Auf Kosten der anderen KIF in dem Jahr
- KIF hat Repräsentanten für die Zeiten zwischen den KIFs beschlossen; der Verein selbst sieht sich nicht in dieser Rolle, und möchte nicht inhaltlich aktiv sein; auch wenn es gelegentlich solche inhaltlichen Anfrage von Externen gibt. Der Verein hat die *Unterstützung* der KIF als Zweck.
- Seit Gründung des Vereins ist der BMBF-Antrag jedes Jahr über den Verein gelaufen. Der Antrag muss jedes Jahr im Juli, etwa 1-2 Wochen nach der Sommer-KIF eingereicht werden, das ist für eine Antragstellung durch die Veranstalter knapp.
- Wissenserhaltung zur Antragstellung wird durch den Verein sichergestellt. Vereinler wissen, was drin stehen muss, und schreiben den Antrag selbst.
- Grober Kostenmaßstab ist aus Erfahrungswerten bekannt, knappe Kalkulation und überteuerte Posten können besser erkannt werden.
- i.d.R. organisiert eine Fachschaft zum ersten mal eine KIF, sodass durch den KIF e.V. für generelle Wissenserhaltung gesorgt wird
- Verein existiert seit 2012, die Satzung ist seitdem unverändert, nur eine Beitragssatzung für Fördermitglieder wurde seitdem noch beschlossen.
- Fachschaften möchten KIF e.V. unterstützen, daher existiert die Regelung, dass Juristische Personen als Fördermitglieder mindestens 60€ im Jahr zahlen müssen
- Grund für Untergrenze: Juristische Personen können nicht Spenden, daher gibt es für sie einen Mindestmitgliedsbeitrag
- Festsetzung des Mitgliedsbeitrags erfolgt durch die Mitgliederversammlung (MV)
Aktuelle Tätigkeiten (Jahresroutine)
Allgemeines
- MV regelmäßig ausrichten
- nächste MV ist am 5.11.16 während der KIF 44,5
- WICHTIG: Hier werden Vorstandwahlen stattfinden
- Vorstandswahlen + Amtsgerichtsregisteraktualisierung
- Rechnungslegung & Kassenprüfung
- Umsatzsteuererklärung? Körperschaftssteuererklärung
- Gemeinnützigkeit: ist anerkannt worden, Vereinszweck muss dazu weiterhin eingehalten werden
- Neuer Freistellungsbescheid muss alle 5 Jahre [Anm.: 5 Jahre nur für Spendenannahmen, regulär vermutlich 18 Monate] neu erteilt werden
- Bürokratie ist in Deutschland leider unerlässlich, allerdings wird hier der büroratische Aufwand so gering wie möglich gehalten
- Erhalt der Beschlussfähigkeit trotz wachsender Mitgliederanzahl:
- Mitglieder vergessen ihre Mitgliedschaft, das würde die Beschlussfähigkeit gefährden
- Mitglieder können bei über 2 Jahre hinweg wiederholter Nichtanwesenheit vom Stimmrecht ausgeschlossen werden
- Satzung des Vereins ist im Wiki unter [[1]] zu finden. ("Foerderverein_der_KIF_Satzung.pdf)
- Ordentliches Mitglied können nur Studieerende mit Informatikbezug werden, die den Vereinszweck unterstützen.
- Geld kann und darf durch die Satzung nur für Zwecke im Sinne der Förderung der KIF eingesetzt werden steuerlich begünstigte Zwecke, insb.
- Ausrichtung KIF
- Unterstützung der öffentlich-rechtlichen oder gemeinnützigen Veranstalter
- Fahrtkostenübernahme für Teilnehmer
BMBF-Anträge für die beiden KIF-Orgeln übernehmen (KIF e.V. arbeitet als Proxy)
- Antragsdeadline der 31. Mai des Jahres
- Rückfragen seitens des BMBF kommen dann im Juli/August
- Diese gehen weiter an die Fachschaft
- Antworten der Fachschaft werden dann ans BMBF weitergegeben
- Ausgaben für Dienstreisetätigkeiten der Vorstände, z.B. Fahrtkosten zur BMBF-Verbändetagung
- BMBF hat Bearbeitung von Förderverfahren ausgelagert; für die KIF ist das der DLR Projektträger (zugehörig zum Deutschen Zentrum für Luft- und Raumfahrt) in Boon
- Bei Näherrückender KIF
- auf Finanzen muss geachtet werden, um Probleme mit dem BMBF zu vermeiden
- ein Verweis auf das BMBF sollte ins KIF-Infoheft gedruckt worden
- Der KIF e.V. sorgt dafür, dass die Teilnehmer einer KIF die BMBF-Listen ausfüllen
- BMBF mag automatische Erstellung der BMBF-Listen mit automatischem Ausfüllen der Namen und des Studentenstatus nicht, BMBF hat leere Excel/PDF-Tabellen vorgegeben, in die bevorzugt handschriftlich, inzwischen auch alternativ maschinell die Namen und Hochschulstandorte der Teilnehmenden einzutragen sind.
- 250 Teilnehmer sind bei BMBF-geförderten Veranstaltungen eher die Ausnahme. übliche Veranstaltungen sind Seminare mit ~20 Personen
- BMBF-abgerufenes Geld muss teilweise mit Zinsen zurückgezahlt werden.
- Es kann sein, dass eine KIF in der durch den BMBF genauer geprüften Stichprobe landet
- hier muss dann eine genaue Auflistung der finanzierten Dinge an das BMBF weitergegeben werden
Unregelmäßge Aktivitäten/On-Demand und Ausblick für zukünftige Systeme
KdV
- der KIF e.V. hat für die Entwicklung der KdV-Software sowie die Anschaffung der Hardware (Raspberry Pi, Scanner, Numpads) gesorgt
- das KdV-System befindet sich noch in der Beta
- der KIF e.V. stellt Server für KdV zur Verfügung
Hardware
- Raspberry Pis für Twitterwall etc.
- 7 Funkgeräte, um die Kommunikation zu verbessern
- 4 10fach-USB-Ladegeräte für eine Handyladestation
- Überlegung für die Zukunft: Knochenhandys, die an die Rolle gebunden sind (OvD, Fahrer, usw); LTE-Accespoint für die Schlafhalle
Software
- KIF Wiki
- Gallerie
- Apfifoges
- Anmeldeseite
- Schilder-Generator
- kasse des vertrauens
- rpi-image-script bei fabian
- moderationstools (plenar-countdown, redeliste) und neues System für die Funktion von apfifoges sind noch in Aachen hinterlegt
- Die meisten Tools finden sich hier:
- Redmine ( [[2]] )
- GitHub-Organisation ( [[3]] )
Weiteres
- immer wieder soll Hardware angeschafft werden, wird oft über Mailingliste beschlossen
- OH: "Wir arbeiten eigentlich ziemlich chaotisch und unorganisiert, aber es funktioniert."
- Das mag abschrecken, allerdings ist dies realistisch, da der Vorstand auch abseits des KIF e.V. ein Leben hat
- Je nach Aufgabe im Verein kann es punktuell zu speziellen Aufgaben kommen, allerdings hält sich der Aufwand einigermaßen in Grenzen
- Wenn erforderlich, wird die Orga vor Ort unterstützt
Mitgliedsanträge
- Mitgliedsanträge können auf KIFs ausgefüllt werden
- Möglich ist aber auch der postalische Weg
- KIF e.V. hat kein Büro, also auch keine permanente postalische Adresse
- Auf der Seite [[4]] ist eine Mailadresse zu finden, an die ihr Fragen bezüglich der aktuellen(!) postalischen Adresse schicken könnt.
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