KIF440:Motivation zur Dokumentation

Motivierung zur Dokumentation

Das Problem

• Wir (=Uni Magdeburg) haben ein Wiki und keiner schreibt rein
• bei wiederkehrenden Projekten muss jedes Jahr das Rad neu erfunden werden
• Wiki: internes Wiki für Projektorganisatoren
• neue Erkenntnisse werden nicht dokumentiert, teilweise auch keine Doku, sodass letzte Doku einige Jahre her ist und somit Informationen oftmals veraltet

Aus den Unis

Uni Jena

• gar keine Dokumentation vorhanden
• ein Vorstand ist wandelndes Lexikon
• geht der Vorstand, geht das Wissen
• -> suchen auch Input

Uni Göttingen

• Wiki (öffentlich), wird rege genutzt
• Veteilung der Doku auf Pads und Mails
• -> keine zentrale Sammelstelle, Informationen werden hinterher nicht mehr gefunden
• Recap-Mail: "Ich hab's dokumentiert, schaut rein"
• Wiki: projectai.uni-goettingen.de
• auf Sitzungen protokollieren alle einmal

Uni Stuttgart

• haben ein Wiki
• vor 3 Jahren stand mal was Nützliches(TM) drin
• wird selten genutzt

Uni Magdeburg

• dito (siehe Problembeschreibung oben)

OTH Regensburg

• zyklischer Verlauf über die Semester:
  • 1-2 Semester wird dokumentiert
  • 1-2 Semester wird auf den alten Daten gearbeitet und so weitergenutzt
  • 1-2 Semester später wird festgestellt, dass die Daten veraltet sind und nicht mehr brauchbar, sodass das Wiki abgeschafft wird
  • 1-2 Semester später wird das Wiki wieder eingeführt von einer neuen Generation motivierter Dokumenteure

• neue Menschen finden die relevanten Infos nicht

---> AK wird zur Selbsthilfegruppe :(

Ideen und Ergebnisse

Ansatz 1: extrinsische Motivierung

• Achievements innerhalb der FS für gewisse Arbeiten, beispielsweise Dokumentation, verteilen auch z.B. Essen, Getränke
  • auch ein Betrafungssystem ist möglich, bsp. Rechteentzug
• Mail-Archive sind nicht gut, später selten kein Zugriff mehr darauf
• bei Projektstart an das Wiki die dortige Dokumentation erinnern
• den Leuten in den Ar*** treten, zu dokumentieren -> Verantwortlichen Doku-Beauftragten ernennen, der ...
• Werbung für die Dokumentation machen (Plakate, clevere Slogans ...)
• bei der Einführung der Mitglieder darauf hinweisen
• Verantworlichkeit zur Doku festlegen

Ansatz 2: Hürden minimieren

• Workshop "HowTo-Wiki" machen -> ca. alle Viertel-Jahre?
• kleine Anleitung für Wiki-Nutzung/Wiki-Syntax bereit stellen
• Vorlagen (direkt als WikiSeiten-kopiervorage) für Projekt-Dokus
• "sich dumm stellen" und solange nachfragen, ob etwas geschehen/dokumentiert ist, bis es auch wirklich eingetragen ist
• Einkaufslisten und ähnliche Checklisten mit Checkboxen versehen, sodass sie auch einfach per Smartpone von unterwegs abgehakt werden können
• eine zentrale (eventuell interne) Webseite mit Links zu allen nötigen/verwendeten Tools der FS, sodass diese auch von unterwegs schnell auffindbar sind ohne die entsprechenden Links auswendig zu kennen
• Startseite mit globaler Übersicht
• analoge Archivierung von Schmierzetteln - wird in Göttingen im FSR (erstaunlicherweise) benutzt
• die "Neuen" an die Hand nehmen
• Dokumentationsbeauftragten ähnlich einer Vertretung auswählen (siehe oben extrinsische Motiviereung)
• Einer dokumentiert den Inhalt, jemand anders kümmert sich dann um die Syntax
• Routine reinbringen -> Bsp (aus Göttingen) Rotationssystem bei Protokollen, jeder übernimmt es mal und lernt, dass dies Dokumentation dazu gehört und wird von anfang an direkt daran gewöhnt

Gründe für fehlende Dokumentation

• kein Account
• Unwissenheit über Existenz des Wikis
• zusätzlicher Aufwand
• nicht attraktiv zu dokumentieren
• Verantwortungsübernahme per "Ja ok, dann mach ich's eben"
• Faulheit

weitere Problem

• (nicht) schlecht lesbare Dokumente, besser als .tex oder .od[x] files

Wenn noch jemand von euch andere Ideen hat, bitte ergänzen!