KIF445:Selbstorganisation

Beginn: 04.11.16 11:30

Ende: 04.11.16 15:00

Protokoll: Jonas und andere

Teilnehmer und Teilnehmende Unis: TU Dortmund, TU Darmstadt, Uni Franfurt, HS Karlsruhe, Magdeburg, Bielefeld, Ulm, OTH Regensburg, Bonn, Karlsruhe KIT, Uni Duisburg, Aalen, RWTH Aachen, Uni Paderborn

Ergänzungen: ScanCard Organizer, Leprorello Kalendar und TFS von Ralf (2019 und 2020)

Probleme

• Deadlines beachten
• Schwankungen zwischen gut und schlechtorganisierten Phasen
• Priorisierung
• Zuspätkommen
• Organisation von größeren Projekten
• Planung durchziehen
• Probleme mit Unregelmäßigem

Life Pro Tips

• Unorganisiertheit lässt sich ändern
• Vertrauen in Lernfähigkeit
• schrittweises Lernen, Step by Step
• feste Zeiten für E-mail checking einrichten
• Rucksack/Tasche mit Dingen
• Bei rausgehen durchzählen: Handy, Geld, Schlüssel, ...
• Backups anlegen
• Schlüssel innen in die Tür stecken
• Achtung, kann schief gehen
• Beim Abschließen etwas Merk-würdiges tun, damit man sich merkt, dass man abgeschlossen hat
• Zum produktiven Arbeiten: [1]
• Essen einplanen

Vertraut eurem Gedächtnis nicht

• alles aufschreiben
• future-me ist ein Idiot
• future-me ist eine andere Person
• Kalender benutzen
• Informationen so anbringen, dass sie nicht zu übersehen sind, wenn sie wichtig sind.

Wie man einen Kalender benutzt

• Papier-Notizbuch vs. digitaler Kalender
  • jeder muss Form finden welche für sich am besten funktioniert
• Mehrere Monate ausprobieren
• Nicht zu viel eintragen
• Privates und Business (Uni) trennen
• muss verständlich sein
• muss vollständig sein
• Regelsatz aufschreiben, z.B. fünf Symbole (durchstreichen, Häkchen, ...)

Pünktlichkeit

• Uhr (z.B. vom Handy) verstellen
  • Achtung, Gehirn gewöhnt sich daran

Rituale und Gewohnheiten finden

• Umzug/Neues Semester/etc. nutzen um komplett neu anzufangen
• An eine Gewohnheit eine andere Gewohnheit dranhängen
• Feedbackschleife, was man geschafft hat: Sachen abhaken macht Spaß
• TED Talk zum Thema: [2]
  • 30 tage challenges: 30 Tage etwas neues ausrobieren. Danach entscheiden ob man Gewohnheit beibehalten will
• sich an Wochentagen richten
  • geht im Studienleben nicht so gut
• Am Anfang des Tages einen Leitspruch ausdenken nach dem man sich an dem Tag richtet

ScanCard Organizer

SEHR einfaches, schnelles und effektives System zur Terminplanung und Aufgabenbewältigung. Auf DIY Basis durch gekürzte A7 Karteikarten und entsprechende Einsteckhüllen (eine Hülle für Visitenkarten von Leitz) zu bewältigen.

Aufgabe/Termin auf die Karte schreiben und in die Hülle stecken, so hat man immer pro Hülle 10 Karten (sind wie ich festgestellt habe doch nur 8) in der Übersicht. Die Hüllen lassen sich beliebig gruppieren und thematisieren und natürlich auch vektorisieren. Flache und hierachische Ordnung, wenn man es denn braucht, sind ebenfalls möglich. Bei Erledigung Karte entfernen und wegschmeissen oder wenn sie wichtige Informationen enthält fortlaufend nummerieren und in einen A7-Karteikasten einsortieren. Auf die Registerkarten (Inhaltsverzeichnis) Kurzbeschreibung oder Stichpunkte (neudeutsch:Tags) mit Kartennnummer schreiben - fertig.

Leporello Kalendar

Leider nur sehr schwer zu bekommen. Kompakter Kalender zur Planung von fixen Terminen/Aufgaben mit natürlicher Monats, Halbjahres und Jahresübersicht. Ideale Ergänzung zum ScanCard Organizer, der eher für variable Planung gedacht ist. Unbegrenzte Akkulaufzeit durch Pen&Paper (TM) Technologie.

Durch entsprechendes Zusatzmodul lassen sich wiederkehrende Ereignisse (z. B. Geburtstage) automatisch eintragen. Dazu integrierte Übersicht für KW sowie erledigte Tage, Mondphasen, Sonnenaufgang/Untergang etc. Extrem Flach <2mm! und leicht <50g. Waterresitant and Shockprooved. Gibt es in A5 und A4 und meiner Kenntnis nach in Deutschland nur bei einem Lieferanten.

Tickler File System (TFS)

Perpetuales Dateisystem zur periodischen und aperiodischen Erfassung von Terminen, Aufgaben et cetera mittels mechanisch-materieller Speicherung derselben in "Slots" zur automatischen Wiedervorlage und Abarbeitung am gewünschtem Datum.

Im einfachsten Fall ist eine dingliche Realisierung des TFS durch Hängeordner und dazugehöriger Hängeregistraturbox zu bewerkstelligen. Die Mappen (Slots) werden beschriftet mit 1-31 und Jan-Dez.

Für die erweiterte Version benötigt man noch zusätzliche Vollsichtreiter Mo-So um durch geschickte räumliche Anordnung der Beschriftungen einen "ewigen" Kalender zu realisieren, welcher dann zur räumlich-visuellen Kontrolle der fortschreitenden Zeitlinie dient, die in einem begrenztem Maße (zeitlich begrenzt auf ein Jahr) zukünftige Vorgänge am Ereignishorizont abbilden kann.

Ein weiterer Vorteil ist die stromlose persistente Speicherung der abgelegten Elemente im TFS, sowie ein multidimensionaler Zugriff, bezogen auf eine Raum- und vorwärtsgerichtete (nicht zwingendermaßen lineare) Zeit-Ebene unter Beibehaltung der aktuellen Realzeit, auf dieselben durch ein mechanisches Zugriffsverfahren, welches zusätzliche Informationen in Form von optischen, haptischen, akustischen und olfaktorischen Reizen liefert, ohne unerwünschte automatische Duplizierung der Elemente, diese bleiben somit originär.

Tools

• Als Informatiker kann man sich das Tool selber bauen
• Tool: [www.bulletjournal.com/] Einkaufslisten, Gedanken, verschiedenes, ...
• Tool: habitica www.habitica.com
  • Character welcher Lebenspunkte verliert wenn man etwas nicht tut
  • Übt Druck auf dich selber aus - auch negativen Druck
• App mit rein positivem Reinforcement: Superbetter: [www.superbetter.com] "the ability to stay strong, motivated and optimistic"
• Good old Papierstrichliste!

Mit Informationen umgehen

• Grundsatz: Informationen die am Tag im Notizbuch gesammelt werden verarbeiten:
• Information sofort an die richtige Stelle schreiben z.B. Kalender, Vorlesungsunterlagen, Archiviersystem, ...
• System Getting Things Done ("GTD"): [3]
• Priorisieren
• Eisenhower-Prinzip: [4]
  • Zwei Achsen: Wichtig und Dringend

Mails lesen

• Chronologisch lesen
• Umgekehrt chronologisch: Gerade hereingekommenes könnte JETZT dringend sein
• Termin -> In Kalender eintragen
• Machbar in unter zwei Minuten: do it now
• Machbar in mehr als zwei Minuten: ins TODO-System schreiben
• Mails sortieren
  • automatisiert
  • Manche Ordner müssen nur angeschaut werden, manche benötigen Arbeitszeit
• Mailthreadanzeige: Mails werden nach Gesprächen sortiert
  • Problem: Solange es noch aktiv ist, muss ganzer Thread im Posteingang sein
  • In Thunderbird geht das ordnerübergreifend

Physische Mails / Dokumente

• Hängeregister/Ordner
• möglichst klare (z.B. alphabetische) Sortierung
• Einstellmappen (Das Ordnersymbol (TM))
  • Viele Mappen -> kein Overflow

Insgesamt verlässliches System

• Weekly review: Einmal pro Woche hinsetzen und nächste Woche planen
• alle Systeme in einen "cleanen" Stand bringen
• Todolisten anschauen, wegwerfen, abhaken, als wichtig markieren, ...
• Was muss noch getan werden
• Wann Planen? Morgens für den Tag oder Abends?
• Abends, damit man morgens sofort durchstarten kann
• Evtl. mehrmals wöchentlich, ggf. aufgeteilt nach Arbeit/Privat, etc.

Good Practices / Verschiedenes

• Nicht zu viele Dinge gleichzeitig bearbeiten
• Lieber weniger Projekte abschließen als viele bearbeiten
• Motivation durch "Listenabhaken"
• Tagesplan machen
• Nicht ablenken lassen
• Auslagern / kompartmentalisieren
• Externes Gedächtnis
• (künstlicher) Zeitdruck
• Musik hören motiviert, gibt einen Takt vor
  • Musik etwas schneller hören als gewohnt, um Arbeitstempo zu erhöhen
• Latenzverbergung / Was tun während man "nichts tut", z.B. Pendeln
  • Laptop nehmen, Programmieren, etc
  • Abgaben aufschreiben
  • Reflektieren / über anstehende Aufgaben nachdenken
  • Inhalte auf Band sprechen und abspielen lassen
• Zeit schinden durch angenehmere (Teil)aufgaben
• Aufgaben als Herausforderungen interpretieren
• Ein gut funktionierendes System einsetzen (z.B. Mail-workflow)
  • Versuchen, alles durch dieses System zu leiten ("Schreib' mir 'ne mail.")

Wiederkehrende Aufgaben

• Demotivierend / Nihilismus
• Auf den Reward fixieren
• Ansatzpunkt finden / sich überwinden / sich selbst überlisten
• Klassische Konditionierung (z.B. Musik verbinden mit einer Aufgabe, dann nur auf die Musik konzentrieren)
• Beispiel Aufräumen:
  • Arbeit aufteilen (z.B. jeden Tag 5 Dinge aufräumen)
  • Orte schaffen wo man schnell Ordnung schaffen kann
• Egoistisch sein für erfolgreiche Selbstorganisation
• Etwas Zeit für sich selbst zurücklegen

Fazit

• Externes Gedächtnis, dem eigenen Gedächtnis nicht vertrauen
• Gewohnheiten