KIF375:Veranstaltungsplanung

Begrüßungsrunde

Die anwesenden Fachschaften stellen ihre Veranstaltungen vor und berichten kurz über deren Größe und Besonderheiten.

Veranstaltungskonzepte

Es gibt verschiedene Konzepte der Zusammenarbeit:

• die Fachschaft führt das Fest allein durch (Organisation, Arbeit, Risiko)
  • Begrüßungsfeste für Erstsemester
  • Semester-, Weihnachtspartys der Fachschaft
  • Spieleabende, LAN-Party, Professorenstammtisch etc.
• Veranstaltungen in Kooperation mit anderen Fachschaften (Organisation, Arbeit und Risiko sind gesplittet, oder man ist nur für ein Ressort zuständig)
  • uniweite Feste mit vielen Teilnehmern (> 1000)
  • Semesterpartys bei kleineren Studiengängen (um eine kritische Masse an Besuchern/Umsatz zu erreichen)
• Kooperation mit der Universität/Fakultät (wir organisieren alles oder einen Teil, das Risiko trägt die Uni/Fakultät)
  • Mithilfe bei Absolventenfeiern, Fakultätsfesten, Symposien, Kolloqien etc.
  • Beispiel: Fakultätenabend (Karlsruhe, KIT)
    • Erstsemester mit Professoren zusammenbringen
    • Organisiert durch die Fachschaft
    • fast alle Stände werden durch Institute betrieben (Mitarbeiter und Profs schenken aus)
    • Institute können sich vorstellen und verkünsteln (z.B. durch Knobelrätsel oder Verlosungen)
    • die Fachschaft verkauft Wertbons für die Stände
    • Erstis bekommen Gratisbons, welche aus Sponsoringgeldern bezahlt werden
• Kooperation mit Firmen
  • Beispiel: Club Event (Oldenburg)
    • ein Abend 5 Clubs nur einmal Eintritt zahlen
    • Fachschafter arbeiten an der Kasse
    • die Fachschaften bekommen die Eintrittsgelder
    • die Clubs bekommen die Einnahmen für Essen/Trinken
  • Party in einem Club
    • in einem begrenzten Budget gibt die Fachschaft gratis Sachen raus
    • alles andere wird normal bezahlt, der Club bekommt alle Einnahmen
    • eigentlich nur interessant, wenn die Fachschaft nicht wirtschaftlich tätig werden darf, da es fast ein zu gutes Geschäft für den Club ist

Eintritt

• die meisten Fachschaften nehmen keinen Eintritt für ihre Feten
• bei Großveranstaltungen (> 1000 Gästen) ist Eintritt eher üblich
• Eintritt hängt oft auch daran, wie hoch der Aufwand ist das Gelände abzusperren
• Feten in Clubs haben teilweise Eintritt, der komplett an die Fachschaften geht

Sonstiges

• Sponsoren gewinnen und alles gratis rausgeben
• Professoren hinter die Theke stellen

Orga / Helfer

Eine Definition vorweg:

• Organisatoren planen und bereiten das Fest vor
• Helfer arbeiten während der Veranstaltung (Aufbau, Staende, Abbau)

Wer organisiert/hilft

• die Organisatoren sind fast immer Fachschafter
• ein weiteres Konzept ist, die Erstis organisieren zu lassen
  • erfahrene Fachschafter (Schattenorga) unterstützen und "überwachen"
  • Schattenorga steht natürlich auch bei Fragen/Problemen zur Seite und schaut, dass es in den Ressorts "läuft"
• Wo kommen die Helfer her:
  • alle Fachschafter (oder eine Untergruppe, z.B. alle Viertsemester)
  • O-Phasen-Tutoren
  • Erstis (die über O-Phasen-Tutoren angesprochen werden)
  • Freunde und Bekannte von aktiven Fachschaftern
  • spontan
    • Helferlisten dienen hier eher als Richtlinie
    • kommt eher für kleinere Veranstaltungen (<100 Leute) in Frage
  • zukünftige Fachschafter (Leute die mehr machen wollen) Newbies
  • Ex-Fachschafter die bereits im Job sind
  • alle Studierenden werden über eine Webseite angesprochen zu helfen
  • Mentees über ein Mentorenprogramm ansprechen
    • Erfahrungen sind sehr gut, da eine Hohe persönliche Bindung zwischen Mentoren und Mentees besteht
  • externe Vereine (siehe Outsourcing, Risiko bleibt allerdings bei der Fachschaft)

Helferentlohnung

Von folgenden Möglichkeiten der Be- bzw. Entlohnung von Helfern wird Gebrauch gemacht:

• Freiverzehr am Stand während der Schicht
• Freigetränke am ganzen Abend
• Freiverzehrbons (oder Wertbons) je nach Arbeitszeit
• "Punkte" (innerhalb der O-Phase gibt es einen Wettbewerb und für diesen bekommt die O-Phasengruppe Punkte, wenn Erstis beim Fest helfen)
• Freikarten für die Party (evtl. auch mehr als eine)
• ein nachträgliches (kostenloses) Helferfest für alle Helfer

Abbauhelfer rekrutieren

Abbauhelfer für die Nacht nach der Party zu finden ist recht schwer. Folgende Punkte können die Suche erleichtern und werden angewandt:

• Helfer werden bezahlt (z.B. 20 Euro für die Nacht oder 8 Euro je Stunde)
• Abbauhelfer erhalten eine zweite Freikarte (bei Partys mit Eintritt)
• Kaution für Abbauhelfer wenn diese freien Eintritt bekommen (z.B. sie hinterlegen das vierfache des Eintritts als Kaution, die sie nach der Party zurückbekommen, wenn sie geholfen haben)
• zwei Abbauschichten planen, die zweite ist morgens mit "frisch ausgeschlafenen" Helfern, diese sind evtl. einfacher zu besetzen als Abbauschichten mitten in der Nacht und in der Nacht muss nicht alles erledigt werden
• die letzte Schicht an den Ständen baut den Stand komplett ab (extra Schicht nach Verkaufsschluss, diese wird aber nicht extra gekennzeichnet)
  • Helfer für eine späte Schicht am Stand zu finden ist eventuell einfacher, als explizite Abbauhelfer

Nicht erscheinende Helfer

• bei den meisten Fachschaften hat dies keine Folgen (auch wenn der Helfer vorher bereits seine Belohnung erhalten hat)
• Kaution wird nicht zurückgezahlt
• Blacklist mit "unzuverlässigen" Helfern führen und diese nicht bei zukünftigen Festen zulassen

Sonstiges zu Helfern

• Springer von vornherein fest einplanen (diese sollten Ahnung haben und nüchtern sein)
• Schichten überbuchen (heißt: mehr Helfer einplanen als eigentlich gebraucht) weil Helfer nicht erscheinen oder unfähig sind

Zutritt limitieren

Wie sorgt man dafür, dass nur befugte Leute Zutritt zu bestimmten Bereichen haben?

• Ausweise
  • mit Name und Job drucken
  • Farbe nach Zugangsbereichen
  • stempeln, laminieren, umhängen
• T-Shirts
• Armbänder (kann direkt mit dem Eintritt für alle Gäste gekoppelt werden)
• Stempel, Buttons
• Kontrolle durch professionelle Security-Firmen (teilweise gefordert durch die Uni-Leitung bei >500 Gästen)

Sicherheit für die Kasse

• nur sehr gute Bekannte von Fachschaftern an die Kasse
• in jeder Kasse kleben Fotos von den Finanzern, nur diese dürfen Geld aus der Kasse nehmen, jeder Helfer soll darauf achten
• Finanzer nehmen regelmäßig Geld aus der Kasse (>100 Euro Wechselgeld sind eigentlich unnötig, wenn man maximal 20 Euro-Scheine annimmt)
• die erste Aktion, wenn der Stand geschlossen wird, ist, die Kasse in "Sicherheit" zu bringen
• die "Finanzzentrale" nach Möglichkeit getrennt von der Party in einem separaten Raum unterbringen

Finanzierung

Die Ziele der Feste variieren zwischen den Fachschaften und auch einzelnen Veranstaltungen sehr stark. Es gibt Veranstaltungen die "Geld verbrennen" dürfen. Andererseits sind die Fachschaftsvereine darauf angewiesen, dass ihre Feste Gewinne erwirtschaften oder eine "schwarze Null" erzielen. Häufig dient auch ein gewinnorientiertes Fest der Querfinanzierung eines Festes mit eher ideellem Wert für die Fachschaft.

Ein gutes Mittel zur groben Abschätzung der Kosten ist ein Finanzplan. Dieser soll hier nicht groß formal definiert werden. Wichtig ist, dass man möglichst keine Posten vergisst und Kosten IMMER nur nach oben und Einnahmen immer nur nach unten abschätzt. Die folgende Checkliste soll einen Überblick geben, welche Kosten man (sofern vorhanden) im Finanzplan mitaufführen sollte.

Kosten-Checkliste

zentrale Kosten:

• (vorübergehende) Gaststättengestattung und evtl. Sperrzeitverkürzung
• Veranstalterhaftpflicht- und evtl. Technikversicherung
• Miete für die Location
• Miete für Technik (Ton/Beleuchtung/Spezialeffekte/Kabel)
• DJ/Band
• Gebäudereinigung
• GEMA
• Fahrzeuge (Sprit!)
• Orga-/Helfer-Catering
• Security (Bauzäune)
• Werbung (Plakate, Flyer)
• Shuttle-Service (Nachts, wenn Party außerhalb des Ortes)
  • recht hohe Kosten (Beispiel 4 Fahrten für 600 Euro)
• Dekoration (Werbebanner etc.)
• Kautionen und Wechselgeld (muss vorfinanziert werden)
• nicht vorhandene Infrastruktur:
  • Stromaggregate (<200 Euro für reichlich Leistung, Diesel kostet extra)
  • Trinkwasser (für Stände)
  • Toiletten (falls nicht genügend vorhanden)

Posten für Stände allgemein:

• Mieten für Bechern, Tassen, Glühweintöpfen, Grills, Friteusen, ...
• Mieten für Biertischgarnituren, Pavillons, Zelte (Essen unter freiem Himmel verkaufen ist evtl. nicht erlaubt)
• Kühlwagen/Kühlschränke
• Beilagen für den Verkauf (Brötchen, Ketchup, Zucker, Pommessalz ..)
• Hilfsmittel (Gas, Öl, Eis)
• Einweggeschirr/ -besteck, Servietten
• "Schankverlust" (aka Helferschwund, 15-25%)
  • Ziel ist es nicht den Schwund zu minimieren, sondern besser zu kalkulieren (niemand will den Helfern verbieten was zu trinken)
  • bei starken Abweichungen (z.B. 50%) kann aber nachgeforscht werden woran es hängt
• Abdeckungen, Verkleidungen, Müllsäcke

Risiko

Es gibt verschiedene Modelle, wer das wirtschaftliche Risiko bei den Veranstaltungen trägt:

• der Fachschaftsverein
• eine extra für die Veranstaltung gegründete GbR (z.B. mit allen teilnehmenden Fachschaften als Gesellschafter)
• Asta, Fakultät oder Uni direkt
• ein Fachschafter privat (gefährlich bzgl. Versicherung und Finanzamt)

Zuschüsse

• Spenden von Professoren (sowohl Sach- als auch Geldspenden)
• einzelne Posten beantragen bei AStA/Fakultät (eher bei kleineren Beträgen)
• Ehemaligen- oder Förderverein
• Sachspenden z.B. Fahrzeuge
• Band bezahlen lassen (Kulturmittel vom AAA, International Office)
• wissenschaftliche Mitarbeiter als DJ anstellen

Sponsoren

Man kann zwar einfach so zig Firmen nach "Sponsoring" anfragen, die Ausbeute dürfte allerdings relativ gering sein. Am besten ist hier der persönliche Kontakt. Man sollte dem potentiellen Sponsor durchaus erklären können, welchen konkreten Nutzen er von einem Sponsoring hat - wenn man selbst keinen findet ist es vielleicht nicht der richtige Sponsor!

• Firmen über Ex-Fachschafter ansprechen
• Sparkassen und kommunale Unternehmen, die sich sozial engagieren
• (lokale) Unternehmen (am einfachsten Mittelständler) mit Recruitinginteressen
• Unternehmen mit Studierenden als Kundengruppe (z.B. Internetanbieter auf Erstiparty)
• AStA/StuRa gegen Logo

Werbung

Ihr habt mehrere Möglichkeiten. Eventuell hat eure Fachschaft ja eine Policy wo und in welchem Rahmen ihr Werbung erlauben wollt.

• ein klares: Nein!
• nur passiv (d.h. auslegen bzw. aufhängen)
• nur interessantes (mit Nutzen für die Studis)
• nur von studentischen Organisationen
• Merchandise-Material ist besser als Flyer
  • Flyer landen meist eh nur am Boden

Angebot

• Begleitprogramm:
  • Hüpfburg
  • Schwedenfeuer
  • Sofaecken
  • Hintergrundmusik von DJ WinAMP

Einkauf

Ihr habt mehrere Möglichkeiten Sachen einzukaufen:

• beim (Getränke-)Händler auf Kommission bestellen
  • meist bekommt man auch noch abends Nachschub
  • Angebote einholen und die Händler sich ruhig gegenseitig unterbieten lassen
• Großhandel (z.B. METRO)
  • Karte besorgen (sollte als Fachschaft funktionieren; über Uni oder Verein)
  • vollständige Gebinde werden ohne Probleme zurückgenommen
    • Trick bei Hart-Alk: ein Gebinde als lose Flaschen kaufen, dann könnt ihr auch ein paar einzelne Flaschen zurückgeben
  • nicht unbedingt billiger als "draußen"
  • entspannteres einkaufen (Discounter-Einkaufswagen sind nur bis 130kg Last brauchbar ;)
• Supermarkt/Discounter:
  • das einfachste so lange ihr noch "haushaltsübliche" Mengen braucht
  • "haushaltsüblich" ist ein dehnbarer Begriff (hängt stark vom Filialleiter ab)
  • eventuell günstigste Variante aber Rückgabe schwierig

Stände

• Cocktails, Longdrinks, Shots
• Bier (Flaschen oder gezapft)
• Softdrinks, Apfelschorle, Wasser
• Glühwein, Kakao
• Steaks, Würste, Feta, Pommes
• Waffeln, Bretzeln, Kartoffelpuffer
• Pizzabäcker, Dönermensch (von extern)

Mengenkalkulationen

• Bier: eine Kiste je 5-10 Personen (~ 1 Liter je Gast)
  • dank Kommission kann hier sehr reichlich bestellt werden
  • Spezialbiere von lokalen Brauereien müssen bei Erstis evtl. extra beworben werden, sonst gehen sie kaum weg
• Glühwein: 0,2 - 0,8 Liter pro Person (stark abhängig von der Außentemperatur und vom weiteren Angebot, z.B. verbraucht man mit Glühweinflats deutlich mehr)
  • gekauft im 1 Liter-Pack im Discounter (~1 Euro) oder 10 Liter-Karton im Großhandel (~8 Euro)
  • Reste: nachfragen ob man es zurückbringen kann oder wenn möglich an andere Fachschaften/Gruppen gegen den Einkaufspreis weitergeben
• Softdrinks/Apfelsaftschorle/Wasser: sehr wenig vielleicht insgesamt 10 Kisten bei 500 Gästen
  • hier wird angenommen, dass Helfer aus einem anderen Bereich verpflegt werden (z.B. mit großen und deutlich billigeren Apfelschorle-, Wasserflaschen vom Discounter)
• Steaks/Würste: gesamt 0,5 Portionen je Gast (bei Verkauf von 20 bis 24 Uhr)
  • lieber etwas zu wenig kalkulieren, da relativ teuer und es meist nicht zurückgegeben werden kann
• Pommes: eine Portion(~150-200g) je 3-4 Gästen
  • lieber etwas reichlicher kalkulieren, da es wirklich billig ist (10kg für ca. 8 Euro) und man den Ausverkauf vom Fleisch abfangen kann
  • das Altöl abkühlen lassen(!), wieder zurück in die Behälter (praktisch sind z.B. 10-Liter-Kanister mit Schraubverschluss) kippen, diese verschliessen und im Restmüllcontainer entsorgen

Pfandmarken

• Dübel, Fliesenkreuze oder anderes billiges Baumarktzeug (evtl. farblich markieren)
• Pfandmarken von der Rolle (nicht wiederverwendbar)
• Plastikchips (evtl. customized, einmalige Anschaffungskosten)
• Knicklichter (cool, teuer, nicht wiederverwendbar)
• Tastenkappen (nerdig, evtl. farblich markieren, schlecht wenn im Poolraum daneben ähnliche Tastaturen stehen ;)

Sonstiges

• Wer darf große Scheine annehmen? (Vorsicht Falschgeld!)
• Wechselgeld für den Anfang besorgen (100-200 Euro je Kasse)
• Pfandgeld für das Partyende bereithalten
  • nicht den ganzen Abend in der Kasse lagern
  • am besten direkt gerolltes Geld nehmen, dann geht die Rückgabe schneller
• "runde" Preise verwenden (teilbar durch 50 Cent)
  • einfacheres Rechnen auch bei >0 Promille
  • weniger Münzverwechslungen
• Cocktails eventuell vormischen (bei Ungeübten kann das sonst ewig dauern)

Offizielles

Die Informationen in diesem Bereich sind stark abhängig von der Stadt, Auflagen der Uni und dem Rahmen in dem eure Veranstaltung stattfindet.

Genehmigungen

von der Stadt:

• Genehmigung des vorübergehenden Gaststättenbetriebs
  • der Verkauf von Essen ist eine Grauzone (wenn ihr niemanden mit "Belehrung zum Infektionsschutzgesetz" habt), meist ist es aber kein Problem, wen die Stände nur kurz stehen (einen Abend) und beim Aufbau sauber sind
• Sperrzeitverkürzung
  • je länger man hier angibt, desto teurer wirds, evtl. sollte man sich also überlegen das Licht anzumachen, wenn nur noch 20 Hanseln da sind, und die Party zu beenden
  • wenn die Stadt euch nicht den erwünschten Zeitraum erlaubt, versucht telefonisch oder persönlich nochmal nachzuhaken, meist lassen sich noch 1-2 Stunden raushandeln

Wenn ihr auf eurem Unigelände feiern wollt, braucht ihr vermutlich eine Genehmigung für die Räumlichkeiten (ist meist kostenlos). Dazu gehören (je nach Uni) noch verschiedene Anlagen:

• Vertrag der Haftpflichtversicherung
• Vertrag mit einer Reinigungsfirma übers Putzen hinterher
• Sicherheitskonzept (z.B. professionelle Securityfirma oder "machen wir selbst" je nach Uni und den Erfahrungen mit euch aus der Vergangenheit)

Versicherung

Ohne jede Versicherung haften eure Orgas im Schadensfall voll mit ihrem Privatvermögen oder bestenfalls euer Verein. Das kann ordentlich in die Hose gehen, wenn euch z.B. ein Boxenturm umkippt, Licht von der Decke fällt oder im schlimmsten Fall die Bude abfackelt. Gewinne und Verluste beim Verkauf von Getränken/Essen/Sonstigem sind Peanuts im Vergleich zu den Summen um die es hier geht.

Haftpflichtversicherung

Eine Veranstalterhaftpflichtversicherung sollte man auf jeden Fall abschließen, um bestimmte Risiken die bei der Masse an Menschen auftreten, abzudecken. Achtet auf den Vertragstext! Sind beispielsweise nur Gäste versichert oder nur Orgas? Eine Police kostet für einen Abend mit ca. 500 Gästen um die 150 Euro. Wenn ihr mehrere Veranstaltungen absichern wollt, kann es sich lohnen für einen größeren Zeitraum oder gleich das ganze Jahr eine solche Versicherung abzuschliessen. Das kostet nur unwesentlich mehr als eine einzige Veranstaltung und ihr habt den Stress weg.

Technikversicherung

Die Haftpflicht deckt im Allgemeinen keine Schadensfälle an der von euch gemieteten Ton-, Licht- oder sonstigen Technik ab. Fragt beim Verleiher nach, ob die Sachen schon versichert sind. Ansonsten ist eine Technikversicherung nicht ganz billig, eure Technik zu ersetzen aber leider auch nicht. Erfahrung einer Fachschaft: eine Monitorbox war weg, Schaden 1300 Euro. Die Kosten für die Versicherung hängen von der Versicherungssumme eurer Technik ab. Hier solltet ihr möglichst genau schätzen (Preise im Internet suchen). Ein ganz grober Anhaltspunkt: 1 Euro Kosten je 150 Euro Versicherungswert und die Versicherungssummen liegen zwischen 20.000 und 100.000 Euro.

Die Polizei

Sie kommt auch mal gern vorbei während die Party läuft um sich schon mal vorzustellen. Da ist gar nix böses dabei und die Beamten freuen sich, wenn jemand sagt: "Hier, ich bin verantwortlich". Man kann durchaus auch im Vorfeld der Veranstaltung mal auf dem Revier vorbeigehen, sich vorstellen und die Handynummer hinterlassen. Sollte es am Abend Probleme geben, ruft die Polizei erstmal bei euch an und ihr könnt euch kümmern, bevor eine Streife vorbeikommen muss. Andersherum wollt ihr vielleicht auch gleich eine Durchwahl haben, damit ihr nicht lange warten müsst, wenn ihr Probleme mit Gästen oder allgemein habt.

Irgendwann ist eure Genehmigung zu Ende und ihr wollt eventuell noch ein wenig länger machen. So lange man nicht nach dem Schluss noch die nächste 100er Packung Steaks anbricht, ist das auch nicht weiter wild. 30 Minuten oder 1 Stunde überziehen wird meist geduldet. Kommt die Polizei das erste Mal vorbei, gibt es eine Verwarnung. Nach dieser solltet ihr dann die Musik runter drehen und den Verkauf einstellen oder wenigstens - als Zeichen des guten Willens - anfangen abzubauen und nichts neues mehr anbrechen. Beim zweiten, spätestens dritten Mal, ist eure Party dann zu Ende. Überlegt euch, ob ihr das riskieren wollt. Wenn ihr z.B. im Außenbereich nur bis 24:00 Uhr feiern dürft, innen aber bis 03:00 Uhr, wäre es schade wenn ihr 01:30 Uhr abbrechen müsst, weil draußen noch der Bär tobt!