KIF375:Veranstaltungsplanung

Begrüßungsrunde

• die anwesenden Fachschaften stellen ihre Veranstaltungen vor und berichten kurz ueber deren Groesse und Volumnen

Veranstaltungskonzepte

Es gibt verschiedene Konzepte der Zusammenarbeit:

• die Fachschaft führt das Fest allein durch (Organisation, Arbeit, Risiko)
  • Begrüßungsfeste für Erstsemester
  • Semester-, Weihnachtspartys der Fachschaft
  • Spieleabende, LAN-Party, Professorenstammtisch etc.
• Veranstaltungen in Kooperation mit anderen Fachschaften (Organisation, Arbeit und Risiko sind gesplittet, oder man ist nur für ein Ressort zuständig)
  • uniweite Feste mit vielen Teilnehmern (> 1000)
  • Semesterpartys bei kleineren Studiengängen (um eine kritische Masse an Besuchern/Umsatz zu erreichen)
• Kooperation mit der Universität/Fakultät (wir organisieren alles oder einen Teil, das Risiko trägt die Uni/Fakultät)
  • Mithilfe bei Absolventenfeiern, Fakultätsfesten, Symposien, Kolloqien etc.
  • Beispiel: Fakultätenabend (Karlsruhe, KIT)
    • Erstsemester mit Professoren zusammenbringen
    • Organisiert durch die Fachschaft
    • fast alle Stände werden durch Institute betrieben (Mitarbeiter und Profs schenken aus)
    • Institute können sich vorstellen und verkünsteln (z.B. durch Knobelrätsel oder Verlosungen)
    • die Fachschaft verkauft Wertbons für die Stände
    • Erstis bekommen Gratisbons, welche aus Sponsoringgeldern bezahlt werden
• Kooperation mit Firmen
  • Beispiel: Club Event (Oldenburg)
    • ein Abend 5 Clubs nur einmal Eintritt zahlen
    • Fachschafter arbeiten an der Kasse
    • die Fachschaften bekommen die Eintrittsgelder
    • die Clubs bekommen die Einnahmen für Essen/Trinken
  • Party in einem Club
    • in einem begrenzten Budget gibt die Fachschaft gratis Sachen raus
    • alles andere wird normal bezahlt, der Club bekommt alle Einnahmen
    • eigentlich nur interessant, wenn die Fachschaft nicht wirtschaftlich tätig werden darf, da es fast ein zu gutes Geschäft für den Club ist

Eintritt:

• die meisten Fachschaften nehmen keinen Eintritt für ihre Feten
• bei Großveranstaltungen (> 1000 Gästen) ist Eintritt eher üblich
• Eintritt hängt oft auch daran, wie hoch der Aufwand ist das Gelände abzusperren
• Feten in Clubs haben teilweise Eintritt, der komplett an die Fachschaften geht

weitere Ideen:

• Sponsoren gewinnen und alles gratis rausgeben
• Professoren hinter die Theke stellen

Orga / Helfer

• Definition:
  • Orgas planen und bereiten das Fest vor
  • Helfer arbeiten waehrend der Veranstaltung (Aufbau, Staende, Abbau)
• die Organisatoren sind fast immer Fachschafter
  • Erstis organisieren, werden aber "ueberwacht" von erfahrenen FSlern
• Wo kommen die Helfer her:
  • aller Fachschafter (bzw. eine Untergruppe, z.B. alle Viertsemester)
  • O-Phasen-Tutoren
  • Erstis (ueber O-Phasen-Tutoren ansprechen)
  • Freunde und Bekannte von FSlern
  • spontan (Helferlisten diesen eher als Richtlinie, angewandt eher bei kleineren Veranstaltungen bis 100 Leute)
  • FSler in spe bzw. Newbies
  • Ex-Fachschafter
  • alle Studis werden ueber eine Webseite angesprochen
  • Mentis ueber Mentorenprogramm ansprechen (sehr hoher Erfolg da persoenliche Bindung)
  • externe Vereine (quasi Outsourcing, Risiko bleibt allerdings bei der FS)
  • Springer von vornherein fest einplanen (diese sollten Ahnung haben und nuechtern sein :)

• Wie sorgt man dafuer, dass nur befugte Leute Zutritt zu bestimmten Bereichen haben:
  • Ausweise (Name & Job drucken, laminieren, Lanyard | Farbe je Rolle - z.B. Finanzen ROT, Helfer Gruen, Orgas Blau)
  • T-Shirts
  • Armbaender (kann direkt mit dem Eintritt fuer alle Gaeste gekoppelt werden)
  • nur sehr gute Bekannte von FSlern an die Kasse
  • In jeder Kasse kleben Fotos von den Finanzern, nur diese duerfen Geld aus der Kasse nehmen, jeder Helfer soll darauf achten
  • Stempel, Buttons
• Anwesenheit durch professionelle Security-Firmen (teilweise gefordert durch Unileitung bei >500 Gaesten)