KIF445:Einführung KIF e.V.

Datum: 03.11.16

AK-Leiter: Fabian (Vereinsvorstand seit 2014)

Protokollanten: Paddy {TU Darmstadt), phi (FAU Er-Nbg)

Anwesende: Fabian Rump (1. Vorsitz), Jörn Tillmanns (Beisitzer), Felix Schäfer (2. Vorsitz), Sven (Duisburg), Christoph (Boon), Lennart (Boon), Patrick (Darmstadt), Janfred (Bremen), Dennis (Bremen), Florian (Lübeck), , Alex (Regensburg), Phillip (Erlangen), Dominik (Magdeburg), Markus (Aalen), Markus (Boon)

Nicht Anwesende Vorstandsmitglieder: Ingo Sieverdingbeck (Beisitzer), Maurice Buchsein (Schatzmeister)

Themenpunkte

• Vorbehalte bei der Gründung des Vereins
• Aktuelle Tätigkeiten; was sind typische Aufgaben der aktiven Mitglieder, was tun Menschen drumrum? Welche Software wird vom Verein weitergepflegt / Infrastruktur betrieben?
• Ausblick in mögliche zukünftige Aktivitäten (Wie geht es im Vorstand weiter? Welche Ziele sieht der e.V. für sich? Input durch den AK erwünscht; welche Aufgaben wird es geben? Gibt es neue Ideen?)

Vorbehalte bei der Gründung des Vereins

Hauptgrund für den Verein

• Geld: Vor Existenz des Vereins hatte jeder Veranstalter (einzelne Fachschaften) selbst für die Finanzierung zu sorgen (Teilnehmerbeiträge =< Sponsoren =< BMBF-Fördergelder)
• Bessere Möglichkeit, Sponsoren zu bekommen
• BMBF-Fördergelder helfen sehr bei der Finanzierung
  • BMBF fördert zentrale Maßnahmen studentischer Verbände
  • z.B. Fachschaftstagungen, Tagungen von politischen Studentengruppierungen und sozialen Interessensgruppen
• Problem: Jede KIF-Orga musste weit vor dem Stattfinden ihrer KIF selbstständig einen Antrag auf Fördergelder stellen
  • Wiederholter ungeübter Beürokratieaufwand mit hoher Vorlaufzeit
  • BMBF erlaubt nicht, dass zwei verschiedene Fachschaften im selben Jahr Anträge für den selben Zweck (KIF) stellen; ist für Winter/Sommer-KIF so passiert
    • Deshalb Verein als gemeinsame Instanz für die Antragstellung durch einen einzigen Antragsteller.
    • KoMa hat vorgemacht, dass es mit e.V. besser läuft mit Anträgen beim BMBF
    • Fachschaften in Süddeutschland haben oft keine juristische Person, die als Antragsteller dienen kann.

Gründe für lange Verzögerung

• KIF war damals gegen zentrale / langlebige Strukturen
• KIF war früher politischer und autonom-radikal angesiedelt; Dachorganisation wurde als externe Instanz, die Regeln vorschreibt, abgelehnt.
• Lange Zeit gab es das Denken, dass jede KIF ein in sich abgeschlossenes System, sodass Beschlossenes nur für diese KIF galt

Weiteres

• Umsetzung hat über 1-2 Jahre hinweg gezeigt, dass der Verein nicht als Problem wahrgenommen wird.
• KIF e.V. ist eine Instanz, die durch KIFfel gegründet wurde, aber nicht auf einer KIF beschlossen wurde
  • muss von den Veranstatern der KIF nicht mit eingebunden werden, wenn BMBF-Anträge und Finanzierung selbst gestellt werden können.
  • Eine KIF-Orga kann sich auch abkapseln und die KIF komplett ohne KIF e.V.-Unterstützung durchführen (Auf Kosten der anderen KIF in dem Jahr
• KIF hat Repräsentanten für die Zeiten zwischen den KIFs beschlossen; der Verein selbst sieht sich nicht in dieser Rolle, und möchte nicht inhaltlich aktiv sein; auch wenn es gelegentlich solche inhaltlichen Anfrage von Externen gibt. Der Verein hat die *Unterstützung* der KIF als Zweck.
• Seit Gründung des Vereins ist der BMBF-Antrag jedes Jahr über den Verein gelaufen. Der Antrag muss jedes Jahr im Juli, etwa 1-2 Wochen nach der Sommer-KIF eingereicht werden, das ist für eine Antragstellung durch die Veranstalter knapp.
• Wissenserhaltung zur Antragstellung wird durch den Verein sichergestellt. Vereinler wissen, was drin stehen muss, und schreiben den Antrag selbst.
• Grober Kostenmaßstab ist aus Erfahrungswerten bekannt, knappe Kalkulation und überteuerte Posten können besser erkannt werden.
• i.d.R. organisiert eine Fachschaft zum ersten mal eine KIF, sodass durch den KIF e.V. für generelle Wissenserhaltung gesorgt wird
• Verein existiert seit 2012, die Satzung ist seitdem unverändert, nur eine Beitragssatzung für Fördermitglieder wurde seitdem noch beschlossen.
  • Fachschaften möchten KIF e.V. unterstützen, daher existiert die Regelung, dass Juristische Personen als Fördermitglieder mindestens 60€ im Jahr zahlen müssen
  • Grund für Untergrenze: Juristische Personen können nicht Spenden, daher gibt es für sie einen Mindestmitgliedsbeitrag
  • Festsetzung des Mitgliedsbeitrags erfolgt durch die Mitgliederversammlung (MV)

Aktuelle Tätigkeiten (Jahresroutine)

Allgemeines

• MV regelmäßig ausrichten
  • nächste MV ist am 5.11.16 während der KIF 44,5
  • WICHTIG: Hier werden Vorstandwahlen stattfinden
• Vorstandswahlen + Amtsgerichtsregisteraktualisierung
• Rechnungslegung & Kassenprüfung
• Umsatzsteuererklärung? Körperschaftssteuererklärung
• Gemeinnützigkeit: ist anerkannt worden, Vereinszweck muss dazu weiterhin eingehalten werden
  • Neuer Freistellungsbescheid muss alle 5 Jahre [Anm.: 5 Jahre nur für Spendenannahmen, regulär vermutlich 18 Monate] neu erteilt werden
• Bürokratie ist in Deutschland leider unerlässlich, allerdings wird hier der büroratische Aufwand so gering wie möglich gehalten
• Erhalt der Beschlussfähigkeit trotz wachsender Mitgliederanzahl:
  • Mitglieder vergessen ihre Mitgliedschaft, das würde die Beschlussfähigkeit gefährden
  • Mitglieder können bei über 2 Jahre hinweg wiederholter Nichtanwesenheit vom Stimmrecht ausgeschlossen werden
• Satzung des Vereins ist im Wiki unter [[1]] zu finden. ("Foerderverein_der_KIF_Satzung.pdf)
• Ordentliches Mitglied können nur Studieerende mit Informatikbezug werden, die den Vereinszweck unterstützen.
• Geld kann und darf durch die Satzung nur für Zwecke im Sinne der Förderung der KIF eingesetzt werden steuerlich begünstigte Zwecke, insb.
  • Ausrichtung KIF
  • Unterstützung der öffentlich-rechtlichen oder gemeinnützigen Veranstalter
  • Fahrtkostenübernahme für Teilnehmer

BMBF-Anträge für die beiden KIF-Orgeln übernehmen (KIF e.V. arbeitet als Proxy)

• Antragsdeadline der 31. Mai des Jahres
• Rückfragen seitens des BMBF kommen dann im Juli/August
• Diese gehen weiter an die Fachschaft
• Antworten der Fachschaft werden dann ans BMBF weitergegeben
• Ausgaben für Dienstreisetätigkeiten der Vorstände, z.B. Fahrtkosten zur BMBF-Verbändetagung
• BMBF hat Bearbeitung von Förderverfahren ausgelagert; für die KIF ist das der DLR Projektträger (zugehörig zum Deutschen Zentrum für Luft- und Raumfahrt) in Boon
• Bei Näherrückender KIF
  • auf Finanzen muss geachtet werden, um Probleme mit dem BMBF zu vermeiden
  • ein Verweis auf das BMBF sollte ins KIF-Infoheft gedruckt worden
• Der KIF e.V. sorgt dafür, dass die Teilnehmer einer KIF die BMBF-Listen ausfüllen
• BMBF mag automatische Erstellung der BMBF-Listen mit automatischem Ausfüllen der Namen und des Studentenstatus nicht, BMBF hat leere Excel/PDF-Tabellen vorgegeben, in die bevorzugt handschriftlich, inzwischen auch alternativ maschinell die Namen und Hochschulstandorte der Teilnehmenden einzutragen sind.
• 250 Teilnehmer sind bei BMBF-geförderten Veranstaltungen eher die Ausnahme. übliche Veranstaltungen sind Seminare mit ~20 Personen
• BMBF-abgerufenes Geld muss teilweise mit Zinsen zurückgezahlt werden.
• Es kann sein, dass eine KIF in der durch den BMBF genauer geprüften Stichprobe landet
  • hier muss dann eine genaue Auflistung der finanzierten Dinge an das BMBF weitergegeben werden

KdV

• der KIF e.V. hat für die Entwicklung der KdV-Software sowie die Anschaffung der Hardware (Raspberry Pi, Scanner, Numpads) gesorgt
• das KdV-System befindet sich noch in der Beta
• der KIF e.V. stellt Server für KdV zur Verfügung

Hardware

• Raspberry Pis für Twitterwall etc.
• 7 Funkgeräte, um die Kommunikation zu verbessern
• 4 10fach-USB-Ladegeräte für eine Handyladestation
• Überlegung für die Zukunft: Knochenhandys, die an die Rolle gebunden sind (OvD, Fahrer, usw); LTE-Accespoint für die Schlafhalle

Software

• KIF Wiki
• Gallerie
• Apfifoges
• Anmeldeseite
• Schilder-Generator
• kasse des vertrauens
• rpi-image-script bei fabian
• moderationstools (plenar-countdown, redeliste) und neues System für die Funktion von apfifoges sind noch in Aachen hinterlegt
• Die meisten Tools finden sich hier:
  • Redmine ( [[2]] )
  • GitHub-Organisation ( [[3]] )

Weiteres

• immer wieder soll Hardware angeschafft werden, wird oft über Mailingliste beschlossen
• OH: "Wir arbeiten eigentlich ziemlich chaotisch und unorganisiert, aber es funktioniert."
  • Das mag abschrecken, allerdings ist dies realistisch, da der Vorstand auch abseits des KIF e.V. ein Leben hat
• Je nach Aufgabe im Verein kann es punktuell zu speziellen Aufgaben kommen, allerdings hält sich der Aufwand einigermaßen in Grenzen
• Wenn erforderlich, wird die Orga vor Ort unterstützt

Mitgliedsanträge

• Mitgliedsanträge können auf KIFs ausgefüllt werden
• Möglich ist aber auch der postalische Weg
  • KIF e.V. hat kein Büro, also auch keine permanente postalische Adresse
  • Auf der Seite [[4]] ist eine Mailadresse zu finden, an die ihr Fragen bezüglich der aktuellen(!) postalischen Adresse schicken könnt.