KIF445:Selbstorganisation

Beginn: 04.11.16 11:30

Ende: 04.11.16 15:00

Protokoll: Jonas und andere

Teilnehmer*innen/Teilnehmende Unis: TU Dortmund, TU Darmstadt, Uni Franfurt, HS Karlsruhe, Magdeburg, Bielefeld, Ulm, OTH Regensburg, Bonn, Karlsruhe KIT, Uni Duisburg, Aalen, RWTH Aachen, Uni Paderborn

Probleme

• Deadlines beachten
• Schwankungen zwischen gut und schlechtorganisierten Phasen
• Priorisierung
• Zuspätkommen
• Organisation von größeren Projekten
• Planung durchziehen
• Probleme mit Unregelmäßigem

Life Pro Tips

• Unorganisiertheit lässt sich ändern
• Vertrauen in Lernfähigkeit
• schrittweises Lernen
• feste Zeiten für E-mail checking einrichten
• Rucksack/Tasche mit Dingen
• Bei rausgehen durchzählen: Handy, Geld, Schlüssel, ...
• Backups anlegen
• Schlüssel innen in die Tür stecken
• Achtung, kann schief gehen
• Beim Abschließen etwas Merk-würdiges tun, damit man sich merkt, dass man abgeschlossen hat
• Zum produktiven Arbeiten: [1]
• Essen einplanen

Vertraut eurem Gedächtnis nicht

• alles aufschreiben
• future-me ist ein Idiot
• future-me ist eine andere Person
• Kalender benutzen
• Informationen so anbringen, dass sie nicht zu übersehen sind, wenn sie wichtig sind

Wie man einen Kalender benutzt

• Papier-Notizbuch vs. digitaler Kalender
  • jeder muss Form finden welche für sich am besten funktioniert
• Mehrere Monate ausprobieren
• Nicht zu viel eintragen
• Privates und Business (Uni) trennen
• muss verständlich sein
• muss vollständig sein
• Regelsatz aufschreiben, z.B. fünf Symbole (durchstreichen, Häkchen, ...)

Pünktlichkeit

• Uhr (z.B. vom Handy) verstellen
  • Achtung, Gehirn gewöhnt sich daran

Rituale und Gewohnheiten finden

• Umzug/Neues Semester/etc. nutzen um komplett neu anzufangen
• An eine Gewohnheit eine andere Gewohnheit dranhängen
• Feedbackschleife, was man geschafft hat: Sachen abhaken macht Spaß
• TED Talk zum Thema: [2]
  • 30 tage challenges: 30 Tage etwas neues ausrobieren. Danach entscheiden ob man Gewohnheit beibehalten will
• sich an Wochentagen richten
  • geht im Studienleben nicht so gut
• Am Anfang des Tages einen Leitspruch ausdenken nach dem man sich an dem Tag richtet

Tools

• Als Informatiker*in kann man sich das Tool selber bauen
• Tool: [www.bulletjournal.com/] Einkaufslisten, Gedanken, verschiedenes, ...
• Tool: habitica www.habitica.com
  • Character welcher Lebenspunkte verliert wenn man etwas nicht tut
  • Übt Druck auf dich selber aus - auch negativen Druck
• App mit rein positivem Reinforcement: Superbetter: [www.superbetter.com] "the ability to stay strong, motivated and optimistic"
• Good old Papierstrichliste

Mit Informationen umgehen

• Grundsatz: Informationen die am Tag im Notizbuch gesammelt werden verarbeiten:
• Information sofort an die richtige Stelle schreiben z.B. Kalender, Vorlesungsunterlagen, Archiviersystem, ...
• System Getting Things Done ("GTD"): [3]
• Priorisieren
• Eisenhower-Prinzip: [4]
  • Zwei Achsen: Wichtig und Dringend

Mails lesen

• Chronologisch lesen
• Umgekehrt chronologisch: Gerade hereingekommenes könnte JETZT dringend sein
• Termin -> In Kalender eintragen
• Machbar in unter zwei Minuten: do it now
• Machbar in mehr als zwei Minuten: ins TODO-System schreiben
• Mails sortieren
  • automatisiert
  • Manche Ordner müssen nur angeschaut werden, manche benötigen Arbeitszeit
• Mailthreadanzeige: Mails werden nach Gesprächen sortiert
  • Problem: Solange es noch aktiv ist, muss ganzer Thread im Posteingang sein
  • In Thunderbird geht das ordnerübergreifend

Physische Mails / Dokumente

• Hängeregister/Ordner
• möglichst klare (z.B. alphabetische) Sortierung
• Einstellmappen (Das Ordnersymbol (TM))
  • Viele Mappen -> kein Overflow

Insgesamt verlässliches System

• Weekly review: Einmal pro Woche hinsetzen und nächste Woche planen
• alle Systeme in einen "cleanen" Stand bringen
• Todolisten anschauen, wegwerfen, abhaken, als wichtig markieren, ...
• Was muss noch getan werden
• Wann Planen? Morgens für den Tag oder Abends?
• Abends, damit man morgens sofort durchstarten kann
• Evtl. mehrmals wöchentlich, ggf. aufgeteilt nach Arbeit/Privat, etc.

Good Practices / Verschiedenes

• Nicht zu viele Dinge gleichzeitig bearbeiten
• Lieber weniger Projekte abschließen als viele bearbeiten
• Motivation durch "Listenabhaken"
• Tagesplan machen
• Nicht ablenken lassen
• Auslagern / kompartmentalisieren
• Externes Gedächtnis
• (künstlicher) Zeitdruck
• Musik hören motiviert, gibt einen Takt vor
  • Musik etwas schneller hören als gewohnt, um Arbeitstempo zu erhöhen
• Latenzverbergung / Was tun während man "nichts tut", z.B. Pendeln
  • Laptop nehmen, Programmieren, etc
  • Abgaben aufschreiben
  • Reflektieren / über anstehende Aufgaben nachdenken
  • Inhalte auf Band sprechen und abspielen lassen
• Zeit schinden durch angenehmere (Teil)aufgaben
• Aufgaben als Herausforderungen interpretieren
• Ein gut funktionierendes System einsetzen (z.B. Mail-workflow)
  • Versuchen, alles durch dieses System zu leiten ("Schreib' mir 'ne mail.")

Wiederkehrende Aufgaben

• Demotivierend / Nihilismus
• Auf den Reward fixieren
• Ansatzpunkt finden / sich überwinden / sich selbst überlisten
• Klassische Konditionierung (z.B. Musik verbinden mit einer Aufgabe, dann nur auf die Musik konzentrieren)
• Beispiel Aufräumen:
  • Arbeit aufteilen (z.B. jeden Tag 5 Dinge aufräumen)
  • Orte schaffen wo man schnell Ordnung schaffen kann
• Egoistisch sein für erfolgreiche Selbstorganisation
• Etwas Zeit für sich selbst zurücklegen

Fazit

• Externes Gedächtnis, dem eigenen Gedächtnis nicht vertrauen
• Gewohnheiten