KIF440:Motivation zur Dokumentation

Motivierung zur Dokumentation

Das Problem

• Wir (=Uni Magdeburg) haben ein Wiki und keiner schreibt rein
• bei wiederkehrenden Projekten muss jedes Jahr das Rad neu erfunden werden
• Wiki: internes Wiki für Projektorganisatoren
• neue Erkenntnisse werden nicht dokumentiert, teilweise auch keine Doku, sodass letzte Doku einige Jahre her ist und somit Informationen oftmals veraltet

Aus den Unis

Uni Jena

• gar keine Dokumentation vorhanden
• ein Vorstand ist wandelndes Lexikon
• geht der Vorstand, geht das Wissen
• -> suchen auch Input

Uni Göttingen

• Wiki (öffentlich), wird rege genutzt
• Veteilung der Doku auf Pads und Mails
• -> keine zentrale Sammelstelle, Informationen werden hinterher nicht mehr gefunden
• Recap-Mail: "Ich hab's dokumentiert, schaut rein"
• Wiki: projectai.uni-goettingen.de
• auf Sitzungen protokollieren alle einmal

Uni Stuttgart

• haben ein Wiki
• vor 3 Jahren stand mal was Nützliches(TM) drin
• wird selten genutzt

Uni Magdeburg

• dito (siehe Problembeschreibung oben)

OTH Regensburg

• zyklischer Verlauf über die Semester:
  • 1-2 Semester wird dokumentiert
  • 1-2 Semester wird auf den alten Daten gearbeitet und so weitergenutzt
  • 1-2 Semester später wird festgestellt, dass die Daten veraltet sind und nicht mehr brauchbar, sodass das Wiki abgeschafft wird
  • 1-2 Semester später wird das Wiki wieder eingeführt von einer neuen Generation motivierter Dokumenteure

• neue Menschen finden die relevanten Infos nicht

---> AK wird zur Selbsthilfegruppe :(

Ideen und Ergebnisse

Ansatz 1: extrinsische Motivierung

• Achievements innerhalb der FS für gewisse Arbeiten, beispielsweise Dokumentation, verteilen auch z.B. Essen, Getränke
  • auch ein Betrafungssystem ist möglich, bsp. Rechteentzug
• Mail-Archive sind nicht gut, später selten kein Zugriff mehr darauf
• bei Projektstart an das Wiki die dortige Dokumentation erinnern
• den Leuten in den Ar*** treten, zu dokumentieren -> Verantwortlichen Doku-Beauftragten ernennen, der ...
• Werbung für die Dokumentation machen (Plakate, clevere Slogans ...)
• bei der Einführung der Mitglieder darauf hinweisen
• Verantworlichkeit zur Doku festlegen

Ansatz 2: Hürden minimieren

• Workshop "HowTo-Wiki" machen -> ca. alle Viertel-Jahre?
• kleine Anleitung für Wiki-Nutzung/Wiki-Syntax bereit stellen
• Vorlagen (direkt als WikiSeiten-kopiervorage) für Projekt-Dokus
• "sich dumm stellen" und solange nachfragen, ob etwas geschehen/dokumentiert ist, bis es auch wirklich eingetragen ist
• Einkaufslisten und ähnliche Checklisten mit Checkboxen versehen, sodass sie auch einfach per Smartpone von unterwegs abgehakt werden können
• eine zentrale (eventuell interne) Webseite mit Links zu allen nötigen/verwendeten Tools der FS, sodass diese auch von unterwegs schnell auffindbar sind ohne die entsprechenden Links auswendig zu kennen
• Startseite mit globaler Übersicht
• analoge Archivierung von Schmierzetteln - wird in Göttingen im FSR (erstaunlicherweise) benutzt
• die "Neuen" an die Hand nehmen
• Dokumentationsbeauftragten ähnlich einer Vertretung auswählen (siehe oben extrinsische Motiviereung)
• Einer dokumentiert den Inhalt, jemand anders kümmert sich dann um die Syntax
• Routine reinbringen -> Bsp (aus Göttingen) Rotationssystem bei Protokollen, jeder übernimmt es mal und lernt, dass dies Dokumentation dazu gehört und wird von anfang an direkt daran gewöhnt

Gründe für fehlende Dokumentation

• kein Account
• Unwissenheit über Existenz des Wikis
• zusätzlicher Aufwand
• nicht attraktiv zu dokumentieren
• Verantwortungsübernahme per "Ja ok, dann mach ich's eben"
• Faulheit

weitere Problem

• (nicht) schlecht lesbare Dokumente, besser als .tex oder .od[x] files

Wenn noch jemand von euch andere Ideen hat, bitte ergänzen!

mögliche Lösungen

• Ideen/Verfahren von der Fachschaft der FU-Berlin(funktioniert recht gut):
  • Richtet euch ein Padsystem(etherpad, padlite, etc) ein, und ein Wiki
  • PROTOKOLLIEREN!!! Jedes Plenum, jede Sitzung, jedes Treffen wird aus Prinzip in einem Pad protokolliert. Ihr schreibt immer sofort in Wikisyntax. Sobald alle mit dem Protokoll im Pad zufrieden sind: Ins Wiki übernehmen. Dadurch gewöhnt ihr euch alle an, Pads und Wiki zu nutzen.
  • Für alle Veranstalltungen in eurem Kalenderjahr soll ein jemand mit Erfahrung ein How-To schreiben. Dann wenn ihr die Veranstalltung durchführt, nutzt das Wiki das erste Mal und protokolliert eure Orgatreffen für die Veranstalltungen.
  • Ganz wichtig: Nachdem die Orga eines Events fertig ist, müsst ihr ein Evaluationstreffen machen, an dem sich die Orga trifft, bespricht was gut lief, was schlecht lief, was nächstes Jahr anders gemacht werden soll, und was sonst noch zu beachten ist, und was sich geändert hat.
    • Alle Ergebnisse dieses Treffens landen im HowTo, dadurch werden diese jedes Mal besser, bleibt immer aktuell.
  • Folge: Durch die guten HowTo's und die Protokolle ist Motivation da das Wiki zu erhalten und zu Pflegen.