KIF420:Öffentlichkeitsarbeit 2.0

Der AK fand statt am Donnerstag, von 10 bis 12 Uhr in Raum OH14/304. Leitung und Protokoll von Andreas (TU Darmstadt).

Teil 1

Struktur

10:00 Willkommen, Struktur vorstellen, evtl. zweites Treffen ankündigen

10:00 Kurze Vorstellung der Teilnehmer, Erwartungen an AK äußern

10:15 Sammlung der Kanäle und wie gut sie funktionieren

10:30 Themenblöcke definieren, zeitlich einplanen und dann durchführen

11:45 Blitzlicht

11:55 Verabschiedung; fragen, ob noch Bedarf an einem weiteren Treffen besteht

1. Vorstellung und Erwartungen

Es gab eine Vorstellungsrunde, auf denen sich alle Kiffels kurz vorstellten und angaben, welche Erwartungen und Interessen sie an den AK hatten. Kiffels folgender Fachschaften nahmen teil:

• FH Kaiserslautern
• Hochschule Karlsruhe
• RWTH Aachen
• TU Berlin
• TU Darmstadt
• TU Graz
• Uni Erlangen-Nürnberg
• Uni Karlsruhe
• Uni Lübeck
• Uni Magdeburg
• Uni Oldenburg
• Uni Stuttgart
• Uni Ulm

Kiffels äußerten (zusammengefasst) folgende Erwartungen/Wünsche an den AK:

• Austausch um in Erfahrung zu bringen, welche Fachschaften über welche Kanäle wie erfolgreich kommunizieren.
• Auf welche Art können Kanäle für welche Inhalte genutzt werden?
• Wie können vorhandene Öffentlichkeitsarbeitskonzepte ausgebaut werden?
• Tools/Werkzeuge/APIs kennenlernen, die FS bei der Öffentlichkeitsarbeit unterstützen können.
• Wie kann man Informationen konsistent über mehrere Kanäle halten?
• Welche Kanäle wurden wie stark / kontrovers diskutiert innerhalb FS vor der Einführung?
• Welche Kanäle ergeben Sinn für Fachschaften und welche eher weniger?
• Vorstellung von Fachschaften, warum bei ihnen bestimmte Kanäle gut funktionieren und warum das so sein könnte.

2. Sammlung von Kanälen

Auf der Tafel sammelten wir die Kanäle, die FS derzeit für ihre Öffentlichkeitsarbeit nutzen. Dabei gaben die FS nach ihrer Einschätzung an, ob dieser Kanal derzeit schlecht (-), mittelmäßig (o) oder gut (+) funktioniert.

Uni/HS	Homepage	Facebook	E-Mail	Twitter	RSS	G+	Minecraft	Forum	IRC	Campusmanagement	Newsgroups
FH Kaiserslautern	-	o	+
Hochschule Karlsruhe	+	+	+	o	o			+	+
RWTH Aachen	o	+	+	-	o
TU Berlin	+		+	o					o
TU Darmstadt	o	-	o	-	-			+
TU Graz	o	o	+	-							+
Uni Erlangen-Nürnberg (Inf.)	o							+	+
Uni Erlangen-Nürnberg (Medizint.)	-	o								o
Uni Karlsruhe	+	o	+	o	-				+
Uni Lübeck	o	+	o
Uni Magdeburg	+	+	o	o	o	-
Uni Oldenburg	o	-				-	o
Uni Stuttgart	-	o	+					-		-
Uni Ulm	o	-	+	-	-

Diese Tabelle als Foto aus dem AK

3. Vorstellung von funktionierenden Konzepten verschiedener Kanäle

Wir gingen die Liste der Kommunikationsmittel durch und baten Fachschaften, bei denen bestimmte Kommunikationskanäle gut funktionieren, zu beschreiben, wie sie diese nutzen bzw. ggf. zu sagen, warum diese wahrscheinlich bei ihnen funktionieren.

Die Aussagen in diesem Abschnitte beziehen sich auf die anwesenden Fachschaften.

Homepage

Kurz: Alle Fachschaften haben Homepages, kein Kommunikationskanal ist gewöhnlicher und damit umspektakulärer.

• Uni Magdeburg:
  • Haben sehr großes Klausurenarchiv mit Musterlösungen, was ein stark nachgefragter Hauptbestandteil der Seite ist.
  • Haben mehr und bessere Informationen als die Fachbereichsleiter über studienrelevante Informationen und sind daher auch eine Hauptanlaufquelle für alle Studis.
• Uni Karlsruhe:
  • Protokolle werden gut gelesen.
  • Es gibt Listen mit Ansprechpartnern, damit Studis wissen, welche FSler sie für welche Problem (-felder) direkt kontaktieren können.

Facebook

Kurz: Mittlerweile haben - oft durch "äußeren Erstie-Druck" - die meisten Fachschaften Facebook-Präsenzen, die oft auch gut funktionieren.

• Zur Struktur: An der Uni Lübeck gibt es eine große Fachbereichsgruppe, in die Inhalte der FS-Gruppe "weitergepostet" werden, was gut funktionierte.
• An der Uni Magdeburg erstellt die FS für größere Veranstaltungen Ereignisse.
• An der RWTH Aachen erstellt die FS für jeden Jahrgang eine FB-Gruppe, damit nicht mehrere von Ersties angelegt werden.

Gute Inhalte, die zu erstellen / verbreiten sich darüber lohnt:

• Serviceinfos; Erinnerungen an Termine und Ereignisse
• Gruppen anlegen für Sub-Aktivitäten

Forum

Uni Erlangen-Nürnberg, Informatik:

• Dozenten sagen von vornherein, dass die Übungsunterlagen im Forum gepostet werden. Daduch kommen automatisch alle Studenten dorthin.
• Auch Ehemalige haben weiterhin Zugriff auf das Forum und nutzen es weiterhin.

TU Darmstadt:

• Für jede Lehrveranstaltung gibt es ein Unterforum im Fachschaftsforum. Es gab vorher (vor 2004?) die Situation, dass zunehmend Fachgebiete einzelne Foren nur für sich angelegt haben. Dies führte zunehmend zur Fragmentierung und einzelne Foren wurden danach nicht mehr gepflegt. Daher hat die Fachschaft ein Forum erstellt und das Dekanat es unterstützt, dass nur noch dieses Forum von den Dozenten genutzt werden sollte.
• Seit einigen Jahren geht der Trend aber etwas weg vom Fachschaftsforum und hin zu Moodle, einer Lehrveranstaltungsmanagementplattform, das von mittlerweile etlichen Fachgebieten genutzt wird.

IRC

Kurz: An einigen Unis gibt es gut genutzte IRC-Channels/-server, die oftmals wider Erwarten (weiterhin) stark genutzt werden.

Uni Erlangen-Nürnberg:

• Haben eigenen Iirc-Server. Jeder Informatik-Jahrgang bekommt einen eigenen Raum mit Admins aus dem jeweiligen Jahrgang.
• Beim Betreten von Räumen werden Termine und aktuelle Informationen der Fachschaft angezeigt.
• Guter Rekrutierungsweg für FSler. Viele, die anfangs dort rumhingen, hingen später im FS-Raum herum und einige davon wurden dann auch aktiv.

Newsgroups

TU Graz

• Newsgroups sind der offizielle Kanal für Lehrveranstaltungen. Die FS hat auch eine eigene Gruppe dort, die gut gelesen wird.
• Die Ersties bekommen zum Studienbeginn eine Einführung in die Nutzung.

Weitere Medien

Es wurden auch einige Aspekte von Nicht-digitalen Medien angesprochen.

• Etliche Fachschaften verschicken Informationen an Erstsemester per Post, was überall sehr gut funktioniert.
• An der TU Berlin erhalten Ersties Sticker in Ophasen-Tüten, die man später oft auf Notebooks usw. sieht. Das schafft auch schon ein "Zusammengehörigkeitsgefühl".

Sinn von bestimmten Kanälen

Es wurde diskutiert, welche Kanäle sinnvoll von FS genutzt werden können. Die wichtigste Erkenntnis aus der Diskussion lautet:

• Fachschaften sollten vor allem diejenigen Kanäle aktiv nutzen, die von Fachschaftlern sowieso schon aktiv genutzt werden.

Alles andere führt oft zu "Geisterkanälen". Man kann aber versuchen, gut genutzte Kanäle an weniger gut genutzte Kanäle anzukoppeln. Einige Fachschaften haben dafür Lösungen.... INHALTE VON TEIL 2 DES AKS HIER EINFÜGEN ODER VERLINKEN)

Allgemein funktioniert E-Mail ans Kommunikationskanal am besten, gefolgt von Facebook. Bei anderen Medien schwankt es stark; bei manchen hängt es auch stark davon ab, ob die Hochschule oder der Fachbereich bestimmte Wege bereits vorgeben.

Welche Kanäle wurden kontrovers diskutiert

Insbesondere Facebook wurde oft stark kontrovers diskutiert, wird aber meistens mittlerweile gepflegt, weil die Nachfrage nach diesem Kanal da ist und ansonsten die Studis schnell anfangen, selbst Gruppen zu nutzen, von denen es dann manchmal mehrere gibt und über die teilweise falsche Informationen verbreitet werden, über die auch kein FSler drüberschaut.

Eine FS hat die Regel, den Kanal daher zu bedienen, aber stark auf eigene Plattformen / andere Seiten zu verlinken, auf denen sich die eigentliche Inhalte befinden.

Wie kann man Informationen konsistent halten

Aus der Diskussion ergaben sich vor allem folgende Punkte:

• Man sollte Verantwortlichkeiten für Informationsgebiete definieren. Andere sollten an diese Person(en) verweisen oder diese beantworten lassen.
• Dokumentierte, verständliche Verfahrensweisen helfen. Jeder FSler sollte wissen, wie er auf bestimmte Inhalte reagieren sollte.
• Dokumentierte "Richtlinien", "FS-Meinungen" können helfen. Für Standardfragen-/positionen können Fachschaften z.B. ein Wiki pflegen, an das sich bei der Beantwortung alle orientieren sollen.

Blitzlicht

Einige Äußerungen von Teilnehmern über den AK:

• Sensibilisierung dafür, dass Konsistenz in der Kommunikation wichtig ist.
• Guten Einblick über die Nutzung der Kanäle von anderen bekommen.
• Gelernt, dass es sehr sinnvoll sein kann, viele verschiedene E-Mail-Mailinglisten/-adressen zu haben und nicht alles immer an alle über einen großen Verteiler zu schicken.
• Interessant, etwas über die innovative Idee eines Spieleservers zu erfahren, den die FS auch für eigene Zwecke nutzen kann.
• Usenet und IRC wird tatsächlich auch von Erstsemestern noch genutzt.
• Sticker für Studis sind eine interessante Idee
• Es lohnt sich, zu versuchen, Dozenten in die eigenen Kanäle einzubeziehen.
• Man kann prinzipiell auch unterscheiden zwischen Echtzeit- und "Nicht-Echtzeitkommunikation" und sollte für beides anders vorgehen.

Abschluss

Da noch Interesse an einer Vorstellung von Werkzeugen / Tools bestand, wurde ein kleiner zweiter Teil dieses AKs für Freitag 16 Uhr angesetzt, an dem es speziell um dieses Thema gehen sollte.

Teil 2: Werkzeuge

Es wurde ein zweiter Teil angeboten, auf dem es speziell über Werkzeuge über digitale Öffentlicharbeit gehen sollte.

Anwesende waren Kiffels von:

• TU Darmstadt
• Uni Stuttgart
• Uni Konstanz
• Uni Ulm
• THM
• Uni Magdeburg
• RWTH Aachen
• TU Wien
• TU Graz

Vorstellungen von genutzten Werkzeugen

LOL-Spielekreis (RWTH Aachen)

• Haben "League of Legends"-Spielekreis gegründet
• 180 Anmeldungen bekommen nach einigen Wochen
• Läuft acht Wochen lang
• FSler spielen auch mit und verbreiten eigene Infos darüber
• Hoffnung ist, dadurch in Kontakt zu kommen zu Studenten, die dann in die FS aktiv werden.
• Es sollen auch Kooperationen mit anderen für Spieleveranstaltungen gemacht werden.
• Haben auch Teamspeak-Server, Mailinglisten und eine FB-Gruppe dafür.
• Es gibt einen Preis von 50€ durch einen Sponsor.

Fragen/Antworten:

• Was, wenn man dadurch nur eine erfolgreiche Videospielegruppe schafft?
  • Klar, die meisten werden nur spielen wollen. Aber durch diese Interessensgebiete melden sich auch einige Leute, die dort etwas machen und dadurch an die FS geführt werden.

Eine Quelle für vieles (Uni Magdeburg)

• Nutzen Drupal für ihre Webseite, die jeder aus dem Fachschaftsrat bearbeiten kann.
• Über RSS-Feeds werden Beiträge der Webseite an andere Dienste weitergeleitet.
• Plugins für Drupal leiten neue Beiträge z.B. an Twitter weiter. Neue Beiträge erscheinen dann direkt auch dort.
• IFTTT wird genutzt, um dann aus den Tweets weitere Kanäle wie FB, G+ usw. zu bespielen.
• hootsuite.com wird parallel auch genutzt für andere Kanäle. Dies ist wie IFTTT. Aber beide Dienste haben in verschiedene Stärken und Schwächen, daher verwenden sie in Magdeburg beide.
• Es werden Mailinglisten angeboten, die durch Mailman verwaltet werden.
• Es gibt Subverteiler für FSler, die bestimmte Kanäle auch nutzen. Z.B. ist Twitter so eingestellt, dass Nachrichten per Twitter auch per E-Mail an diese speziellen FSler gehen.
• Termine können auch per iCal abonniert werden.

Sitzungsgenerator (Technische Hochschule Mittelhessen)

• Verwenden in Sitzungen selbstgeschriebenen (Ruby-on-Rails-) Generator.
• Darin werden die Protokolle geschrieben. Diese werden dann per E-Mail, Twitter usw. verteilt.

Protokoll- und Kalendersystem (RWTH Aachen)

• Verwenden selbstgeschriebenes Protokollsystem
• Die Webseite ist in Wordpress
• Twitter ist als Wordpress-Plugin eingebunden
• Es wird SOGo-System genutzt, das einen Kalender enthält, mit dem FS-Terminen verwalten werden können. Über ein Python-Script werden die Informationen in die Homepage übertragen. Der Kalender kann auch auf Endgeräten von FSlern importiert werden, wo er direkt editiert werden kann.

Online-Kalender mit Webseitenintegration (TU Darmstadt)

• Verwenden gemeinsamen Google-Kalender, der auf der Webseite (CMS: SilverStripe) per Plugin eingebunden wird.
• FSler haben einen direkten Zugang zu dem Kalender und können dort direkt über ihre Endgeräte Termine einfügen/verwalten.

OpenSource Homepage (Uni Konstanz)

• Die auf Wordpress-Stack basierende Homepage der FS gibt es auf Github.

Lehrevaluationsplattform (Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg)

• Haben eine selbstgeschriebene Lehrevaluationenplattform. Zur Projektverwaltung mit dem Quellcode
• Darüber können Evasys-generierte PDFs heruntergeladen werden.
• Das System bearbeitet auch diese PDFs, damit z.B. die Kommentare aus dem PDF entfernt werden.
• Evasys führt die Umfragen durch. Ihr System erhält eine übersichtliche Sammlung von gekürzten Evaluationsergebnissen.

FS-Zitate (TU Wien)

• In Wien gibt es QuoteDB, eine Datenbank mit FS-Zitaten.

Weiteres

• An einigen Unis würden Studenten oft jedes Semester eine Dropbox gemeinsam erstellen und darüber Dateien austauschen. Es würde auch Fachschaften geben, die von sich aus eine Dropbox einrichten und dort auch Dateien mit Neuigkeiten über die Fachschaft ablegen und aktuell halten.

Wie kann man aktiver werden auf diesen Kanälen?

• Generell: Aktiver werden. Also mehr machen, worüber sich etwas zu berichten lohnt. Ach? ;-)
• Nicht nur reine Nachrichten veröffentlichen, sondern auch mal subjektive Meinungen oder andere Textgattungen verwenden. Das lockert auf.
• Mehr in Echtzeit zu publizieren. Z.B. FSler dazu bringen, auf ihrem Smartphone die FS-Konten einzurichten und zeitnah über Aktivitäten zu berichten.
• Professorenzitate forcieren. Z.B. auch von Studenten und dann verteilen. (D.h. aufrufen, Professorenzitate über irgendeinen Kanal zu kommunizieren, der dann weiter verbreitet wird. Z.B. einen Hashtag definieren auf Twitter und dann per FS-Konto retweeten.)
• Rhetorische Fragen stellen über interessante Fakten/Funfacts. Man kann auch daraus eine Datenbank erstellen. (Eine Textdatei/eine Wikiseite kann übrigens auch eine Datenbank sein...)
• FAQ-Datenbank über studienrelevantes, lustiges, ...
• Hashtags definieren, die auf dem FS-Radar sind (analog für andere Kanäle)
• Man sollte aufpassen, dass man auf den richtigen Kanal geht.
• Evtl. mal mehr Bilder machen und verbreiten - nicht nur reinen Text.

Nutzung des Rückkanals

Wie wird es gerade genutzt?

• Versuchen, auf alles neutral zu antworten und mit Fakten untermauern.
• Liegt komplett brach
• "Bekommen es sowieso mit und beantworten es dann"
• Bei E-Mails fühlt sich oft niemand verantwortlich dafür, wodurch E-Mails liegen bleiben.
• Eine Uni hat eine Beratungsliste, auf der nur zwei Leute drauf sind, die diese bearbeiten.
• E-Mail-Listen werden oft per Webseite bekanntgegeben. Manchmal auch ausgehängt.

(Anm. des AK-Leiters: Tut mir sehr leid, aber mehr habe ich nicht notiert und diesen Punkt haben wir am Ende auch nur noch kurz angerissen. Diesen Punkt könnte man evtl. in einem Nachfolge-AK nochmals genauer behandeln.)

Links zu Angeboten von FS

Bitte hier alle (öffentlichen) Angebote eurer FS eintragen, damit andere sich ansehen können, welche Kanäle ihr wie nutzt. Einfach alphabetisch einsortieren.

RWTH Aachen

• Webseite
• Twitter - automatischer Post bei News auf Webseite
  • Twitter der FS-Zeitung
  • Twitter der Orga der ZaPF/KIF/KoMa Aachen
• Facebook - automatischer Post bei News auf Webseite
• Mailverteiler

Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg

• https://eva.fsi.cs.fau.de, Online-Evaluationssystem (Siehe die Anmerkungen dazu weiter oben.)
  • Quellcode dieses Systems

TU Darmstadt

• Fachschaftsforum, Forum für Lehrveranstaltungen und FS-Aktivitäten
• dasWesentliche, Blog über Neuigkeiten
• @d120de, Twitter-Konto
• d120.de, Facebook-Seite

OvGU Magdeburg

• farafin.de normale Webseite - Ich erwähne sie, da dies das Zentrale Element ist, von dem alles andere aus geht...
• facebook - automatische Nachricht bei jeder auf der Webseite geschriebenen News
• Twitter automatischer Tweet bei jeder geschriebenen News auf der Webseite
• google+ automatischer Nachricht bei jeder geschriebenen News auf der Webseite

Uni Ulm

• Mailverteiler für verschiedene Dinge
  • eine mit wenigen wichtigen Infos (ca. 400 Abonnenten, 2 Mails/Woche)
  • eine für die FS Kommunikation incl. flames und trolls (ca. 150 Abonnenten, 50 Mails/Woche)
  • Mailingliste zum Essen verschenken oder Veranstaltungen mit Buffet an der Uni wos dann wieder Reste gibt (5 Mails/Monat)
• sporadische, eher unzuverlässige Pflege von Facebookgruppen/-Seiten. Juckt niemand, 160 Personen hams abonniert, Reichweite zweifelhaft (Gesamtreichweite 5, lt. facebook).
• Irgendwo ist ein Twitteraccount, keine Ahnung wer das macht. Wahrscheinlich niemand :D
• schlechte Typo3 Homepage die total veraltet ist, weil das keiner Pflegen will. Wird wahrscheinlich bald auf unser Wiki umgeleitet, damit die Infos frischer sind und nicht noch mehr Redundanz erzeugt wird.
• Überlegt haben wir schon, ob wir vom Wiki aus facebook etc. mit Infos füttern wollen, Rückkanalpflege ist allerdings Zeitaufwendig und das will glaubich niemand machen. Dafür haben wir nicht ausreichend Menschen in der FS.
• Schön wäre das Hamburger Modell, dort werden die Ersties direkt an den Jabberserver gewöhnt, damit man gar nicht erst über Facebook kommunizieren muss.
  • über gleiche LDAP werden da auch die Zugänge zum Wiki etc. verwaltet.

TU Wien

• QuoteDB im Beta-Stadium(?), wird eigentlich nur von FSlerInnen verwendet, aber wird auf Twitter & FB retweetet/gepostet.