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| Datum: 03.11.16 09:00-10:45
| | == Ebene-2-Überschrift == |
| | Einführung KIF e.V. |
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| AK-Leiter: Fabian (Vereinsvorstand seit 2014)
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| Protokollanten: Paddy {TU Darmstadt), phi (FAU Er-Nbg)
| | Das Protkoll zu diesem AK befindet sich zunächst hier: |
| | | [https://pad.ironhide.de/p/einfkifev] |
| Anwesende: Fabian Rump (1. Vorsitz), Jörn Tillmanns (Beisitzer), Felix Schäfer (2. Vorsitz), Sven (Duisburg), Christoph (Boon), Lennart (Boon), Patrick (Darmstadt), Janfred (Bremen), Dennis (Bremen), Florian (Lübeck), , Alex (Regensburg), Phillip (Erlangen), Dominik (Magdeburg), Markus (Aalen), Markus (Boon)
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| Nicht Anwesende Vorstandsmitglieder: Ingo Sieverdingbeck (Beisitzer), Maurice Buchsein (Schatzmeister)
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| == Themenpunkte ==
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| * Vorbehalte bei der Gründung des Vereins
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| * Aktuelle Tätigkeiten; was sind typische Aufgaben der aktiven Mitglieder, was tun Menschen drumrum? Welche Software wird vom Verein weitergepflegt / Infrastruktur betrieben?
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| * Ausblick in mögliche zukünftige Aktivitäten (Wie geht es im Vorstand weiter? Welche Ziele sieht der e.V. für sich? Input durch den AK erwünscht; welche Aufgaben wird es geben? Gibt es neue Ideen?)
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| == Vorbehalte bei der Gründung des Vereins ==
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| === Hauptgrund für den Verein ===
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| * Geld: Vor Existenz des Vereins hatte jeder Veranstalter (einzelne Fachschaften) selbst für die Finanzierung zu sorgen (Teilnehmerbeiträge =< Sponsoren =< BMBF-Fördergelder)
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| * Bessere Möglichkeit, Sponsoren zu bekommen
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| * BMBF-Fördergelder helfen sehr bei der Finanzierung
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| ** BMBF fördert zentrale Maßnahmen studentischer Verbände
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| ** z.B. Fachschaftstagungen, Tagungen von politischen Studentengruppierungen und sozialen Interessensgruppen
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| * Problem: Jede KIF-Orga musste weit vor dem Stattfinden ihrer KIF selbstständig einen Antrag auf Fördergelder stellen
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| ** Wiederholter ungeübter Beürokratieaufwand mit hoher Vorlaufzeit
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| ** BMBF erlaubt nicht, dass zwei verschiedene Fachschaften im selben Jahr Anträge für den selben Zweck (KIF) stellen; ist für Winter/Sommer-KIF so passiert
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| *** Deshalb Verein als gemeinsame Instanz für die Antragstellung durch einen einzigen Antragsteller.
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| *** KoMa hat vorgemacht, dass es mit e.V. besser läuft mit Anträgen beim BMBF
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| *** Fachschaften in Süddeutschland haben oft keine juristische Person, die als Antragsteller dienen kann.
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| === Gründe für lange Verzögerung ===
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| * KIF war damals gegen zentrale / langlebige Strukturen
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| * KIF war früher politischer und autonom-radikal angesiedelt; Dachorganisation wurde als externe Instanz, die Regeln vorschreibt, abgelehnt.
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| * Lange Zeit gab es das Denken, dass jede KIF ein in sich abgeschlossenes System, sodass Beschlossenes nur für diese KIF galt
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| === Weiteres ===
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| * Umsetzung hat über 1-2 Jahre hinweg gezeigt, dass der Verein nicht als Problem wahrgenommen wird.
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| * KIF e.V. ist eine Instanz, die durch KIFfel gegründet wurde, aber nicht auf einer KIF beschlossen wurde
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| ** muss von den Veranstatern der KIF nicht mit eingebunden werden, wenn BMBF-Anträge und Finanzierung selbst gestellt werden können.
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| ** Eine KIF-Orga kann sich auch abkapseln und die KIF komplett ohne KIF e.V.-Unterstützung durchführen (Auf Kosten der anderen KIF in dem Jahr
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| * KIF hat Repräsentanten für die Zeiten zwischen den KIFs beschlossen; der Verein selbst sieht sich nicht in dieser Rolle, und möchte nicht inhaltlich aktiv sein; auch wenn es gelegentlich solche inhaltlichen Anfrage von Externen gibt. Der Verein hat die *Unterstützung* der KIF als Zweck.
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| * Seit Gründung des Vereins ist der BMBF-Antrag jedes Jahr über den Verein gelaufen. Der Antrag muss jedes Jahr im Juli, etwa 1-2 Wochen nach der Sommer-KIF eingereicht werden, das ist für eine Antragstellung durch die Veranstalter knapp.
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| * Wissenserhaltung zur Antragstellung wird durch den Verein sichergestellt. Vereinler wissen, was drin stehen muss, und schreiben den Antrag selbst.
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| * Grober Kostenmaßstab ist aus Erfahrungswerten bekannt, knappe Kalkulation und überteuerte Posten können besser erkannt werden.
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| * i.d.R. organisiert eine Fachschaft zum ersten mal eine KIF, sodass durch den KIF e.V. für generelle Wissenserhaltung gesorgt wird
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| * Verein existiert seit 2012, die Satzung ist seitdem unverändert, nur eine Beitragssatzung für Fördermitglieder wurde seitdem noch beschlossen.
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| ** Fachschaften möchten KIF e.V. unterstützen, daher existiert die Regelung, dass Juristische Personen als Fördermitglieder mindestens 60€ im Jahr zahlen müssen
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| ** Grund für Untergrenze: Juristische Personen können nicht Spenden, daher gibt es für sie einen Mindestmitgliedsbeitrag
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| ** Festsetzung des Mitgliedsbeitrags erfolgt durch die Mitgliederversammlung (MV)
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| == Aktuelle Tätigkeiten (Jahresroutine) ==
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| === Allgemeines ===
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| * MV regelmäßig ausrichten
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| ** nächste MV ist am 5.11.16 während der KIF 44,5
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| ** WICHTIG: Hier werden Vorstandwahlen stattfinden
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| * Vorstandswahlen + Amtsgerichtsregisteraktualisierung
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| * Rechnungslegung & Kassenprüfung
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| * Umsatzsteuererklärung? Körperschaftssteuererklärung
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| * Gemeinnützigkeit: ist anerkannt worden, Vereinszweck muss dazu weiterhin eingehalten werden
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| ** Neuer Freistellungsbescheid muss alle 5 Jahre [Anm.: 5 Jahre nur für Spendenannahmen, regulär vermutlich 18 Monate] neu erteilt werden
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| * Bürokratie ist in Deutschland leider unerlässlich, allerdings wird hier der büroratische Aufwand so gering wie möglich gehalten
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| * Erhalt der Beschlussfähigkeit trotz wachsender Mitgliederanzahl:
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| ** Mitglieder vergessen ihre Mitgliedschaft, das würde die Beschlussfähigkeit gefährden
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| ** Mitglieder können bei über 2 Jahre hinweg wiederholter Nichtanwesenheit vom Stimmrecht ausgeschlossen werden
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| * Satzung des Vereins ist im Wiki unter [[https://kif.fsinf.de/w/images/7/72/Foerderverein_der_KIF_Satzung.pdf]] zu finden. ("Foerderverein_der_KIF_Satzung.pdf)
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| * Ordentliches Mitglied können nur Studieerende mit Informatikbezug werden, die den Vereinszweck unterstützen.
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| * Geld kann und darf durch die Satzung nur für Zwecke im Sinne der Förderung der KIF eingesetzt werden steuerlich begünstigte Zwecke, insb.
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| ** Ausrichtung KIF
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| ** Unterstützung der öffentlich-rechtlichen oder gemeinnützigen Veranstalter
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| ** Fahrtkostenübernahme für Teilnehmer
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| === BMBF-Anträge für die beiden KIF-Orgeln übernehmen (KIF e.V. arbeitet als Proxy) ===
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| * Antragsdeadline der 31. Mai des Jahres
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| * Rückfragen seitens des BMBF kommen dann im Juli/August
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| * Diese gehen weiter an die Fachschaft
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| * Antworten der Fachschaft werden dann ans BMBF weitergegeben
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| * Ausgaben für Dienstreisetätigkeiten der Vorstände, z.B. Fahrtkosten zur BMBF-Verbändetagung
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| * BMBF hat Bearbeitung von Förderverfahren ausgelagert; für die KIF ist das der DLR Projektträger (zugehörig zum Deutschen Zentrum für Luft- und Raumfahrt) in Boon
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| * Bei Näherrückender KIF
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| ** auf Finanzen muss geachtet werden, um Probleme mit dem BMBF zu vermeiden
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| ** ein Verweis auf das BMBF sollte ins KIF-Infoheft gedruckt worden
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| * Der KIF e.V. sorgt dafür, dass die Teilnehmer einer KIF die BMBF-Listen ausfüllen
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| * BMBF mag automatische Erstellung der BMBF-Listen mit automatischem Ausfüllen der Namen und des Studentenstatus nicht, BMBF hat leere Excel/PDF-Tabellen vorgegeben, in die bevorzugt handschriftlich, inzwischen auch alternativ maschinell die Namen und Hochschulstandorte der Teilnehmenden einzutragen sind.
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| * 250 Teilnehmer sind bei BMBF-geförderten Veranstaltungen eher die Ausnahme. übliche Veranstaltungen sind Seminare mit ~20 Personen
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| * BMBF-abgerufenes Geld muss teilweise mit Zinsen zurückgezahlt werden.
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| * Es kann sein, dass eine KIF in der durch den BMBF genauer geprüften Stichprobe landet
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| ** hier muss dann eine genaue Auflistung der finanzierten Dinge an das BMBF weitergegeben werden
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| == Unregelmäßge Aktivitäten/On-Demand und Ausblick für zukünftige Systeme ==
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| == KdV ==
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| * der KIF e.V. hat für die Entwicklung der KdV-Software sowie die Anschaffung der Hardware (Raspberry Pi, Scanner, Numpads) gesorgt
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| * das KdV-System befindet sich noch in der Beta
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| * der KIF e.V. stellt Server für KdV zur Verfügung
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| === Hardware ===
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| * Raspberry Pis für Twitterwall etc.
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| * 7 Funkgeräte, um die Kommunikation zu verbessern
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| * 4 10fach-USB-Ladegeräte für eine Handyladestation
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| * Überlegung für die Zukunft: Knochenhandys, die an die Rolle gebunden sind (OvD, Fahrer, usw); LTE-Accespoint für die Schlafhalle
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| === Software ===
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| * KIF Wiki
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| * Gallerie
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| * Apfifoges
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| * Anmeldeseite
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| * Schilder-Generator
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| * kasse des vertrauens
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| * rpi-image-script bei fabian
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| * moderationstools (plenar-countdown, redeliste) und neues System für die Funktion von apfifoges sind noch in Aachen hinterlegt
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| * Die meisten Tools finden sich hier:
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| ** Redmine ( [[https://fachschaften.org]] )
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| ** GitHub-Organisation ( [[https://www.github.com/kif-ev]] )
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| === Weiteres ===
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| * immer wieder soll Hardware angeschafft werden, wird oft über Mailingliste beschlossen
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| * OH: "Wir arbeiten eigentlich ziemlich chaotisch und unorganisiert, aber es funktioniert."
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| ** Das mag abschrecken, allerdings ist dies realistisch, da der Vorstand auch abseits des KIF e.V. ein Leben hat
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| * Je nach Aufgabe im Verein kann es punktuell zu speziellen Aufgaben kommen, allerdings hält sich der Aufwand einigermaßen in Grenzen
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| * Wenn erforderlich, wird die Orga vor Ort unterstützt
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| == Mitgliedsanträge ==
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| * Mitgliedsanträge können auf KIFs ausgefüllt werden
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| * Möglich ist aber auch der postalische Weg
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| ** KIF e.V. hat kein Büro, also auch keine permanente postalische Adresse
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| ** Auf der Seite [[https://kif.fsinf.de/wiki/Verein:Hauptseite]] ist eine Mailadresse zu finden, an die ihr Fragen bezüglich der aktuellen(!) postalischen Adresse schicken könnt.
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