Bearbeiten von „KIF375:Veranstaltungsplanung“
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= Begrüßungsrunde = | = Begrüßungsrunde = | ||
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Eine Definition vorweg: | Eine Definition vorweg: | ||
* Organisatoren planen und bereiten das Fest vor | * Organisatoren planen und bereiten das Fest vor | ||
* Helfer arbeiten während der Veranstaltung (Aufbau, | * Helfer arbeiten während der Veranstaltung (Aufbau, Staende, Abbau) | ||
== Wer organisiert/hilft == | == Wer organisiert/hilft == | ||
* die Organisatoren sind fast immer Fachschafter | |||
* ein weiteres Konzept ist, die Erstis organisieren zu lassen | |||
Wo kommen die Helfer her: | ** erfahrene Fachschafter (Schattenorga) unterstützen und "überwachen" | ||
* alle Fachschafter (oder eine Untergruppe, z.B. alle Viertsemester) | ** Schattenorga steht natürlich auch bei Fragen/Problemen zur Seite und schaut, dass es in den Ressorts "läuft" | ||
* O-Phasen-Tutoren | * Wo kommen die Helfer her: | ||
* Erstis (die über O-Phasen-Tutoren angesprochen werden) | ** alle Fachschafter (oder eine Untergruppe, z.B. alle Viertsemester) | ||
* Freunde und Bekannte von aktiven Fachschaftern | ** O-Phasen-Tutoren | ||
* spontan | ** Erstis (die über O-Phasen-Tutoren angesprochen werden) | ||
** | ** Freunde und Bekannte von aktiven Fachschaftern | ||
** kommt eher für kleinere Veranstaltungen (<100 Leute) in Frage | ** spontan | ||
* zukünftige Fachschafter (Leute die mehr machen wollen) | *** Helferlisten dienen hier eher als Richtlinie | ||
* Ex-Fachschafter die bereits im Job sind | *** kommt eher für kleinere Veranstaltungen (<100 Leute) in Frage | ||
* alle Studierenden werden über eine Webseite angesprochen zu helfen | ** zukünftige Fachschafter (Leute die mehr machen wollen) Newbies | ||
* Mentees über ein Mentorenprogramm ansprechen | ** Ex-Fachschafter die bereits im Job sind | ||
** Erfahrungen sind sehr gut, da eine Hohe persönliche Bindung zwischen Mentoren und Mentees besteht | ** alle Studierenden werden über eine Webseite angesprochen zu helfen | ||
* externe Vereine (siehe Outsourcing, Risiko bleibt allerdings bei der Fachschaft) | ** Mentees über ein Mentorenprogramm ansprechen | ||
*** Erfahrungen sind sehr gut, da eine Hohe persönliche Bindung zwischen Mentoren und Mentees besteht | |||
** externe Vereine (siehe Outsourcing, Risiko bleibt allerdings bei der Fachschaft) | |||
== Helferentlohnung == | |||
Von folgenden Möglichkeiten der Be- bzw. Entlohnung von Helfern wird Gebrauch gemacht: | Von folgenden Möglichkeiten der Be- bzw. Entlohnung von Helfern wird Gebrauch gemacht: | ||
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* ein nachträgliches (kostenloses) Helferfest für alle Helfer | * ein nachträgliches (kostenloses) Helferfest für alle Helfer | ||
== Abbauhelfer rekrutieren == | |||
Abbauhelfer für die Nacht nach der Party zu finden ist recht schwer. Folgende Punkte können die Suche erleichtern und werden angewandt: | Abbauhelfer für die Nacht nach der Party zu finden ist recht schwer. Folgende Punkte können die Suche erleichtern und werden angewandt: | ||
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** Helfer für eine späte Schicht am Stand zu finden ist eventuell einfacher, als explizite Abbauhelfer | ** Helfer für eine späte Schicht am Stand zu finden ist eventuell einfacher, als explizite Abbauhelfer | ||
== Nicht erscheinende Helfer == | |||
* bei den meisten Fachschaften hat dies keine Folgen (auch wenn der Helfer vorher bereits seine Belohnung erhalten hat) | * bei den meisten Fachschaften hat dies keine Folgen (auch wenn der Helfer vorher bereits seine Belohnung erhalten hat) | ||
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* Blacklist mit "unzuverlässigen" Helfern führen und diese nicht bei zukünftigen Festen zulassen | * Blacklist mit "unzuverlässigen" Helfern führen und diese nicht bei zukünftigen Festen zulassen | ||
== Sonstiges zu Helfern == | |||
* Springer von vornherein fest einplanen (diese sollten Ahnung haben und nüchtern sein) | * Springer von vornherein fest einplanen (diese sollten Ahnung haben und nüchtern sein) | ||
Zeile 212: | Zeile 185: | ||
Man kann zwar einfach so zig Firmen nach "Sponsoring" anfragen, die Ausbeute dürfte allerdings relativ gering sein. Am besten ist hier der persönliche Kontakt. Man sollte dem potentiellen Sponsor durchaus erklären können, welchen konkreten Nutzen er von einem Sponsoring hat - wenn man selbst keinen findet ist es vielleicht nicht der richtige Sponsor! | Man kann zwar einfach so zig Firmen nach "Sponsoring" anfragen, die Ausbeute dürfte allerdings relativ gering sein. Am besten ist hier der persönliche Kontakt. Man sollte dem potentiellen Sponsor durchaus erklären können, welchen konkreten Nutzen er von einem Sponsoring hat - wenn man selbst keinen findet ist es vielleicht nicht der richtige Sponsor! | ||
* Firmen über Ex-Fachschafter ansprechen | * Firmen über Ex-Fachschafter ansprechen | ||
* Sparkassen und kommunale Unternehmen, die sich sozial engagieren | * Sparkassen und kommunale Unternehmen, die sich sozial engagieren | ||
* (lokale) Unternehmen (am einfachsten Mittelständler) mit Recruitinginteressen | * (lokale) Unternehmen (am einfachsten Mittelständler) mit Recruitinginteressen | ||
* Unternehmen mit Studierenden als Kundengruppe (z.B. Internetanbieter auf Erstiparty | * Unternehmen mit Studierenden als Kundengruppe (z.B. Internetanbieter auf Erstiparty) | ||
* AStA/StuRa gegen Logo | * AStA/StuRa gegen Logo | ||
== Werbung == | == Werbung == | ||
* ein klares: Nein! | * ein klares: Nein! | ||
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* Merchandise-Material ist besser als Flyer | * Merchandise-Material ist besser als Flyer | ||
** Flyer landen meist eh nur am Boden | ** Flyer landen meist eh nur am Boden | ||
= Angebot = | = Angebot = | ||
Zeile 294: | Zeile 240: | ||
** dank Kommission kann hier sehr reichlich bestellt werden | ** dank Kommission kann hier sehr reichlich bestellt werden | ||
** Spezialbiere von lokalen Brauereien müssen bei Erstis evtl. extra beworben werden, sonst gehen sie kaum weg | ** Spezialbiere von lokalen Brauereien müssen bei Erstis evtl. extra beworben werden, sonst gehen sie kaum weg | ||
* Glühwein: 0,2 - 0,8 Liter pro Person (stark abhängig | * Glühwein: 0,2 - 0,8 Liter pro Person (stark abhängig vom weiteren Angebot, Glühweinflat auch deutlich mehr) | ||
** gekauft im 1 Liter-Pack im Discounter (~1 Euro) oder 10 Liter-Karton im Großhandel (~8 Euro) | ** gekauft im 1 Liter-Pack im Discounter (~1 Euro) oder 10 Liter-Karton im Großhandel (~8 Euro) | ||
** Reste: nachfragen ob man es zurückbringen kann oder wenn möglich an andere Fachschaften/Gruppen gegen den Einkaufspreis weitergeben | ** Reste: nachfragen ob man es zurückbringen kann oder wenn möglich an andere Fachschaften/Gruppen gegen den Einkaufspreis weitergeben | ||
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* Pommes: eine Portion(~150-200g) je 3-4 Gästen | * Pommes: eine Portion(~150-200g) je 3-4 Gästen | ||
** lieber etwas reichlicher kalkulieren, da es wirklich billig ist (10kg für ca. 8 Euro) und man den Ausverkauf vom Fleisch abfangen kann | ** lieber etwas reichlicher kalkulieren, da es wirklich billig ist (10kg für ca. 8 Euro) und man den Ausverkauf vom Fleisch abfangen kann | ||
=== Pfandmarken === | === Pfandmarken === | ||
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= Offizielles = | = Offizielles = | ||
Die Informationen in diesem Bereich sind stark abhängig von der Stadt, Auflagen der Uni und dem Rahmen in dem eure Veranstaltung | Die Informationen in diesem Bereich sind stark abhängig von der Stadt, Auflagen der Uni und dem Rahmen in dem eure Veranstaltung statt findet. | ||
== Genehmigungen == | == Genehmigungen == | ||
von der Stadt: | |||
* Genehmigung des vorübergehenden Gaststättenbetriebs | * Genehmigung des vorübergehenden Gaststättenbetriebs | ||
** der Verkauf von Essen ist eine Grauzone (wenn ihr niemanden mit "Belehrung zum Infektionsschutzgesetz" habt), meist ist es aber kein Problem, wen die Stände nur kurz stehen (einen Abend) und beim Aufbau sauber sind | ** der Verkauf von Essen ist eine Grauzone (wenn ihr niemanden mit "Belehrung zum Infektionsschutzgesetz" habt), meist ist es aber kein Problem, wen die Stände nur kurz stehen (einen Abend) und beim Aufbau sauber sind | ||
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** wenn die Stadt euch nicht den erwünschten Zeitraum erlaubt, versucht telefonisch oder persönlich nochmal nachzuhaken, meist lassen sich noch 1-2 Stunden raushandeln | ** wenn die Stadt euch nicht den erwünschten Zeitraum erlaubt, versucht telefonisch oder persönlich nochmal nachzuhaken, meist lassen sich noch 1-2 Stunden raushandeln | ||
Wenn ihr auf eurem Unigelände feiern wollt, braucht ihr vermutlich eine Genehmigung für die Räumlichkeiten (ist meist kostenlos). Dazu | Wenn ihr auf eurem Unigelände feiern wollt, braucht ihr vermutlich eine Genehmigung für die Räumlichkeiten (ist meist kostenlos). Dazu gehören (je nach Uni) noch verschiedene Anlagen: | ||
* Vertrag der Haftpflichtversicherung | * Vertrag der Haftpflichtversicherung | ||
* Vertrag mit einer Reinigungsfirma übers Putzen hinterher | * Vertrag mit einer Reinigungsfirma übers Putzen hinterher | ||
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Irgendwann ist eure Genehmigung zu Ende und ihr wollt eventuell noch ein wenig länger machen. So lange man nicht nach dem Schluss noch die nächste 100er Packung Steaks anbricht, ist das auch nicht weiter wild. 30 Minuten oder 1 Stunde überziehen wird meist geduldet. Kommt die Polizei das erste Mal vorbei, gibt es eine Verwarnung. Nach dieser solltet ihr dann die Musik runter drehen und den Verkauf einstellen oder wenigstens - als Zeichen des guten Willens - anfangen abzubauen und nichts neues mehr anbrechen. Beim zweiten, spätestens dritten Mal, ist eure Party dann zu Ende. Überlegt euch, ob ihr das riskieren wollt. Wenn ihr z.B. im Außenbereich nur bis 24:00 Uhr feiern dürft, innen aber bis 03:00 Uhr, wäre es schade wenn ihr 01:30 Uhr abbrechen müsst, weil draußen noch der Bär tobt! | Irgendwann ist eure Genehmigung zu Ende und ihr wollt eventuell noch ein wenig länger machen. So lange man nicht nach dem Schluss noch die nächste 100er Packung Steaks anbricht, ist das auch nicht weiter wild. 30 Minuten oder 1 Stunde überziehen wird meist geduldet. Kommt die Polizei das erste Mal vorbei, gibt es eine Verwarnung. Nach dieser solltet ihr dann die Musik runter drehen und den Verkauf einstellen oder wenigstens - als Zeichen des guten Willens - anfangen abzubauen und nichts neues mehr anbrechen. Beim zweiten, spätestens dritten Mal, ist eure Party dann zu Ende. Überlegt euch, ob ihr das riskieren wollt. Wenn ihr z.B. im Außenbereich nur bis 24:00 Uhr feiern dürft, innen aber bis 03:00 Uhr, wäre es schade wenn ihr 01:30 Uhr abbrechen müsst, weil draußen noch der Bär tobt! | ||